時間をうまく使うには?仕事のスケジュール管理方法を工夫しましょう

時間をうまく使うには?仕事のスケジュール管理方法を工夫しましょう

目次

仕事で「時間がもっと欲しい」「時間が足りない」と思ったことはありませんか。そのような方は、本当に時間が少ないのではなく、スケジュールの管理方法に問題があるかもしれません。
仕事のスケジュール管理を上手に行い、効率的に時間を活用しましょう。今回は、時間をうまく使うためのスケジュール管理の方法と、その工夫の仕方についてご紹介します。

スケジュールの組み方

スケジュールの組み方

1日の予定だけを見て仕事をするよりも、1カ月単位のスケジュールを見て仕事をする方が効率的に仕事を進められることがあります。時間をうまく作るためには、どれだけの予定があるのかを把握しましょう。

作業の洗い出し
手帳やスマートフォンなどのスケジュールアプリに書き込む前に、まずは1カ月間に行う作業内容を書き出します。1カ月間の作業量全体を把握するためにも、作業の洗い出しが必要です。全体の作業量を把握した後には、各作業に必要な時間や日数を割り出します。どの程度の時間をかければ良いかが分かれば、いつから着手すれば間に合うかが明確になり、全体の予定を立てることが可能になります。

優先順位をつける
作業を洗い出した後は、それぞれの仕事に優先順位をつけます。すでに締め切りが決まっている仕事や、期限の日時が近い仕事を優先させましょう。締め切りや期限などを自分でコントロールできる仕事や、他の仕事の合間を縫って進められる仕事は、優先度を下げるようにしてください。

自主的な締め切り日を作る
締め切りや納期を確実に守るために、自主的な締め切り日を設定することも重要です。本来の締め切り日よりも1日ほど早めに設定します。本来の締め切り日は、予備日として活用し、ミスがないかチェックする作業などにあてると、仕事の質も高くなります。早めに作業が終わった場合、合間を縫って次の作業を進めることも可能になり、短い細切れの時間でも進められる仕事に取り掛かることができます。

ダブルブッキングに注意する
当たり前のことですが、ダブルブッキングはトラブルの元になるため、十分に注意してください。仕事上でのダブルブッキングはなくとも、仕事とプライベートの予定が重なってしまう可能性もあります。そのため、スケジュール表には仕事だけでなく、プライベートの予定もまとめて記載しましょう。

スケジュールの活用法

スケジュールの活用法

スケジュールを組めるようになったら、1カ月よりも長い「中長期の計画」を立てることが次のステップです。作成したスケジュールは、新たな予定を決める際に活用しましょう。

移動時間を考慮する
移動時間を設定する際は、電車の遅延や渋滞の可能性を考慮することも大切です。複数の仕事を入れる場合は、前後の移動時間にも余裕を持たせて、後ろのスケジュールを考慮してアポイントの時間を決めましょう。

付箋やアラーム機能、ToDoリストを活用する
手帳に付箋をつけたり、スマートフォンのアラーム機能などを活用したりすることで、カレンダーやスケジュールを見忘れた場合でも自分が気付けるようにしましょう。特に重要な仕事に関しては、中間日や締め切り日の数日前などにリマインド設定をすることによって、締め切りを思い出すことができます。 また、やるべき作業が1日に複数ある場合は、ToDoリストを作成して管理しましょう。パソコンや机にその日やるべき作業メモを付箋に書いて貼り、終わったものから順に剥がしていく方法もおすすめです。ToDoリストや残った付箋を見ることによって、残りの作業が一目瞭然となり、スケジュール管理への意識が高まります。

中長期的な計画を立てる
1カ月のスケジュールを作成することに慣れたら、四半期単位や半年、1年単位のスケジュールも立ててみましょう。資格取得や転職活動などは、中長期的な計画を組むことにより効率的に目標に到達することができます。

おわりに

スケジュールを隙間なく詰め込むことが、時間をうまく使うことではありません。自分の能力やキャパシティーを見極め、うまく仕事を配分してスムーズにこなすことが大切です。
スケジュール上では予定が組めても、実際に仕事を処理する際はイレギュラーなことで時間を取られたり、自分以外の要因でスケジュールが変動したりすることもあります。何よりも人間ですから、決めたとおりに進められないこともあるでしょう。

今回ご紹介した方法はあくまで一例です。1カ月単位でのスケジュール管理が難しいと感じる方は、1週間のスケジュール作成から取り組んでみましょう。ご紹介した以外にも、スケジュール管理の方法はたくさんあります。なんとなく仕事を進めるのではなく、一度スケジュールを管理してみることで、自分にあった方法が見つかるかもしれません。
スケジュールの管理方法を工夫することによって、「今日何をすべきか」「次に何をすべきか」について考える時間を減らすことができます。その結果、効率的に時間を使うことが可能になります。まずはスケジュールを立てることから始めてみてはいかがでしょうか。

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