秘書の仕事内容とは? どんな資格やスキルが必要?

秘書の仕事内容って? 資格は必要?

プロフェッショナルをサポートするのが秘書

士業や経営者、役員や医師など、さまざまなプロフェッショナルを陰で支えるのが秘書。しかし、「秘書」という言葉だけではどんな職業なのか分かりにくいですよね。今回は、秘書業務ではどのような仕事をするのか、秘書で身に付くスキルは何か、そして持っていると便利な資格についてお話しします。

秘書の仕事と身に付くスキル

秘書はどんな仕事をし、どんな業務に就くことでどのようなスキルが身に付くのでしょう。

・秘書とはどんな仕事をする人なの?

上司の業務をあらゆる面からサポートし、上司が業務に集中できるよう陰で支えるのが秘書。では、実際に行う仕事は何でしょう。まずは、スケジューリング。上司のスケジュールを管理し、効率よくやりやすく整えていきます。他には、メールや電話、来客への対応(お茶出しや時には同席も)を行い、必要書類の作成や上司が求める情報の提供、交際や出張における手配などがあります。

・秘書になると身に付くスキル

秘書業務の範囲はとても幅広いため、さまざまなスキルが身に付きます。例えば、スケジューリングや書類作成ではあなたの事務処理能力が上がるでしょう。さらに、メールや電話、来客への対応などでは、コミュニケーション能力やビジネスマナーのレベルアップが見込めます。それに、普段から上司をサポートするために、上司がどのような状態かを把握する必要がありますので、先々のことを考える能力や細やかな気配りなどが身に付きます。

秘書の仕事を行う上で役立つ資格

・持っておくと役立つ資格

秘書技能検定(1級から3級まで)のような秘書に必須の能力が問われるもの、ビジネス実務マナー検定(1級から3級)、実用マナー検定(1級から準3級)のような秘書業務で知っておいた方がよいビジネスマナーを問うものなどがあります。資格がなければ秘書になれないわけではありませんが、基本的なマナーや知識を備えているアピールになります。

・英語能力

秘書の中には英語力を問われるものも多いため、英語力がある方は、スキルの裏付けとなる検定やテストを受けておきしょう。一番お勧めなのはTOEICです。資格などスキルが分かるものを取得している方と取得していない方では、取得している方の方が裏付けからくる安心感で選ばれる可能性があります。なおTOEICは一度受験したら終わるものではありませんので、定期的に受験することをお勧めします。

秘書で経験できることは社会人としてのキャリアアップにもつながる

秘書は幅広い仕事を行うため、大変そうに見えます。しかし、事務処理能力やコミュニケーションスキルなど、持っているとどこでも使えるスキルが身に付きます。その道のプロフェッショナルともいえる人たちの仕事を間近で見るというなかなか貴重な経験ができ、それでいて業務内容の多彩さから社会人としても一段階キャリアアップできる秘書。未経験者を対象にした求人もありますので、トライしてみるのはいかがでしょうか。

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プロフィール

I.S

入社10年目、アカウントセールスを経てスタッフコンサルタント主任

数年前に取得したキャリアカウンセリングの資格を生かし、多くの求職者のお役に少しでも立ちたいと思っています。

趣味 オルガン演奏
好きな言葉 臨機応変
口癖 なるほど
将来の夢 一人でも多くの方のキャリアカウンセリングをすること

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