産休代替
- 業界
- 専門商社
- 従業員人数
- 約200名
- エリア
- 関西
- 業務内容
- 秘書業務
- 特徴
- 産休派遣、派遣社員から自社の社員へ切り替え
派遣利用の背景
1名体制の秘書業務に欠員が発生し、早急な体制整備が急務
1名体制で社長秘書業務を担っていた社員が産休・育休に入ることになり、欠員が発生。
復職の意向を踏まえ、恒常的な人員補充となる正社員採用は見送るとした一方、同部署のメンバーへの業務分担は既存業務の業務量の関係上難しく、早急な体制整備が必要でした。
そこで、期間限定での業務対応を前提に人材派遣の利用を検討することになりました。
主な課題
- 復職予定があり、正社員採用の判断が難しい
- 既存社員で業務を再分配し、カバーするのは厳しい
- 欠員状態の長期化による業務の停滞は防ぎたい
人材派遣利用の決め手
産休開始時期も間近に迫っていたことから、早期に就業を開始し、引き継ぎを進められる体制を整える必要がありました。
また、期間限定での対応が前提となるため、必要な期間に応じた契約が可能な点も、人材派遣導入の決め手となりました。
契約の概要
派遣契約の内容
- 勤務日： 月～金
- 勤務時間： 8:30～17:30
- 契約期間： 長期（1年以上）
- 勤務形態： 出社、在宅なし
派遣社員への依頼業務
- スケジュール管理
- 来客対応
- 出張手配
- 電話取次
- 資料作成
- 挨拶状作成
- その他庶務業務
派遣したスタッフのスキル・経験
- 秘書業務の実務経験3年
- 基本的なOfficeソフトの操作スキル
- 接客業の経験もあり、落ち着いた対人対応力
- 社内外の関係者との円滑な調整・コミュニケーション能力
マッチングのポイント
秘書業務の経験よりも、気配りや社内関係者とのかかわり方といった対人対応の特性を特に重視しました。
また、社長が業務においてスピード感よりも丁寧さを重視されるスタイルであることを踏まえ、コミュニケーションの取り方や対応の丁寧さといった行動特性も軸にして、親和性の高い人材をご紹介しました。
導入による成果
直接雇用に切り替え、安定的な業務体制の構築へ
早期に就業開始できたことで、引き継ぎも円滑に完了。業務の停滞を招くことなく、安定した業務体制を維持することができました。
就業開始後の社内評価も高く、業務パフォーマンスおよび社内メンバーとの相性の双方において良好であったことから、派遣社員から直接雇用への切り替えに至りました。
これにより、秘書業務の2名体制での運用が可能となり、業務の属人化の解消や休暇取得のしやすさといった体制面の強化に繋がっています。
お客様の声：
秘書というポジションにおいては、経験も重要である一方で、それ以上に人柄や相性が重要であると考えています。
業務面も安定していましたが、社内メンバーとの相性を踏まえた人材をご紹介いただいたことで、すぐに組織になじんでもらえた点が非常に助かりました。
管理職・人事視点でのポイント
本事例は、産休による一時的な欠員補充として人材派遣を活用したうえで、適合性の高い人材を直接雇用に切り替え、体制の強化に繋げている点が特徴です。
- 期間限定ニーズに柔軟に対応しながら、早期の体制維持を実現
- 業務スキルだけでなく、相性や適合性を見極めることで定着に繋がる人材を確保
- 派遣契約から直接雇用への移行で、属人化の解消や体制の安定化を実現
短期的な補完にとどまらず、中長期的な体制構築にも状況に応じて繋げられる点が人材派遣の強みです。
