産休代替
- 業界
- 倉庫
- 従業員人数
- 約300名
- エリア
- 首都圏
- 業務内容
- 一般事務
- 特徴
- 産休代替、産休欠員に伴う社員の負荷拡大
派遣利用の背景
産休による欠員と受注増加が重なり、業務負荷が拡大
同社の業務課では、管理職を含む5名体制でバックオフィス業務全般を担っていましたが、1名の産休に伴い、残りの4名で業務を分担して対応していました。
しかし、同時期に受注数の増加も重なり、想定以上に業務量が拡大。
日々の対応に追われる状況が続き、残業時間の増加など、業務運営に支障が生じ始めました。
そこで、社員の負荷軽減と業務体制の安定化を図るため、早期に業務をキャッチアップし、実務にスムーズに順応できる派遣社員の受け入れを検討することになりました。
主な課題
- 少人数体制で業務を分担しており、一人あたりの負担が大きい
- 受注数の増加で残業時間が膨らみ、業務も停滞気味に
- 教育の余力もなく、経験ある人材が必要だった
契約の概要
派遣契約の内容
- 勤務日： 月～金
- 勤務時間： 9：00～18：00
- 契約期間： 長期（1年以上）
- 勤務形態： 出社、在宅なし
派遣社員への依頼業務
- 請求書や見積書発行・データ管理
- 入出荷データ・伝票入力
- 入金確認
- 来客対応・電話対応
- 郵便物の仕分け・発送・社内便の管理
- 備品発注・管理
派遣したスタッフのスキル・経験
- 事務職として10年以上の実務経験
- 営業事務の経験を活かした臨機応変な対応力
- バックオフィス業務全般への理解と対応力
- 基本的なofficeソフトの操作スキル
- 少人数体制の部門での業務経験もあり、物事を主体的に進められる
マッチングのポイント
育成に時間をかける余裕がない状況だったため、事務経験の豊富さと自走して業務を進められる対応力を重視しました。
また、少数精鋭のバックオフィス部門での就業となるため、来客対応や電話対応、備品管理など幅広い業務に柔軟に対応できる適応力も重視して人選を行いました。
導入による成果
平均残業時間を月30時間程度から月10時間程度へ削減
部門全体の平均残業時間は、月30時間程度から月10時間程度へ大幅に削減され、社員一人ひとりにかかっていた業務負荷が軽減しています。
また、新規顧客を含む受注数の増加にも対応できる余裕が生まれ、現場との連携もより円滑に進むようになりました。結果として、業務の遅延やミスの減少にもつながっています。
お客様の声：
経験豊富な方を派遣いただいたことで、社員の負担が軽減されました。少人数体制の中で業務量が増えていたため、正直どこまで対応できるか不安もありましたが、雑務・庶務を含めた幅広い業務に柔軟に対応していただけて、非常に助かっています。
管理職・人事視点でのポイント
本事例は、欠員と業務量増加が同時に発生した状況下において、業務負荷の是正と体制の立て直しを両立できた点が特徴です。
- 残業時間の削減により、業務運営が安定
- 実務経験を持つ人材をスムーズに確保
- 受注増加にも対応できる余裕が生まれる
突発的な業務負荷の増大に対しても、迅速に体制を整えられる点が人材派遣の強みです。
