欠員募集をスムーズに対応するには？採用手法や注意点を解説

急な退職や異動によって発生する「欠員」。限られた時間とリソースの中でスムーズに人材を補充するには、緊急時であっても事前の準備と計画的な採用活動が欠かせません。焦って採用を進めると、人材のミスマッチや採用の遅れなどのリスクにつながるおそれがあります。

この記事では、急な欠員補充に備え、欠員募集を成功させるために押さえておきたい基本的な流れや採用手法、注意点を解説します。

欠員発生時の採用の進め方

急な欠員の発生で、人事担当者がその対応に追われるケースは少なくありません。とくに通年で定期採用をしていない企業にとっては、「どこから手をつけていいかわからない」という声も多く聞かれます。まずは、欠員募集を円滑に進めるための流れについて解説します。

• 欠員ポジションの状況把握
• 採用プランの立案
• 求人要件の明確化
• 募集開始
• 応募受付・選考
• 入社対応

欠員ポジションの状況把握

欠員が発生した場合、採用活動に入る前に、まず現場の状況を正確に把握しましょう。事前に以下のポイントを確認すれば、採用の無駄やミスマッチを防げます。

求人要件の確認

欠員となるポジションについて、現場担当者に業務内容や求める人物像や必要スキルを具体的に確認します。

採用スケジュールの設定と認識合わせ

前任者の最終出社日と業務引き継ぎに必要な期間を踏まえ、「いつまでに入社が必要か」を起点に、内定出し、面接、募集開始のタイミングを逆算してスケジュールを立てましょう。関係者間でこのスケジュールを共有し、認識合わせをするのも重要です。

これらの情報を整理すると、採用活動のスピードと精度を高められ、急な欠員にも柔軟かつ効率的に対応できます。

採用プランの立案

採用プランは、以下の4点を軸に整えていきましょう。

採用活動にかけられる工数と予算の確認

採用担当者が確保できる時間や、採用にかけられる予算・リソースを確認し、対応可能な採用手法を検討します。たとえば、工数が限られている場合は、人材紹介や紹介予定派遣など、アウトソースできる手法が適しています。一方で、予算に制約がある場合は、ハローワークや社員紹介（リファラル採用）など、比較的低コストで始められる方法を視野に入れるとよいでしょう。

採用手法の選定

まずは、採用手法を選定します。採用手法ごとにアプローチできる人材層が異なるため、採用したい人物像（年齢層、経験、業界など）に応じて適切な採用手法を検討する必要があります。

迅速に採用できるフローの設計

欠員募集では、業務の空白期間を最小限に抑えるため、スピーディーかつ確実な選考フローが求められます。面接回数や面接官の構成、日程調整の進め方などを事前に明確にしておくと、採用のスピードと質の両立が可能になります。

例えば、「面接は1〜2回に集約し、1回あたり複数の面接官で対応する」「オンライン面接を活用して日程調整を効率化する」などの工夫が有効です。また、選考の遅れを防ぐために、あらかじめ面接官の候補日を確保しておくなど、準備の徹底も重要です。

評価基準の設定

選考時の評価基準を事前に明確にしておくと、面接官ごとの属人的な判断や評価のブレの抑制ができます。特に欠員募集の採用では、限られた時間で的確な判断を行う必要があるため、基準の整理は重要です。

評価項目はスキルや経験だけでなく、「この職場で長く活躍できるか」などの定着の観点も含めて検討しましょう。また、あらかじめ「必須条件」と「あれば尚可」などの条件を分けておくと、選考時の優先順位が明確になり、意思決定のスピードと納得度が高まります。

求人要件の明確化

欠員募集では早急な採用が求められる一方で、見極めが甘くなってしまうリスクもあります。そのため、選考前に求人要件を明確にしておくのが重要です。

求人要件をまとめる際は、まず業務内容やチーム体制を踏まえて、何名の採用が必要かを決定します。なお、欠員となったポジションを担っていた人の熟練度や担当範囲によっても、必要な補充人数は変わってきます。たとえば、ベテラン社員の退職であれば、いきなり1人で補えない場合もあり、複数名の採用も検討が必要です。

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募集開始

求人要件や採用方針が整えば、いよいよ募集を開始します。

自社ホームページへの掲載、求人広告媒体への出稿、人材紹介会社や派遣会社への依頼など、選定した採用手法に応じて、適切なチャネルで情報を発信していきます。

また、複数の媒体を併用する場合は、それぞれの掲載内容や反響のタイミングに差が出ることを想定し、原稿の内容や配信スケジュールを整理しておくと、運用が煩雑になりにくくなります。

応募受付・選考

募集を開始した後は、応募者からの情報を確認し、選考対応に入っていきます。まず、応募者の職務経歴やスキルを確認し、要件に合致するかどうかをスクリーニングします。

次に、書類選考を通過した候補者には、面接のご案内や選考結果の通知を行い、面接日程の調整を進めます。この際、応募者との連絡手段（メール・電話・チャットツールなど）を事前に決めておくと、やりとりがスムーズになります。

また、選考フローを一覧表などで可視化し、社内関係者と共有しておくのが大切です。特に、複数名で対応する場合は、誰がどの段階を担当するのか明確にしておくと、対応漏れやスケジュールの混乱を防ぎやすくなります。

さらに、面接に関わる社員には、自社の採用基準や面接マナーについての簡単なレクチャーを行っておくと安心です。

応募者にとっては面接の場が企業との最初の接点となるため、対応次第で会社の印象や志望度に影響を与える可能性があります。

入社対応

選考が完了したら、速やかに入社準備に移ります。スムーズな受け入れのために、以下の項目を事前に用意・対応しておきましょう。

特に中途採用の場合は、早期に業務に馴染めるかどうかで定着率が大きく左右されます。採用担当と現場が連携し、“採用して終わり”ではなく“定着まで”を意識した受け入れ体制を構築しましょう。

欠員募集に有効な採用手法

欠員募集を成功させるには、状況に合った採用手法の選択がカギです。

ここでは、主な手法の特徴と適したケースを紹介します。

• 人材紹介サービス
• 求人広告
• ハローワーク
• 紹介予定派遣
• 人材派遣
• 社員紹介制度（リファラル採用）

人材紹介サービス

人材紹介サービスは、人材紹介会社が企業の要件に合った候補者を探し、提案・紹介してくれる採用手法です。応募者対応や書類選考、面接調整などのプロセスも代行してくれるため、採用業務の負担を軽減できます。

関連記事：人材紹介とは｜基礎知識と手数料、派遣との違いを解説

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求人広告

求人広告は、求人情報サイトや紙媒体、業界専門誌などに求人情報を掲載して、幅広い求職者にアプローチする採用手法です。自社で原稿を作成し、応募の受付から選考までを一貫して行います。

関連記事：求人広告の書き方｜採用率が変わる4つのコツ　パート・アルバイト編

ハローワーク

ハローワーク（公共職業安定所）は、厚生労働省が運営する無料の職業紹介サービスです。求人票を提出すれば、地域の求職者に向けて情報が公開され、職業相談員からの紹介も受けられます。

紹介予定派遣

紹介予定派遣は、一定期間（最長6か月）の派遣就業を経て、企業と派遣社員の双方が合意すれば、直接雇用へ切り替えることを前提とした採用手法です。

関連記事：紹介予定派遣とは？仕組みとルール、料金について解説

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人材派遣

人材派遣は、派遣会社と雇用契約を結んでいる派遣社員を、自社に一定期間派遣してもらうサービスです。業務指示は受け入れ企業が行いますが、雇用や労務管理は派遣会社が担います。

派遣社員は自社の正社員ではないものの、高いパフォーマンスを発揮し、本人も希望する場合には、将来的に正社員登用につながるケースもあります。

関連記事：人材派遣のメリット・デメリットをわかりやすく解説

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社員紹介制度（リファラル採用）

社員紹介制度（リファラル採用）は、自社の社員が知人・友人を紹介すると採用につなげる手法です。紹介者が自社の業務やカルチャーを理解しているため、組織に合いやすい人材と出会える可能性があります。

関連記事：リファラル採用とは？メリット・デメリットと導入のポイントを解説

久しぶりの欠員募集で陥りやすい失敗

採用経験が少ない企業では、急な欠員時に準備不足で採用に失敗するケースも少なくありません。特に以下のような点でつまずきやすい傾向があります。

• とりあえず求人広告を出す
• 競合や市況の調査・分析ができていない
• 現場の要望をそのまま求人要件に出す
• 採用フローが長く、選考で待たせる
• 事前準備をせずリファラル採用を導入

とりあえず求人広告を出す

欠員が出て焦っていると、「とりあえず前の求人原稿を使って職種名だけ変えよう」と判断してしまいがちです。しかし、このような対応では現場の最新ニーズとズレが生じやすく、応募者とのミスマッチにつながる恐れがあります。

現在は採用難の状況が続いており、求人広告を出せば応募が来るとは限りません。広告費だけが発生し、成果につながらずに終わるケースも少なくありません。

求人広告を活用する際は、以下のような準備が不可欠です。

• 原稿の内容を最新の業務実態に合わせて見直す
• 採用ターゲットに合った媒体を選定する
• 市場動向を踏まえて、効果的な訴求ポイントを整理する

焦らず、計画的に進めることが、採用成功への近道です。

競合や市況の調査・分析ができていない

久しぶりに採用活動を行う企業の中には、かつての条件や進め方で今回もうまくいくと考え、十分な見直しをせずに進めてしまうケースがあります。
しかし、労働市場や求職者の価値観は常に変化しており、以前と同じやり方では人材が集まりにくくなっている可能性もあります。採用の成果を上げるには、現状の市場感や求職者のニーズを踏まえた条件の見直しやアプローチの再設計が欠かせません。

例えば、以下のような項目は事前にチェックしておくべきです。

• 現在の給与水準や相場
• 出社・在宅など勤務形態の柔軟性
• ターゲットが重視する福利厚生やワークライフバランス
• 自社と競合他社との条件差や採用アプローチの違い

また、求人原稿も以下の観点で見直しましょう。

市場や競合の情報を把握せずに進めると、広告費をかけても応募が集まらず、採用に失敗するリスクが高まります。

現場の要望をそのまま求人要件に出す

時間がない中で採用を進めると、現場の声をそのまま求人に反映してしまいがちです。
しかし、それでは「理想像」が高すぎたり、逆に曖昧になったりして、応募が集まらない・ミスマッチが増えるなどの事態を招きかねません。

また、要件を必要最低限に絞ると応募の間口が広がり、より多くの応募者を確保しやすくなります。
特に欠員募集のようにスピードが求められる場面では、「完璧な人材」よりも「今必要な人材」に焦点を当てることが、早期採用成功のカギとなります。

採用フローが長く、選考で待たせる

欠員募集では、業務の停滞を防ぐためにもスピーディーな人材確保が求められます。
しかし、面接が3回以上に及んだり、面接官や意思決定者との日程調整に時間がかかると、優秀な人材ほど他社に流れるリスクが高くなります。

また、候補者にとって選考中のやり取りは企業の印象を左右する大事な場面です。
返信が遅い・連絡が曖昧などの対応は、辞退につながる可能性も。スムーズなやり取りができるよう、連絡フローの整備や社内調整もあらかじめ行っておきましょう。

事前準備をせずリファラル採用を導入

社員紹介制度（リファラル採用）は、うまく機能すればコストを抑えつつ定着率の高い採用が期待できます。しかし、事前準備が不十分なまま導入すると、制度が形だけで終わってしまうリスクがあります。

また、市況が厳しい状況では、リファラルだけに頼っても紹介が出ないまま時間だけが経過し、最終的に広告出稿などで再度コストが発生する二度手間になる場合もあります。

「紹介が出てから考える」ではなく、制度を“機能させるための設計と準備”が採用成果を左右します。

オフィス系を中心に55年以上、人材派遣サービスを提供しています。

急な欠員で採用の進め方にお困りでしたら、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

欠員募集は、業務を止めずに人材確保を行わなければならないため、判断と対応のスピードが共に求められます。だからこそ「とりあえず採用活動をする」のではなく、採用手法や要件の整理、現場との連携を丁寧に行うことが、ミスマッチや採用の遅れを防ぐカギになります。

急な欠員は予兆なく訪れることもあるため、採用手法や要件の整理などは日頃から意識しておくと、いざというときにも慌てず対応しやすくなります。