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いろいろ学べます! Vol.43

使えるOfficeテクニック

セキュリティ

■ファイルにパスワードを付ける方法

「ファイルを送るときはパスワードを付けてください」
「個人情報や機密情報を含むファイルには必ずパスワードを付け、関係者以外が閲覧できないようにしてください」
最近は、個人情報保護や情報漏洩防止の観点からセキュリティに関する規則を定めている会社も多くなってきました。
情報漏洩が企業の命運を絶ちかねない昨今では、効率よりもセキュリティが最優先となっています。セキュリティ対策の一手法として、ワード、エクセル、パワーポイントなどのOffice製品では、ファイルにパスワードを付けて保存することができます。この機能はセキュリティ確保時の最も基本的な方法の一つであり、是非覚えておくことをおすすめします。

Office製品におけるパスワードは2つあります。
「読み取りパスワード」 ・・・ファイルを開く際にパスワードが必要
「書き込みパスワード」 ・・・データを変更する際にパスワードが必要
セキュリティのために使われるのは、「読み取りパスワード」 です。

またパスワードの付け方については、使用する文字種や文字数などについて会社でルールを作っている場合もありますので、あればそれに従ってください。

【設定方法】
1)メニューバーの [ファイル] (2007では[Officeボタン]) → [名前を付けて保存]

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2) [ツール]→ [全般オプション]


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3) [読み取りパスワード] 欄にパスワードを入力し [OK]を押下します。確認画面でも再度同じパスワードを入力し[OK]を押下します。



こうして保存されたファイルは、開く際にパスワード入力のウィンドウが表示され、正しいパスワードを入力しないと開くことが出来なくなります。

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またOffice製品以外、例えばPDFファイルや画像ファイルなどにパスワードを付けたい場合は、「zip(圧縮)フォルダ」を利用します。
パスワードを付けたいファイルを選択して右クリックし、[送る]→ [圧縮(zip形式)フォルダ] で圧縮フォルダを作成します。

作成されたフォルダを開き、[ファイル] → [パスワードの追加] でパスワードを追加できます。

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フロンティアリンク株式会社

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