総務はどんな仕事をしているの?

どんなことをしているの? 総務の仕事内容

一言では語れない総務部の仕事

多くの企業に「総務部」という部署が存在します。求人広告などで見かけることも多く、企業にとって必要な存在であることがわかります。

総務部は、企業全体に関わる事務を担当する部署のため、業務範囲は非常に幅広いです。そのため、企業規模が大きくなるほど総務の人数は多く、それぞれの役割が細分化されています。人事や法務を含めている企業も多いですが、それぞれが独立して業務にあたっているケースがよく見られます。

一方、中小企業はこれらの仕事を兼務するケースが少なくありません。さらに、人事や法務だけでなく、経理や情報システムなど、業務内容は多岐にわたります。では、具体的に総務部は日々どのような業務を担当しているのでしょうか?

「縁の下の力持ち」として会社全体をサポート

総務部の仕事は、経営陣・社員の日常業務をスムーズに行えるようにサポートをすること。「縁の下の力持ち」と例えられることもありますが、経営陣と社員のバックアップは、どこの会社でも共通する仕事です。

・受付
会社の窓口になり、受付や代表電話の対応を行います。該当部署に取り次ぐケースがありますので全部署の職務を把握しておく必要があります。また一次受けとしてセキュリティの一面も持っています。

・オフィス用品の購入・管理
オフィス備品などの購入や、その管理は総務部の主たる業務と言えるかもしれません。昨今ではノートPCやタブレット、スマートフォンやデータカードなどの管理も重要な役割の一つです。

・建物管理
多くの企業はオフィスを賃貸契約していますが、その賃料の支払いや書類のやり取りなどを行います。

・福利厚生制度の整備/社内イベント・行事の運営
企業ごとに設けられている福利厚生制度の運営や変更などを行います。併せて、社内でのイベントや行事、例えば忘年会や新年会の運営なども担うことがあります。

・内部監査
近年、社内のコンプライアンスや個人情報保護意識の高まりから、総務部が先頭に立って、内部監査を定期的に実施するケースが増えています。

ここに取り上げたのは、あくまでも総務部の仕事の一例です。幅広い責務を担うことが多く、会社によって業務内容がかなり異なることも特徴の一つと言えるでしょう。

影響力が強くやりがいがある仕事

総務部での仕事内容はさまざまですが、従事するには基本的なオフィスソフトのスキルが求められます。社内の文書作成や、数値管理、スケジュール管理などを行うためです。文書作成の基本ルールや、表計算ソフトでの表・グラフ作成、といったところは押さえておきたいところです。

また、他部署と連携を行うケースも多いため、コミュニケーション能力が求められます。複数部門による会議の調整や、社内イベントの運営など、依頼や連絡を行う機会も多く、自分(総務部)の都合だけでなく、他部門とうまく折り合いをつける能力も必要になります。

総務部では、業務が多岐に渡るため、さまざまな経験を積むことができ、他部署からも頼られることの多い部門です。いろいろな業務をかけ持ちすることもあり、難しい面もありますが、その分やりがいを感じられることでしょう。

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プロフィール

T.C

入社3年目、アカウントセールス担当

企業の担当者様、派遣社員の方、支店のメンバーなど自分に関わるすべての方々から毎日教えてもらうことばかり。日々切磋琢磨しています。

趣味 フットサル
好きな言葉 蒔かぬ種は生えぬ
口癖 申し訳ございません
将来の夢 とりあえず今日の事だけで手一杯な状態を抜けだすこと

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