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いろいろ学べます! Vol.47

使えるOfficeテクニック

ツールバーによく使う機能を表示させるには

ご自分がよく使う機能が、ツールバー上にないので不便に思ったことはありませんか?
Office2003までで利用されているツールバーとボタンは、自分で使いやすいように表示・非表示を細かく設定し直すことが可能です。これを活用しますと、自分が普段よく使う機能をすぐに呼び出し、操作を効率化することが出来ます。

ワード・エクセルでは「標準」(新規作成・開くボタン等)と「書式設定」フォント・サイズ・太字ボタン等)の2つのツールバーが、パワーポイントではこれに加えて下側に「図形描画」(図形の調整・オートシェイプ等)ツールバーが表示されています。

例えばワードやエクセルでの作業時にオートシェイプや図をよく使うという方は、「図形描画ツールバー」を常に表示しておくと便利です。表示の際は、メニューの [表示] → [ツールバー] でツールバーを一覧表示させ、その中から「図形描画」の前にチェックを付けます。こうすると、画面下側に図形描画ツールバーが表示されます。

また、画面上に不要なツールバーがある場合には、同様の手順で該当のツールバーのチェックを外すと非表示になります。なお、該当のツールバー上で右クリックをすることでもツールバーの表示・非表示の切り替えが可能です。

ツールバーのボタン自体も個別に表示・非表示の切り替えが可能です。例えばパワーポイントでは標準で「フォントの拡大」「フォントの縮小」ボタンが表示されています。エクセルでも使いたい方は、書式設定ツールバーの右端(ツールバーオプション)をクリック → [ボタンの表示/非表示] [書式設定](他のツールバーの場合はその名称)でボタンの一覧が出ますので、その中から「フォントの拡大」または「フォントの縮小」の前にチェックを付けるとボタンがツールバーに表示されます。

Office2007では作業ごとにリボンを切り替えるため、別のタブにあるコマンドを使用したい場合はまた切り替えなければなりません。また、「印刷プレビュー」「新規作成」など[オフィスボタン]にしかないメニューもあります。
よく使うコマンドは、画面左上のオフィスボタン右にある[クイックアクセスツールバー]によく使う機能のボタンを登録することができます。クイックアクセスツールバーの右端(カスタマイズ)をクリックし、表示したいコマンドを選択します。

なお [その他のコマンド] では、「リボンにないコマンド」を追加することもできます。
例えばExcelやWordでは2003にある「オートフォーマット」は、2007のどのリボンにも表示されていません。このような場合でも、「リボンにないコマンド」[クイックアクセスツールバー]に追加すれば利用することができます。

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