退職願、退職届、辞表。それぞれの書き方を見本付きで解説

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退職を考えているものの、退職届と退職願の違いや書き方がわからないという方もいるでしょう。表題も大事ですが、書面の内容によって意味が変わってしまうため注意が必要です。
この記事では、退職届・退職願の書き方や、注意点、渡し方などについて解説します。円満退職するためにもぜひ参考にしてください。

退職願と退職届の違いは

退職願と退職届は、会社やケースによって同じものとして扱われたりすることもあり、定義が一定せず、混同しやすい書類です。求められるケースも会社によって異なることがあります。

法的には、表題や形式ではなく、実質的な意味合いが重視されます。労働契約の合意解約を申し入れる書面か、一方的に退職を通告する書面かの違いが重要です。

この2つの性格で退職願と退職届を区別します。

退職届とは

退職願は、一般的に労働契約の解除について会社側の合意を求めるための書類です。退職願とは、退職(労働契約の解除)を会社に願い出るための書類と考えればよいでしょう。

退職届とは

退職届は退職を届け出る書類です。退職願と違い、退職届には退職日を明記します。そのため、受理されたあとは撤回することはできません。受領後は退職の申し入れから一定の日数を経過することで退職できます。
民法627条では、年棒制などの例を除き、期間の定めのない労働契約について、退職の申し入れから2週間を経過すれば退職できると規定されています。

つまり、一般的な正社員であれば、会社側の反応にかかわらず一部例外を除き2週間後の退職が可能ということになります。また一方的な申し入れであっても、会社側との合意で撤回もできますが、どちらの書類であっても一度出してしまうと退職の意思ありと見なされるので注意しましょう。


退職願、退職届を出す前にやるべきこと

退職願であれ退職届であれ、所属する会社を辞める意思を伝達する書類であることに変わりありません。人生において重大な手続きといえます。したがって、提出前には確認すべきこと、やるべきことがあります。

就業規則を確認する

常時10人以上の従業員を雇用する会社には、労働基準法の規定による就業規則があり、。退職に関する事項もあります。退職希望日の○ヶ月前に退職願を提出するといった期日や直属の上司に退職願を提出するという提出先も記載がありますので必ず確認しましょう。

企業の多くは、就業規則で2週間前よりも早い段階での提出を必要としています。理由としては、会社が担当業務の後任者を探したり、引継ぎを完了したりしなければならないためです。円満退職するために期日が設定されているのです。

万全に退社したい場合は、事前に就業規則を確認して、規定どおり1ヶ月前に提出するようにしましょう。

上司に相談する

一般的に、退職の意向は書面を提出する前に上司に相談して伝えるのがスマートといわれています。いきなり書面を渡された上司からすれば困惑してしまいますし、引き継ぎや後任を考える時間も必要だからです。

相談する時期としては、繁忙期や上司が仕事で多忙なときは避けるべきです。時間に余裕があるときを見計らって切り出しましょう。辞めたい理由は個人的な都合とします。転職先などの詳細は伏せておくのが無難です。

また、上司に相談することで慰留されたり、就業条件の交渉をもちかけたりする場合もあります。絶対に辞めるという強い意志がある場合はお世話になった感謝の気持ちを忘れずに退職日の相談を進めましょう。


退職願のテンプレートと書き方

退職願のテンプレート



退職願

退職願の書き方

会社によっては、退職の申し入れに関する書類を統一書式として準備していることもあります。その場合は、項目名などが印刷された専用の用紙に必要事項を記入するだけです。
指定された書式がない場合における退職願は、以下の点に注意して作成します。

・労働契約の合意解約を願い出る書面であることを明確にする文言を使用する。
・希望する退職日と退職願の提出日を明記する。
・名宛人を明記する。通常は代表取締役(社長)です。

①まず、表題は「退職届」とし、先頭の行の中ほどからやや上の位置に記します
②本文の書き出しは、行末に「私事」または「私儀」を配します
③次の行から「一身上の都合」により
④退職したい日と
⑤退職を願い出ることのみを書きます
 ※「一身上の都合」と書かなければならない決まりもないため割愛してもかまいません
⑥次に願い出る日付と、
⑦その横に所属部署・役職・氏名を記載し、
⑧認印を押します。
 ※ここで使用するのは、あくまではんこであり、シャチハタは適しません。また、この部分は、用紙の中ほどからやや下に配置します
⑨最後が名宛人である会社名と
⑩社長の氏名です。商号も役職名も正式なものを記載します。氏名につける敬称は殿です。


退職届のテンプレートと書き方

退職届のテンプレート

退職届

退職届の書き方

退職届も流れは退職願と同様ですが、雇用側へ退職日を届け出る文言を使用する点で異なります。表題は退職届であり、「私事」などは不要です。

退職理由の書き方は?

一般的に、退職願や退職届に記載する退職理由は一身上の都合とすることが多いです。その理由は、他社への転職や社内の人間関係が原因など、自己都合による退職が多いためです。つまり、一身上の都合イコール「自己都合」との解釈が一般的です。


提出方法

封筒の種類

退職願や退職届を封入する封筒は、通常の事務で使用する茶封筒ではなく、白無地の封筒が適していると考えられています。一般的な事務手続きよりも重要な事柄であるため、ワンランク上の上質な封筒が望ましいとされているからです。

封筒の大きさにも注意します。一般的な書類サイズであるA4版の退職願・退職届を入れる場合は、三つ折で封入するため長形3号の封筒を使います。B5サイズの用紙なら、長形4号です。

封筒への書き方

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封筒の表面には、中央にハッキリと「退職願」または「退職届」と記載します。裏面の左側、やや下の部分には、所属部署を右に、氏名を左やや下に書くのが一般的です。使用する筆記用具のインクの色は黒で、あまり細いペン先でなければボールペンが無難です。
注意すべきは、封入する書類が仮に横書きであったとしても、封筒は縦書きにする点です。

封筒への入れ方

退職願・退職届は用紙を三つ折にしますが、三つ折と封入の手順は以下のとおりです。

・用紙の記載面を手前に向けて、下から1/3ほどを手前側の上方向、内側に折ります。
・次に、上から1/3ほどを手前側の下方向、内側に折ります。これで三つ折の完成です。
・封筒を裏返します。
・三つ折にした用紙の右側を上にして封筒に入れます。
・必ずしも封をする必要はありません。
・封をした場合は、封入口の中央に〆の印を書くとよいです。

封筒に入れる際には、取り出した退職願や退職届がシワにならないように注意しましょう。
そのためには、三つ折にするときにずれないことが重要です。

直接渡すタイミング

上司に相談するときのタイミングと同様に、多忙なときに渡すのは控えましょう。退職という重要な事柄については、落ち着いて確認できる余裕のあるときが望ましいです。
手渡しのタイミングに注意を払うのは、それまでお世話になった会社や上司に対する礼儀であり、円満に退職するためのマナーともいえます。

郵送する方法

退職願や退職届は手渡しが基本です。いきなり郵送するのはマナー違反であり、会社や上司の気分を害し、円満に退職できなくなる可能性があります。
郵送がマナー違反にならないのは、以下の場合です。

・病気などで持参することが無理な場合。この場合は、会社側に事情を伝え了承後に送ります。
・会社から郵送の指示があった場合。

重要書類の郵送であることから、できれば書留が望ましいです。なお、郵送の場合は、退職届とともに添え状も送るようにしましょう。添え状も三つ折が基本です。


まとめ

退職願と退職届は、退職についての合意を求めるものと、退職日を届け出るものという違いがあります。そのため、書き方が重要です。ただし、円満退職を目指し、書式などを含め、会社のルールに従って作成・提出しましょう。

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