数年ぶりの採用再開。採用経験者がいない中でも目標を達成

数年ぶりの採用再開が決定

クライアント企業は、業績不振により採用を停止してから数年が経過していました。しかし、近年の業績回復とともに、長年離職者の補充が行われなかったため、残っているメンバーの負担が増加していたことから、中途採用の再開を決定。

ただし、採用担当者は総務と兼任しており、過去に採用業務に携わった経験がなく、採用ノウハウが不足している状況でした。さらに、企業規模が小さいため、採用担当者を増員する余裕もなく、採用に割けるリソースが明らかに不足しているという課題も浮き彫りになっていました。

そのため、マンパワーグループの採用支援サービスの導入を決定しました。

お客様の課題｜人員とノウハウ不足でどう採用するのか

数年の採用凍結期間により、クライアント企業にはいくつかの問題が生じていました。

ジョブローテーションによる人事担当者の交代

クライアント企業ではジョブローテーションが実施されており、その影響で人事担当者が頻繁に交代します。前回の採用担当者は既に退職しており、現担当者には採用の経験がありませんでした。

さらに、採用活動の最中に担当者が変更されることも予定されており、採用業務のフローやノウハウが蓄積されにくい環境にありました。

兼任業務による採用活動の時間制限

もう一つの問題は、採用担当者を増員できない点にありました。従業員が100名未満の企業で、人事担当者は総務も兼務しており、出張も多くあります。採用活動が始まると、選考プロセスや応募者対応に多くの時間が取られるため、業務との両立が非常に困難です。

限られた時間で、採用戦略の立案、採用ツールの選定・設定、求人広告の手配、応募者対応などを一人でこなすことは、現実的に不可能でした。担当者も、売り手市場であることを理解しており、片手間で採用ができるとは考えていませんでした。

長期の採用凍結で将来の中核メンバーが不足

数年間の採用凍結の結果、社員の年齢構成に偏りが生じていることもクライアント企業の課題でした。特に、企業の中核を担うべき中堅社員が圧倒的に不足しており、将来の幹部候補となる人材が乏しい状況に直面していました。

採用支援｜負担を最小限にした支援策で1名でも採用できる体制を構築

支援にあたり、採用の目的や求める人物像をヒアリングし、どんな採用体制であれば、今の人員で対応できるかを検討していきました。

• 採用戦略の立案と採用フローの確立
• 採用環境の整備と事務代行
• 選考サポート

今回の依頼は、「数年ぶりの採用」であることと「入社時期が決まっている」という状況を踏まえる必要がありました。

このため、ターゲットは経験・スキルが十分にあり、短い教育機関でも自走できる即戦力人材であることを確認。入社時期に制約があるため、追加採用が難しく、選考の段階での見極めが非常に重要です。そこで、入社日から逆算して採用スケジュールを設定しました。

提供した支援

採用戦略の立案

採用フローの決定

求める人材要件の言語化と募集要項の作成

予算を考慮した母集団形成法の提案

採用凍結によってツールや広告などのベンダーとの取引も途絶えていたため、マンパワーグループの担当者が各種ツールの選定・導入を行い、採用事務局を開設しました。

また、採用広告の掲出にあたっては、クライアント企業は必要な素材の提供と、契約内容等の最終確認をするだけで済むよう、ベンダーとの契約内容の確認や申し込み、ターゲットに訴求する広告文の作成や入稿作業はマンパワーグループのオペレーターが担当しました。

提供した支援

採用事務局の設置

募集媒体の手配と掲載

応募受付、問い合わせ対応

合否連絡・面接日程調整

クライアント企業は応募者からの人気が高く、母集団形成にはそれほど苦労しませんでしたが、それだけに応募者対応が多く発生します。また、選考期間が長いため、応募者のフォローを適宜行い、選考辞退を防ぐよう努めました。

採用凍結の影響は面接官にも及び、社内に面接経験者がほとんどいない状態でした。

採用のゴールは、入社ではなく入社後の活躍と定着です。選考段階でミスマッチを避けることが、数年ぶりの採用の成功を左右するポイントでした。面接官の知識向上による公平で公正な評価と見極めができる体制の構築に力を入れました。

提供した支援

適性検査の実施

一次面接の面接官代行

評価項目と評価基準の立案

面接官マニュアルの作成

適性検査や筆記試験の選定、評価基準の設定、面接でのチェックポイントと評価基準の提案を行い、面接官代行も実施しました。さらに、面接を担当する社員向けにマニュアルを作成し、面接時に問題が発生しないよう対策を講じました。

採用のポイント｜担当者1名でも400人の母集団に対応できる体制構築

マンパワーグループでは、採用戦略から採用の運用、活動の可視化まで、「中途採用のフロー」を一気に構築しました。

支援のポイントは次の3つです。

• 採用担当者の工数を極力減らすこと
• 採用業務を可視化し、改善できる体制にすること
• 業務を標準化し、内製化できるフローを構築すること

人事担当者には、採用業務が増えても他の業務を手放すことはできないという制約がありました。そのため、採用活動のコアとなる「見極め」と「内定者フォロー」に担当業務を絞り、注力できる体制づくりを行いました。

担当者が出張中で採用業務に関わることが難しい場合も、簡潔なコミュニケーションを心がけ、負担を減らしながらスムーズに採用活動を進められる環境を整えました。

担当者より

採用活動前に十分なヒアリングを行い、「手離れが良い」と感じてもらえるような支援策を目指しました。重要なポイントについては適宜相談を行い、認識の齟齬がないよう努めています。

採用活動の数値化とレポーティングを行い、採用活動の進捗状況を把握できるようにしました。これにより、採用が滞っている場合の課題抽出や、次年度の計画立案にも役立てることができます。

採用予算は決まっているため、求人媒体などは効果の高いものを選ぶ必要があります。求人媒体は、ただ応募者が多ければ良いというわけではなく、ターゲット層からの応募があり、内定に至るかどうかが重要なポイントです。

また、進捗が思わしくない場合は、求人広告の訴求内容や写真の変更、新しい媒体の導入といった施策も提案しました。採用活動の数値化は、こうした問題を判断するために欠かせません。

ジョブローテーションによる担当者の交代が定期的に行われる状況は、採用を休止することになった場合、これまで構築した体制やノウハウが散逸してしまうリスクがあります。

万が一、採用が再び凍結され、再開時に担当者変更があった場合でも、円滑に内政で再始動できるよう、参考資料として活用できるマニュアルの整備と、採用業務の標準化を実施しました。

成果｜採用目標を達成。４年連続のリピートへ

数年ぶりの採用活動にもかかわらず、採用担当者の増員をせずに採用目標を達成しました。支援内容は高く評価され、4年連続で継続受託しています。

求めていた即戦力人材採用で目標達成

求める人物像どおりの経験豊富な即戦力人材4名を採用。クライアント企業の人気を活かし、見極めを的確に実施できる選考フローを構築できたことが成功の大きな要因です。

前回募集時の2倍以上の応募者が集まる

数年前の募集に比べ、2倍以上の応募者を集めたことも、採用成功の重要な要素でした。ターゲット層が集まりやすい媒体の選定、興味をひく広告文の作成で、多くの応募者を呼び込むことに成功しました。

媒体からの応募後、エントリーシートの提出を求めていますが、この際にエントリーシートを提出しない応募者が多く、応募者数は大きく減少します。しかし、ここで志望度の高い人材に絞り込むことができるため、それを見越した母集団の確保が必要だったのです。

採用フローが確立し、安定運用へ

採用フローが確立したことで、採用活動の一連の流れがクライアント企業内で理解されたことも大きな成果のひとつです。採用には現場の協力が不可欠であり、兼任している人事担当者も、業務調整が必要な時期を見極めることができるようになりました。

【お客様の評価】手離れが良く、実質1名体制でも採用活動ができることに感謝

クライアント企業からは、担当者の既存業務が多忙で出張が多いといった状況にもかかわらず、状況に合わせた採用支援の実行に対して高い評価をいただきました。

マンパワーグループが大切にしている「顧客理解を深める」姿勢によって、求める人材、市況、予算、そして担当者の工数を考慮し、手離れが良い支援策を提案できたことが、高評価につながった要因だと考えています。

また、手離れの良さだけでなく、豊富な経験から導き出された採用戦略の考え方やオペレーターの丁寧な対応が与えた安心感も、評価いただいています。