テレワークの影響で変化した業務を調査! 「会議やミーティング」は約8割がオンラインで実施

2020年10月 6日

新型コロナウイルスの対策として、厚生労働省が2020年8月にテレワークの促進策を検討する有識者会議を立ち上げるなど、今後も「テレワーク促進」が進む見通しです。そこで、マンパワーグループでは、オフィスワーカーとして働く20代~50代の正社員男女400名を対象に、テレワークの影響でオンライン化した業務や変化したことについての調査を実施しました。すでに公開されている調査結果、「テレワークで感じたメリット・デメリット」や「一般職のテレワークでのコミュニケーション方法」と併せて、働く制度・環境を整備するための参考にしてみませんか?

4割超が、テレワークの影響で「会議やミーティング」をオンラインに切り替え

テレワークの影響による業務のオンライン化についてそれぞれの状況を教えてください

20代~50代の正社員男女400名に、テレワークの影響による業務のオンライン(電子)への切り替え状況を聞いたところ、「会議やミーティング」(42.3%)が最も多く、全体の4割超となりました。「すでにオンライン化されていた」という回答も含めると、会議やミーティングをオンラインで実施している企業が全体の約8割にのぼります。

2位以降、「商談や打ち合わせ」(27.5%)、「リアルタイムでのやりとり」(22.0%)が、それぞれオンラインへの切り替えが進んだ項目として続きます。トップ3となった「会議やミーティング」「商談や打ち合わせ」「リアルタイムでのやりとり」については、いずれも「すでにオンライン化されており、一層オンライン化が進んだ」という回答が2割台で、他の業務に比べて高い割合を示していました。テレワークの影響を受け、これまで「対面のコミュニケーションで行う業務」とされていた領域で、オンラインへの切り替えが進んでいる傾向があるようです。

一方、「セミナーや講習」(15.8%)、「捺印・押印」(15.5%)、「教育・学習」(14.8%)について、テレワークの影響でオンライン化した企業は1割台という結果でした。これらについては、「すでにオンライン化されていた」という回答を含めても、いずれも5割程度にとどまっています。

「飲み会や懇親会」(14.5%)については、「すでにオンライン化されていた」という回答を含め、オンライン化している企業は3割弱でした。また、「そもそも実施していない」(43.8%)との回答も4割を超えています。一時期はオンライン飲み会などが流行っていましたが、「飲み会や懇親会」のオンライン化は進んでいないようです。

テレワークによりオンライン化された業務、今後も継続を望む声が7割超

テレワークによってオンライン化された以下の項目について従来のやり方に戻したいと思いますか

テレワークによりオンライン化された業務で、従来のやり方に戻したいと思うか聞いたところ、ほぼすべての項目で、「このままでよい」「オンラインの不便なところが改善されれば続けたい」が半数を超えた結果となりました。特に、「リアルタイムでのやりとり」(74.6%)、「捺印・押印」(73.1%)は、7割を超える高い割合で、オンライン化の継続を望む人が多いようです。

「捺印・押印」については、「印鑑が必要な書類がなくなったわけではないので、さらに電子化を進めてほしい」(男性/24歳)や、上司世代からも「上長回付時の押印処理のオンライン化をしてほしい」(男性/49歳)、「紙ベースの仕事が多いため、すべてオンライン化することはまだ無理だが、印鑑を押す作業はオンラインにして無駄を省きたい」(男性/51歳)など、効率化を望む声があがっていました。

また、すべての項目において「オンラインと従来のやり方で、バランスを取りたい」との回答が2~3割を占め、「とりあえず現状のまま、オンライン化のクオリティーが上がればよい」(男性/35歳)、「全般的にオンライン化を進め、バランスを取って業務を行いたい。メリット・デメリットを考察し、うまく調整していきたい」(男性/29歳)などの声があがっています。まだ完全にオンライン対応ができていない中、「できれば、多くの業務をオンライン化してほしい」という意向があるようです。

「従来のやり方に戻したい」という回答が多かったのは、「飲み会や懇親会」(28.7%)で、約3割を占めました。そのほかは、1割前後にとどまり、オンライン化による問題を感じている人は少ないようです。ただ、「商談や打ち合わせ」(11.7%)については、ほかの項目よりも若干回答率が高く、オンラインでのやりにくさを感じている人もいるようです。

「勤怠管理」「社内システムへのアクセス」「経費処理」に、さらなるオンライン化を望む声も

今後、さらにオンライン化してほしい業務について聞いたところ、「捺印・押印」に加え、「勤怠管理」「社内システムへのアクセス」「経費処理」「ワークフロー」などを望む声があがっています。

■勤怠管理

・社員全員の不在時の「休憩中」「打ち合わせ中」「半休」などの状況をオンラインで把握できるようにしてほしい(女性/26歳)

・タイムカードではなく、オンライン上で出勤や残業などが管理できる勤怠システムを導入してほしい(女性/45歳)

■社内システムへのアクセス

・FAXやシステムから会社のプリンターで印刷できるなど、リモート操作ができるようにしてほしい(男性/59歳)

・メンバー共有のフォルダーにアクセスできるようにしてほしい(女性/33歳)

・注文書・納品書などを発行する際、自宅でも社内システムにアクセスできるようにしてほしい(女性/37歳)

■経費や請求書の処理

・消耗品などの経費精算を電子化してほしい(男性/28歳)

・レシート類の請求処理を、写真撮影ツールなどでデータ化して済ませられるようにしてほしい(女性/28歳)

・請求書や領収書が原本保管、回付なので電子化してほしい(女性/28歳)

■そのほか

・FAXを自動でスキャンをして、自動で担当者にメールで通知してくれる機能がほしい(男性/28歳)

・書類の郵送対応をデジタル化してほしい(女性/27歳)

多くの従業員がテレワークの継続を望む中、業務を円滑に進めるための仕組みづくりがポイントに

今回の調査では、「会議やミーティング」「商談や打ち合わせ」「リアルタイムでのやりとり」が、テレワークの影響でオンラインへの切り替えが進んでいることがわかりました。特に、「会議やミーティング」については、すでにオンライン化されているケースを含め、全体の8割が実施していることが明らかになりました。

一方、「捺印・押印」については、実施している企業は全体の半数以下となっていますが、「印鑑を廃止してほしい」(男性/27歳)、「署名・捺印をオンラインでも行えるようにしてほしい」(女性/29歳)などオンライン化を望む声が多くあがっています。

業務全般において、7割前後がこのままオンライン化の継続を望んでいることがわかりました。ただし、「飲み会・懇親会」については、全体の3割が従来の対面型での実施を望んでいることも明らかになっています。業務に支障をきたさず、新しい働き方でも業務成果を上げるためには、すべてをオンラインに切り替えるのではなく、対面でのコミュニケーションとオンラインによる効率化のバランスをとることが重要といえそうです。

すでに導入済みの企業も、今後の導入を検討している企業も、テレワークにおける実態を理解し、業務を円滑に進められるよう、過不足のない仕組みをつくっていくことがポイントといえるでしょう。

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