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いろいろ学べます! Vol.46

使えるOfficeテクニック

効率的な入力方法

Officeで行う業務は、ほとんどが「処理業務」になります。クリエイティブな仕事ではないので、時間をかければいいものができるわけではありません。むしろ時間と手間をかけず、なおかつミスなく遂行することが要求されます。 つまり、「速さ」「正確さ」がなにより重要となります。そのために覚えておくと便利なポイントをご紹介します。

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■ポイント1 「日本語と半角英数の入力切り替えは[半角/全角]キーで」

氏名や住所などの日本語入力と、郵便番号や電話番号のような半角英数入力の切り替えの際、IMEツールバーをマウスでクリックして切り替える方をときどきお見受けします。

実はその方法では入力中にキーボードから手を離して操作をすることになり、非効率です。日本語入力のオン/オフには、キーボード左上の[半角/全角]キーの利用をお勧めします。

ただし、外資系の会社など日本語キーボードをお使いでない場合はそのキーがありませんので、ソフトウェア切り替え(画面上のIMEツールバーをマウスでクリック)で日本語入力のオン/オフを行います。
特にExcelでは基本的に日本語入力オフにし、項目名や関数中の文字列など日本語入力が必要なときだけオンにするようにすれば、数字データ入力の際にいちいち[Enter]で確定する必要がなく、またうっかり数式や関数の「=」「(」全角で入力してしまうことも避けられます。
また、Excelには「入力規則」という機能があり、セルに対して予め入力できるデータを限定することができます。たとえば、帳票や名簿でそのセルにカーソルが移動すると自動的に日本語入力オフになるよう設定可能です。 Accessのプロパティでも同様な設定ができます。

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■ポイント2 「見た目の編集は最後に」

Wordで文書作成の際に、入力しながら右揃えや中央揃え、またはサイズ変更や下線などの書式設定をしていないでしょうか。
また、Excelでのデータ入力中にも、セルの中の文字位置変更(左揃えや中央揃え)や数字の桁区切りカンマの追加をしたくなると思います。
しかしこれらの編集は都度行わず、入力終了後に全体に対してまとめて行うことで作業時間を短縮できます。

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■ポイント3 「便利なキーの活用」

マウスでクリックまたはドラッグして選択や範囲指定を行うのは一般的ですが、入力中にキーボードから手を離してマウスを持つのは作業が中断され非効率です。移動や範囲指定はキーボードからの操作もできます。
また、[Enter]キー矢印キーは確定や移動などによくお使いになると思いますが、他にも便利なキーがあるのでぜひ使いこなしてみてください。
以下、よく使うキーと代表的な機能を挙げておきます。

[Shift]キー

  • 押しながら矢印キーで文字選択
  • オートシェイプ等のオブジェクトの複数選択
  • [Excel]セル範囲の選択(先頭のセルを選択後、Shiftを押しながら最後のセルをクリック)
  • [Excel]ワークシートのグループ化(先頭のシート見出しを選択後、Shiftを押しながら最後のシート見出しをクリック)

[Ctrl]キー

  • Ctrlを押しながら[C](コピー)・[V](貼り付け)・[X](切り取り)
  • Ctrlを押しながらマウスのホイールボタンを前後して15%づつ画面の拡大縮小
  • オートシェイプ等のオブジェクトのコピーCtrlを押しながらドラッグ
  • [Excel]セル範囲の複数選択(後一つ目のセル範囲を選択Ctrlを押しながら別の範囲をドラッグで選択)
  • [Excel]離れたワークシートのグループ化Ctrlを押しながらクリック
  • [Word]離れた行や範囲の複数選択

[Esc]キー

  • 文字変換の取り消し
  • [Excel]セル内のデータ編集モードの終了(変更を反映しない場合。変更を確定する場合は[Enter]
  • ダイアログボックス表示のキャンセル

[Tab]キー

  • [Word][PowerPoint]文字間に規則的なスペースをあける、文字の開始位置を揃える
  • [Excel]右のセルに移動、[Access]次のフィールドに移動、[Word][PowerPoint]表内の右の枠に移動 ([Shift]を押しながらで逆の動き)
  • [Excel][Access]文字変換後の確定待ち(アンダーライン)状態でTabキーを押すと、確定し右に移動
  • [Word][PowerPoint]箇条書きのレベル下げ([Shift]を押しながらでレベル上げ)
  • [2007/2010]「Smart Artグラフィック」テキストウィンドウ箇条書きのレベル下げ([Shift]を押しながらでレベル上げ)
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