広域エリア・多拠点での月20名以上のパート・アルバイト採用

年間を通じて、毎月20名以上のパート・アルバイト採用が年間を通して続く

クライアント企業はスーパーマーケットを中心に100店舗以上を運営しており、各店舗では、パート・アルバイト採用を積極的に行っています。しかし、パート・アルバイトの離職率は一般的にフルタイム勤務者よりも高い傾向にあるため、採用活動の負荷が大きい状況でした。

店舗は長時間運営ということもあり、パート・アルバイトの採用が滞ると店舗の運営が成り立たないため、人員確保は最重要課題となっていました。

採用担当者3名で新卒・中途・パート・アルバイト採用を担当

採用に関しては、大きく3つの課題がありました。

• 採用担当者の人手が足りない
• パート・アルバイト採用のノウハウ不足
• 広範囲にわたる募集エリアと多様な職種への対応

採用担当者の人手が足りない

クライアント企業の採用担当者は3名で、新卒採用、正社員の中途採用、そしてパート・アルバイト採用のすべてを担当しています。それぞれ、採用時期や手法、利用する媒体、訴求ポイントが異なるため、担当者の負荷は大きいものでした。

パート・アルバイト採用は、各店舗の店長との密な連携が必要であり、3名の担当者だけで業務を遂行するのは非常に困難な状況でした。さらに、新卒採用や中途採用においても多くの課題があり、より効果的な施策の展開が求められていました。

パート・アルバイト採用のノウハウ不足

もう一つの課題は、パート・アルバイト採用に関するノウハウの不足です。担当者の人手不足により、パート・アルバイト採用に十分な時間を割けず、長年にわたり同じ方法を続けていました。

しかし、求職者の行動パターンの変化や人手不足の影響を受け、採用媒体や競合条件は変化しています。「狙った求職者にリーチすること」や「自社の強みを再認識し、効果的に伝えること」は、競合分析や市場調査に基づくべきです。

クライアント企業はノウハウ不足を認識していたものの、「いつも通りで良いのか」という不安を抱きながら、どのように改善すべきかを判断できない状況にありました。

広範囲にわたる募集エリアと多様な職種への対応

募集を行う店舗や職種ごとに募集時間や時給、業務内容が異なるため、求人広告をその都度作成しなければならず、入念なチェックも必要です。常に募集が行われている店舗でも、募集職種は時期によって異なるため、管理が煩雑化していました。

また、求人媒体の費用対効果を評価する余裕もなく、採用コストの最適化が難しい状況でした。

採用支援｜スモールスタートとして約1/5の店舗の採用支援をスタート

マンパワーグループでは、約20店舗の採用支援を行いました。

• 欠員の取りまとめと媒体手配
• 電話による一次スクリーニングで選考を支援
• 店長への面接・ツールのレクチャー

欠員の取りまとめと媒体手配

パート・アルバイト採用では、以下の理由から募集広告の掲載期間をいかに短くできるかが重要であり、タイムリーな情報の把握と迅速な手配が必要です。

• 選考過程が短く、決定が早い
• 応募者の辞退が多い
• 急な退職などで募集状況が変わりやすい

店舗数と募集人数が多いため、事務工数が膨大に。採用事務を代行し、欠員情報を現場から随時連携する体制を構築、必要な媒体の手配と求人広告の原稿チェックを迅速に行いました。

提供した支援

欠員状況の取りまとめ

媒体とプランの選定

求人広告内容のチェック

応募受付

媒体予算の管理

電話による一次スクリーニングで選考を支援

これまでクライアント企業では、応募があれば即座に面接を設定していました。この方法は、リードタイム短縮のメリットがある一方、求人広告の条件に合わない候補者が多く集まり、店舗側に負荷がかかってしまうことが問題でした。

そこで、マンパワーグループでは、応募受付後に候補者へ電話連絡を行い、勤務可能日や時間、経験などを確認するスクリーニングのプロセスを導入。応募者と店舗の双方にとって無駄な時間が発生しないよう努めました。

提供した支援

スクリーニング

面接調整

合否連絡

担当より

採用基準については、店舗の店長と事前にすり合わせを行っています。判断が難しい場合のみ、面接を実施するかどうかの最終的な決定を店長に依頼しています。

店長へのツール・面接のレクチャー

採用事務代行を進めるにあたり、現場の負担を長期的に軽減することを目的として、採用フローの見直しを行いました。その過程で、既存のツール機能を最大限に活用するために、マンパワーグループが店長に対してレクチャーを実施しました。

さらに、面接に関しては、定着を見越した見極め方法や、不適切な対応を避けるための研修も行いました。

提供した支援

ツールの設定

使用方法についての対面レクチャー

面接に関する講習会実施

評価表の作成

ツールや採用フローのマニュアル作成

支援のポイント| 採用チャネルの拡大と「手間」を減らすフロー

マンパワーグループでは以下の支援を実施しました。

支援のポイントは次の3つです。

• 予算内で採用チャネルを増やす
• 採用管理システムを利用し効率的に
• スクリーニングで不必要な面接を回避

クライアント企業ではひとつの求人媒体のみを利用していましたが、より充実した母集団形成のために複数の採用チャネル利用を提案。登録ユーザーの特徴が異なる複数の求人媒体を活用し、安定した応募が集まる状態を目指しました。

一方で、予算内で複数の媒体を利用すると、利用できるプランが限られるというデメリットもあります。応募者数や合否の歩留まりなどをチェックし、プランの最適化を適宜行うことで、予算を増やさず多様なチャネルを活用できるようにしています。

また、手間がかかりすぎるために活用できていなかったハローワークへの掲載も開始しました。申請書類の作成から決定後の取り下げまで、細かな採用事務を代行することで、クライアント企業の工数を増やさずに新たな採用チャネルを導入しました。

クライアント企業では、パート・アルバイト採用活動の管理に採用管理システムを導入していましたが、応募管理のみにしか活用していませんでした。応募後の管理は、アナログな手法（電話での面接調整など）となっており、時間と工数がかかっていました。

そこで、オンラインで面接スケジュールを管理できる仕組みを導入し、店舗側で隙間時間を活用して面接調整が調整できるよう採用フローを変更し、効率化を実現しました。

長年用いられてきたフロー変更するため、将来的な負担軽減になることを丁寧に説明し、集合研修でツールの使い方を対面で説明するなど、実際にツールを使う店長職社員が抵抗を感じないよう円滑に導入を進めました。

営業担当より

採用管理システムには、応募管理だけでなく面接調整や合否通知などさまざまな機能が備わっていますが、複雑さや初期設定の手間から十分に活用できていないケースが多く見られます。マンパワーグループでは、採用管理システムの選定サポートだけでなく、導入済みのシステムを最大限に活用したいというニーズに対しても、最適な運用方法をご提案します。

当初は、応募に対して即時面接を設定していましたが、現場から「会ってみたが、求人要件を満たしていない候補者が多い」との声が上がっていました。「募集している勤務時間に対応できない」などの理由で、面接が無駄になるケースも頻発していました。

パート・アルバイト採用では、求人内容の確認が十分ではないまま応募する候補者も少なくないため、マンパワーグループでは、応募があった際に電話で一次スクリーニングを導入。事前に求人要件を確認した上で、要件を満たす候補者のみ面接を設定するフローに変更しました。

これにより、多忙な店舗の負担を増やすことなく、採用につながる面接を増加させることができました。

営業担当より

小売業のパート・アルバイト採用の応募者は近隣の利用者でもあることが多く、応募時の印象がユーザーとしての行動にも直結します。電話でのスクリーニングはアナログな方法ではありますが、必要なプロセスだと感じました。

成果｜安定した応募・母集団形成ができるように

パート・アルバイトを多く採用する場合、安定的に応募者を集める仕組みの構築が重要です。今回の支援では、採用チャネルを拡充するだけでなく、採用単価を管理・分析し、市況に応じて柔軟に母集団形成の戦略を変更できる体制も構築しました。

昨今の人手不足や競争激化に伴い、採用単価が上昇することも珍しくなく、費用対効果を意識した運用がより重要になっています。そこで、店舗ごとの採用単価をレポートし、充足状況を考慮しながら予算配分を最適化する体制を整えました。

採用活動の分析や管理が重要であると認識していても、日々の業務に追われて後回しにされてしまいがちです。属人的、感覚的な運用を避けるため、指標とレポートを基にしたチェック体制の確立が安定した採用活動に貢献しました。

【お客様の評価】求人媒体利用と採用フローの最適化が叶い、採用活動が安定化

求人媒体のパフォーマンスチェックを実施せず、ひとつの媒体に依存していたため、コストの最適化ができているのかどうかも分からない状態から、求人媒体の拡充と予算の再配分、さらに運用中の細かい調整で、安定的な応募が確保できたと、高く評価いただきました。

また、これまでは募集要項と応募者の希望の不一致が面接時に発覚することが多く、現場の大きな負担になっていました。「まずは、マンパワーグループが応募者に対して電話で条件確認を行う」というひと手間を加えることで、面接での採用決定率が向上したことも大きな成果です。

ツール活用に関しても、当初は現場から「面倒だ」という意見もありましたが、丁寧な事前説明と継続的に利用することによる慣れにより、面接設定がスムーズになり、スキマ時間で対応できるようになったと評価いただいています。