ビジネスマナー違反！　やってはいけない社外メールの送り方

今やビジネスの必須ツールといってもいい「メール」。便利であるからこそ気を付けたいポイントがあります。特に取引先に送る社外メールで大切なのは「書式」と「礼儀」、そして「内容」です。マナー違反にならないメールを心がけましょう。

送信相手に不快感を与えない書式と礼儀

もっとも気を付けたいのは「書式」と「礼儀」です。
まず「書式」について、いきなり要件から入るのは失礼になりますので、冒頭に送信相手の名前を必ず明記しましょう。その際に相手の名前の後に「様」という敬称も忘れずに。部署名の詳細明記についてはした方が丁寧な印象を与えることもありますが、堅い印象も与えますので都度判断が必要です。最後に自分の署名を入れることも忘れないようにしましょう。

次に「礼儀」については、語尾に「w（笑）」「ー（語尾伸ばし）」「顔文字」は絶対NGです。メールというツールの特性から、ついついカジュアルなニュアンスを含ませてしまいがちですが、ビジネスにおいてはマナー違反になります。ビジネスメールであることを念頭において、相手に不愉快な思いをさせないようにしましょう。

伝えたいことを明確にするのがマナー

「内容」については、まず、件名は受け取った人が一目で要件を理解できるよう、「お見積りの件」ではなく「○○○（商品名）の見積依頼の件【○○社・山田】」といったように具体的に簡潔に明記します。メインとなる文章は、依頼内容の要点を冒頭におき、全体を長くしないようにします。だらだらと書き綴るのは読みにくい上、相手の理解を妨げることになります。また、日時や場所を明記する場合は、見やすく簡潔にまとめましょう。

送信時には最終確認を

この他に、やってしまいがちなマナー違反として挙げられるのは、誤字脱字です。文章を入力し終わったら、読み返して間違いを確認する習慣をつけましょう。また、重大なミスにつながりかねないのはBCCにするべきところをCCで送信してしまうこと。複数の人に同時にメールを送る場合はこの点を必ず確認してから送信しましょう。同じように、送信相手を間違えるのも言語道断です。取引相手で同じ苗字の人が複数いる場合などには特に注意しましょう。また、ファイルを添付し忘れるのも起りがちなミスです。同じ案件で何度もメールを送るのは失礼にあたる場合もあります。

便利なツールだからこそ、ミスが発生しやすいメール。マナー違反にならないように、相手が理解しやすく、失礼のない内容を心がけたいものです。取引に影響が出る場合もあるので、細心の注意を払って使っていきましょう。

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