メール上手は仕事上手。好感度の高いビジネスメールの書き方

メールはビジネスに欠かせないツールの1つですが、電話や手紙のような明確な書き方のルールがありません。メールを通じてこちらの気持ちを相手に正確に伝えることは難しいもので、メールの書き方によっては相手に不快感を与えてしまうこともあります。
そこで今回は、相手の感情を和らげ好感度をアップさせるビジネスメールの書き方をお伝えします。

ポイントは「相手の視点に立ってメールを書く」

読みやすいメールには共通点があります。それは「相手の視点に立って書かれている」という点です。こちらが何を伝えたいのかが文面からすぐに分かるようにすることで、メールを送った相手の負担を減らし、好感度を上げることができます。 また、返信のタイミングにも気を付けましょう。メールの返信が早ければ「仕事が速い」と高評価を受けられ、信頼度もアップするに違いありません。

しかし「自分の業務が忙しい」「他の担当者への確認が必要」などで、返信が遅れることもあるでしょう。すぐに返信できない場合は、メールを受け取ったことを知らせる返信をしておくと相手に安心感を与えます。この際には、すぐに返信できない理由といつまでに返信できるかを添えておくと丁寧です。

分かりやすい文章のコツ

ビジネスメールを書く際、常に心掛けたいことは「分かりやすさ」と「簡潔さ」です。文章が長ければ読みにくくなるため、メールを書いた後で読み返して、文章を短くできないか考えてみましょう。「結論」→「理由」→「詳細」の順番で文章を組み立てると、相手に伝わりやすくなります。

件名の書き方にも注意しましょう。件名を一目見てメールの内容が把握できるような文面にすることで、相手からの印象もアップします。また、相手に早急に対応して欲しい場合は、その旨を件名に記載し、相手に認識してもらえるような工夫をしましょう。

好感度を上げるための工夫

丁寧な言い回しを心掛ける
相手に何かを依頼するときに「要回答」「～してください」などの言い回しは、場合によっては相手にきつい印象を与えることもあります。文末を「～してくださいますよう宜しくお願い致します」に変えたり、「お手数ですが」「恐れ入りますが」「お時間のあるときに」などのクッション言葉を文頭に添えたりすると良いでしょう。

接待などのお礼メール
接待や訪問のお礼を送る際、「ありがとうございました」とお礼メールを送るだけでは好感度を上げることはできません。まずはお礼を述べた後、共有した時間で学んだことや得たものについて触れ、接待の時間が自分にとって有意義なものとなったことを伝えましょう。
また開催した側についても、相手と共有した時間に対して感謝の気持ちを伝えることが大切です。その際には、共有した時間を今後ビジネスの場でどんな風に生かしていきたいなども伝えると良いでしょう。

催促メールは相手の状況を考えて
納品の催促やレスポンスの催促はどうしても責めるような内容になりがちです。相手の仕事に対して指摘や催促を行う場合、まずこちらの伝えたい内容の前に相手の状況について確認してみましょう。「期日が経過しておりますので、○月○日までにご納品ください。」という内容を「先日お伺いしておりました○○の件ですが、ご進捗はいかがでしょうか？」の一文を挟むだけで相手の印象は全く変わります。

相手の現在の状況をまず把握し、その上で相手にどのように行動して欲しいのかを伝えましょう。

おわりに

信頼感を相手から得られるかはメールの書き方にかかっています。メール1つで好感度をアップさせること可能です。漠然と文章を書くのではなく、相手の立場に立って文章を考えるようにしましょう。メールは営業や販売促進につなげるための重要なツールとして捉えることが重要です。