人事総務
- 業界
- BPO・アウトソーシング
- 従業員人数
- 約100名
- エリア
- 首都圏
- 業務内容
- 給与計算、年末調整
- 特徴
- 年末調整、短期
派遣利用の背景
年末調整繁忙期に、問い合わせ対応と書類処理を同時に回せる体制を確保
給与計算代行を担う同社では、年末調整の時期になると、従業員からの制度や申告方法に関する問い合わせに加え、提出書類の不備確認や再提出の案内などが短期間に集中します。
繁忙期は限られているため、通年で人員を増やすのではなく、必要な期間に絞ってスタッフを確保し、年末調整業務をを期限内に終える体制を構築する必要がありました。
多くの短期スタッフを受け入れる必要があったため、年末調整の実務経験そのものよりも、研修で必要な知識を吸収できる素養と、繁忙期でも正確に業務を遂行できる人材の確保が重視されました。
主な課題
- 問い合わせ窓口への連絡増加への対応
- 書類不備を含む大量の業務を短期間で処理する体制の確保
- 平常時との業務量の差を補う一時的な人員確保
人材派遣利用の決め手
年末調整業務では繁閑差が大きく、繁忙期だけ多くの人材を確保する必要がありました。しかし、自社で採用活動を行い直接雇用すると、募集や選考に加え、入社手続きや労務管理などの負荷も発生します。 一方で、人事部門にはそうした対応を行うための十分な余力がありませんでした。必要な時期に必要な人数を迅速に確保でき、人材管理の負担も抑えられることから、人材派遣の活用を決定しました。契約の概要
派遣契約の内容
- 勤務日：週5日
- 勤務時間：9:30～17:30
- 契約期間：2カ月
- 勤務形態：出社
- 所属部署：業務推進課
派遣スタッフへの依頼業務
- 年末調整に関するメールでの問い合わせ対応
- 従業員からの電話による問い合わせ対応
- 年末調整書類の受付と仕分け
- 各種申告書の目視チェック
- データ入力
- 申告書類の整理
派遣したスタッフのスキル・経験
- Excel、Word、PowerPointの基本操作
- 問い合わせ内容を理解し、丁寧な文章で返信できる対応力
- 多数の問い合わせを迅速かつ正確に処理できる力
- 周囲と連携して業務を進められる協調性
マッチングのポイント
クライアントが最も重視したのは、年末調整の実務経験よりも、事前研修にしっかり参加できるスタッフを安定的に確保できることでした。
そこで、研修を通じて必要な知識を吸収できる素養と、正確性が求められる業務に適性のある人材を選定。4名をアサインし、うち2名は同じ就業先での勤務経験がある派遣スタッフ、残る2名も人事関連業務の経験を持つ人材です。年末調整業務の経験は必須とせず、関連経験者も候補とし、スタートを遅らせないことを重視しました。
導入による成果
ご紹介した4名は、業務に必要な知識をスムーズに習得できる素養を備えており、全員が事前研修を滞りなく修了いたしました。
実際の業務開始後も研修の成果を生かして正確に対応し、滞りなく業務を遂行。短期の契約ではありましたが、全員が最後までやり遂げることができました。
管理職・人事視点でのポイント
- 一斉研修を実施することで、教育工数を削減し、人員を大量に確保するための要件緩和が可能
- 繁忙期の問い合わせ増加に対応するための人員体制を強化しやすい
