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いろいろ学べます! Vol.63

Office2007/2010への乗り換え講座

Office2007・2010の概要

厳しい経済状況下でバージョンアップを控えてきた企業も、ようやくOffice 2007または2010への切り替えが進みつつあります。また、ご自宅でお使いの方も増えてきました。
2003まではメニューや機能は増えても画面や基本的なメニュー構成は同じだったので、バージョンアップしてもさほど問題なく使えて来ました。しかし、2007で画面やメニュー構成が刷新され、名称等も変わりました。2010では多少の変更や機能強化はありましたが、基本的には2007と同様の構成になっています。今までOfficeを使っていた方でもあまりの違いに戸惑い、慣れるまで時間がかかるようです。
スムーズな乗り換えのコツ便利な機能を知ることで、新しいOfficeを使いこなしていきましょう!

■2007/2010の画面

2003までは「メニューバー」「ツールバー」だったのが、「タブ」「リボン」に変わりました。

office2007の画面 office2010の画面
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コマンドのカテゴリ分けが変わったため、当初は使いたい機能がどのタブにあるのか探すこともあります。そのときに覚えておくと便利なのが、以前の[表示][書式]など「名詞」で整理されていたカテゴリではなく、「動詞で探す」ことです。
たとえば、ヘッダーとフッターは従来[表示]にありましたが、それらも「挿入」するものなので[挿入]タブにあります。

また、従来は複数のツールバーが画面に表示されたままの状態で作業できましたが、タブでリボンを切り替えるためそのリボン以外の機能を使うためにはまたタブを切り替えなければなりません。その不便さを解消する方法が二つあります。

(1)クイックアクセスツールバー
クイックアクセスツールバーは常に画面最上部に表示されているので、よく使うコマンドをここに登録するとすぐ使えて便利です。

(2)ミニツールバー
ホーム以外のタブを選択して作業中の場合でも、右クリックでミニツールバーを表示して文字や段落の編集が可能です。

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■新機能と強化

Office全般で共通する主な新機能・強化を下記にご紹介します。

・リアルタイムプレビュー
マウスでポイントするだけで、効果や設定の結果を選択前に確認できる。

・SmartArtグラフィック
従来の図形描画ツールバー内「図表」機能が大幅にバージョンアップ

・グラフ作成機能をエクセルに統一
2003まではエクセル以外でグラフを作成する際はMicrosoftGraphが立ち上がってきたが、全てエクセルで作成するようになり操作が統一された。

・図の編集機能強化
写真や画像にフレームぼかし効果を付けたり、オートシェイプの形に切り抜きができる。2010は背景の削除も可能。

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なお、ワードアートは2007ではエクセルとパワーポイントは新バージョン、ワードのみ従来と同じです。2010ではワードも新バージョンになりました。

■ファイル形式

2007/2010では、「Open XML形式」というファイル形式になりました。
XML言語を使いデータを構造化したファイル形式です。「ファイルサイズを小さくできる」「データ復元機能強化」といった利点があります。PDFまたはXPS形式での保存も可能です。また、マクロを作成した場合は「マクロ有効ファイル」形式で保存する必要があります。
なお、このファイル形式が採用されているのはワード、エクセル、パワーポイントのみで、アクセスは別形式となります。

ファイル形式が2003までと異なるため、基本的には2007/2010で作成したファイルを以前のOfficeで使用するためには「97-2003形式」で保存する必要があります。
保存方法詳細については、「使えるOfficeテクニック」【vol.44】「バージョンの違い」をご参照ください。

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フロンティアリンク株式会社

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