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いろいろ学べます! Vol.67

Office2007/2010への乗り換え講座

Access編

Accessは「データベース」ソフトです。データの管理や分析を行うツールとして利用されています。Excelと比べ、複雑なデータや大量のデータを扱ったり、定型的な入力や出力が得意です。
Access 2007/2010ではさらに直感的で操作のわかりやすい画面になり、使いやすさが増しました。

■新機能・強化

◆[作業の開始]ウィンドウ
起動すると最初に表示される画面が[作業の開始]ウィンドウです。
「空のデータベース」を選択してイチから自分で作成する他に、「テンプレート」(ひながた)から選択して作成することもできます。

◆ナビゲーションウィンドウ
2003までの「データベースウィンドウ」に相当します。
オブジェクトのリスト表示機能に特化し、新規作成機能は[作成]タブにまとめられました。
オブジェクトグループ別の表示だけではなく、
[テーブルと関連ビュー](既定)ユーザー設定のグループ別の表示にすることもできます。
開いたオブジェクトのビューの切り替えは、[ホーム]タブ[表示]ボタンで行います。

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◆タブ付きドキュメント
オブジェクトは以前のバージョンでは個別のウィンドウとして開きましたが、「タブ付きドキュメント」として表示されタブの選択で表示切替えをします。

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■テーブル

◆データシートビュー
2003までは「デザインビュー」でオブジェクト自体の作成や編集を行い「データシートビュー」はデータの表示・入力・編集を行っていました。2007からはデータシートビューでもフィールド名の変更新規フィールドの追加が可能になりました。
また、各フィールドにフィルタが付きExcelのオートフィルタと同様の操作で条件を設定しての抽出や、やはりExcelのテーブルと同じくデータの集計も可能です。

◆テーブルテンプレート
[作成]タブ [テーブルテンプレート]
従来の「テーブルウィザード」に代わるものが「テーブルテンプレート」です。「連絡先」「タスク」「案件」「イベント」「資産」の中から選択するだけで、テーブルが作成されます。

◆フィールドテンプレート
[データシート]タブ[新しいフィールド]
テーブルテンプレートと異なり、任意のフィールドを選んで追加できます。プロパティも定義済みです。

◆添付ファイル型
データ型に新しく「添付ファイル型」が追加されました。従来の「OLEオブジェクト型」の上位バージョンです。
自動的に圧縮され、複数ファイルも添付できるため格納効率が良くなりました。

■フォーム、レポート

◆レイアウトビュー
フォームとレポートの新しい表示形式です。
フォームビューまたは「印刷プレビュー」と「デザインビュー」の中間的な役割で、実際のデータを表示しながらコントロールの編集がある程度可能なビューです。

◆レポートビュー
レポートのビューは、4種類に増えました。従来の「印刷プレビュー」と「デザインビュー」に加えて、「レイアウトビュー」「レポートビュー」があります。
印刷プレビューではイメージを確認するのみで文字の選択や検索はできませんが、レポートビューでは印刷レイアウト画面表示の中で選択や検索、ハイパーリンク操作が行えます。

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◆コントロールのグループ化
(グループ化)[配置]タブ[集合形式]または[表形式]
(グループ化の解除)[配置]タブ[解除]
複数のコントロールをグループ化することで、一緒に移動したりまとめてのサイズ変更が可能になります。
間に新しいコントロールを挿入しても自動的に間隔を調整してくれます。
ウィザードで作成すると、自動的にグループ化されます。

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◆分割フォーム
フォーム画面の半分を単票形式、もう半分をデータシート形式で表示します。
従来の「メインフォーム・サブフォーム」とは異なり、同一のテーブルまたはクエリのデータをそれぞれの形式で表示します。

■既存データベース移行の際の注意点

◆移行と互換性について
Accessにおいて一番気になるのは、現在使っているデータベースが新しいバージョンで利用できるかどうかだと思います。Access2003以前のバージョンで作成したデータベース(拡張子mdb)は、2007/2010でもそのまま開くことができます。
逆に2007/2010で作成したデータベースはファイル形式が異なる(拡張子accdb)ため、以前のバージョンでは開くことができません。異なるバージョン同士でデータベースを共用する場合は、2007/2010で新規作成時に以前のバージョン形式で保存する必要があります。

◆使用できなくなった機能
2003までは「ページ」オブジェクトがありましたが、2007からなくなりました。以前に作成した「データアクセスページ」は2007/2010では表示することはできますが、新規作成や編集はできません。
「ユーザーレベルセキュリティ」機能も2007からなくなりました。そのセキュリティが既に設定してある以前のファイル形式のデータベースを2007/2010で開いた際には稼動はしますが、2007/2010で新たに設定することはできません。

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