人事総務
- 業界
- ITサービス
- 従業員人数
- 約3,000名
- エリア
- 首都圏
- 業務内容
- 人事・総務事務
- 特徴
- 年末調整・短期派遣
派遣利用の背景
採用工数を抑えながら、年末調整の繁忙期に必要な人員を確保
同社は約3,000名の社員に対して、少人数の人事担当者で給与支払い業務を行っています。年末調整の繁忙期には、社員だけでは処理しきれない紙書類の照合やデータ入力が発生するため、一時的な増員が必要でした。
また、問い合わせ対応や申告書の精査だけではなく、紙の申告書類と既存データの照合やデータ入力も短期間で完了させる必要があり、限られた人員で対応することが課題となっていました。
主な課題
- 紙書類と既存データを照合する人員の確保
- 約3,000名分の社員データを短期間で処理
- 書類の不備確認などの作業も発生
人材派遣利用の決め手
自社採用をする場合、募集や選考、候補者との連絡などの採用工数が発生します。期間限定の照合・入力業務であるうえ、人事は本業の給与支払いも抱えているため、その工数を繁忙期に上乗せできませんでした。
人材派遣を活用した理由は、経験を持つ登録者から候補者のスクリーニングを受けられ、候補者対応も任せられる点です。毎年発生する繁忙期に合わせ、必要な期間だけ受け入れることで、少人数の人事体制を維持したまま業務を行うことが可能です。
契約の概要
派遣契約の内容
- 勤務日：週5日
- 勤務時間：9:00～17:00
- 契約期間：期間限定（約2カ月）
- 勤務形態：出社
派遣スタッフへの依頼業務
- 年末調整に関するデータ照合・修正
- 社員情報の会計ソフトへの入力
- データ化された情報と紙書類の照合
- 紙書類に記載された情報のExcelへの入力
- 書類のファイリング
- その他の付随業務
派遣したスタッフのスキル・経験
- データ入力を含む事務経験
- 書類とデータを正確に照合するスキル
- Excel、Wordの基本操作
- コミュニケーション力
マッチングのポイント
今回のマッチングでは、年末調整の専門知識よりも、データ入力に抵抗がなく、紙書類と既存データを正確に照合できることを重視しました。
専用ソフトを使用するため、年末調整の知識は必須ではありません。約3,000名分の紙とデータを短期間で突き合わせられるよう、事務経験があり、期間限定業務にも丁寧かつ速やかに取り組める派遣スタッフをアサインしました。
導入による成果
繁忙期に派遣スタッフを配置したことで、社員だけでは処理しきれない紙書類の照合やデータ入力を、採用活動の工数を増やさずに進められました。
約3,000名分の照合・入力が滞りなく進み、派遣スタッフは期間限定の業務を問題なく終えました。丁寧でレスポンスもよく、同社からも、業務にしっかり取り組んでいたとの評価を得ています。
管理職・人事視点でのポイント
- 短期間の体制強化の場合、募集・選考・候補者対応の工数をかけられない
- 派遣であれば経験者の確保が容易で、募集や選考過程も不要
- 毎年依頼することで、コミュニケーションコストも抑えやすい
