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いろいろ学べます! Vol.44

使えるOfficeテクニック

バージョンの違い

■ファイルをメールに添付して送付したら「開けない」と言われた

Office2007または2010のユーザーが「ワードやエクセルのファイルをメールに添付して送ったら、相手から開けないと言われてしまった」という場合、まず考えられるのはバージョンの違いです。

ワード、エクセル、パワーポイントなどOffice製品には、それぞれ「バージョン」があります。現在主に使われているのは、2003と2007のバージョンです。実は97・2000・2002・2003はファイルを保存する形式が同じですが、2007および2010は異なる形式になりました。そのため2003以前のバージョンでは2007形式のファイルを開くことが出来ません。これを「互換性がない」といいます。また、後から出た2007と2010は2003以前の形式を開くことができ、これを「上位互換」といいます。

Office2007または2010で作成したファイルを2003ユーザーに送る場合には、2003以前のOfficeで使える形式に保存し直して送らなければなりません。

【設定方法】
1)[Officeボタン](2010は[ファイル]) → [名前を付けて保存] → 97-2003形式を選択

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2) [名前を付けて保存]画面で保存先を指定しファイル名を付けて[保存]

または通常の形式を選択した場合でも、[名前を付けて保存]画面の[ファイルの種類]を97-2003形式に変更して保存することができます。

また、現在社内で2003と2007が混在している場合は、基本的にファイル形式を2003形式に合わせておくとお互いが利用できます。

ところで、2007(または2010)で作成したファイルを2003形式で保存する場合、一つ注意点があります。2007はファイルの形式が違うだけでなく様々な新機能が使えるようになりました。ファイルを2003で使える形式に保存すると、その新機能を使用して作成した部分が使えなくなることがあります。
(保存時に互換性のチェックメッセージが表示されます)

たとえば、SmartArtや一部のグラフが図になってしまう、テーマがスタイルに変換される等です。また2007で2003形式のファイルを編集する際には「互換モード」となり、2007の新機能を使用できなくなります。

2007で作業をする際には、このような点にも注意をすると効率が上がります。

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