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派遣管理デスクとは メリット・デメリットと対応業務を解説

掲載日2022年7月26日

最終更新日2024年6月17日

派遣管理デスクとは メリット・デメリットと対応業務を解説

目次

多くの派遣社員が在籍する場合、管理工数が増大し担当者の負担が増える傾向にあります。専任の担当者を設置する企業もありますが、人材派遣会社が提供している派遣管理デスクサービスを導入するケースも増えてきました。

本記事では、派遣管理デスクサービスのメリット・デメリットや導入に適している企業について解説します。

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派遣管理デスクとは

派遣管理デスクとは、派遣社員の管理や人材派遣会社とのやりとりを代行するアウトソーシングサービスです。

派遣社員は、就業先と雇用主が異なり、また雇用契約も有期であることがほとんどです。不安定な立場であることから、労働者派遣法によるさまざまルールが派遣先にも課せられています。そのため、多くの派遣社員が従事している企業では、派遣社員の管理工数が増大なる傾向があり、適切に運用するために派遣管理デスクサービスを取り入れています。

派遣管理デスクの運用体制については、派遣管理デスク担当者が常駐し業務を行うオンサイト型と担当者が外部にいるオフサイト型があります。依頼する業務や要望に合わせて選択することが可能です。内容によっては、オンサイトとオフサイトを組み合わせて行うケースもあります。

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派遣管理デスクと派遣管理ツールとの違い

派遣の発注や契約を管理するために派遣管理ツールを導入する企業も多くあります。 派遣管理ツールでは、派遣の依頼や契約管理、勤怠管理、請求などを一括で管理できます。多くの派遣社員がいる企業では、企業独自でツールを開発していることもあります。

派遣管理ツールは、派遣会社側と派遣先の双方で導入し、一元管理をしていきます。派遣管理デスクサービスとの大きな違いとしては、派遣管理ツールはあくまでもツールであるため、運用は自社で行います。派遣管理デスクは、派遣管理ツールの運用を含め、ツールがカバーできない業務も依頼することが可能です。

例えば、派遣管理ツールだけの導入の場合、現場担当者のアカウント発行や使い方の説明、発注ルール徹底なども自社で行う必要があります。派遣管理デスクサービスを導入した場合、派遣管理ツールの運用サポートから現場や人材派遣会社とのやり取り等を含めサポートしてもらえます。

MSP(マネージドサービスプロバイダー)との違い

人材領域におけるMSPとは、外部人材の管理や適切なベンダーのコントロール、ベンダーのパフォーマンス評価などを行うサービスです。

対象は人材派遣に限らず、個人事業主や業務委託なども含まれてきます。また、日本国内だけに限らず外国にある支社なども管理対象になる場合もあります。

一方、派遣管理デスクは、派遣社員に特化しています。個人事業主やアウトソーサーなどの契約管理も含めてサポートを希望する場合は、MSPを検討するほうがよいでしょう。

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派遣管理デスクのメリットとデメリット

派遣管理デスクのメリットとデメリットを解説します。

メリット

派遣管理デスクサービスを導入する企業の導入理由は、主に以下の3つのメリットが得られるためです。

管理工数の削減

管理工数の削減は大きなメリットです。派遣社員の人数が増えると、事務的作業も増え、また取引のある人材派遣会社も増える傾向にあるため、コミュニケーションコストも膨れ上がります。この煩雑になりやすい管理業務をアウトソースできるため、担当者の負担を軽減できます。

派遣社員という外部人材の個人情報を取り扱うため、担当者には慎重な対応が求められます。ひとつひとつの作業は小さくても量が多いため、業務負荷は周囲が考えるより大きいものです。担当者の負荷を調整することで、社員にしかできない業務に集中できる環境が整います。

【一例】ひとりの派遣社員を受け入れるときに発生する業務
  • 人材派遣会社に発注
  • 職場見学の日程設定と対応
  • 個別契約書の締結
  • 派遣先管理台帳の作成
  • 抵触日の管理と通知書の発行
  • 社会保険加入の確認
  • 受け入れの準備(ID発行やPCの用意など)
  • 更新確認対応
  • 勤怠管理
  • 請求書対応

調達力向上と定着率UP

派遣管理デスクは、人材派遣会社の管理も一元的に行います。発注案件に対する情報提供や質問への回答など各派遣会社と細かい連携と取りながら、スピーディーによい人材の確保に努めます。

人材派遣会社との情報連携は定着率に関わってきます。どのような人材が適しているのか認識を丁寧に合わせることで、ポジションにマッチした人材が派遣される可能性が高くなります。すぐに契約終了しまった場合でも、その原因を見極め、派遣会社に気を付けるべき点を伝えることで、人選の精度を向上させることも可能です。

また、各派遣会社の紹介状況やコストの可視化などパフォーマンス分析を行うことで、より効率的・適切に人材派遣サービスを活用できるようにサポートしてくれます。

労働関連法に即した派遣サービス利用ができる

派遣スタッフを受け入れるにあたり、派遣法、労働基準法、男女雇用機会均等法、労働安全衛生法など、様々な労働関連法を遵守する必要があります。

中でも派遣法は幾度となく改正され、その内容は派遣会社だけに影響するものではなく、労働者保護の観点から派遣先企業にも関わるものもありました。

派遣先には以下のような講ずべき措置が求められています。

  1. 労働者派遣契約に関する措置
  2. 適正な派遣就業の確保等のための措置
  3. 派遣先による均衡待遇の確保
  4. 派遣先の事業所単位の派遣期間の制限の適切な運用
  5. 派遣労働者個人単位の期間制限の適切な運用
  6. 派遣労働者の雇用の努力義務
  7. 派遣先での常用労働者(いわゆる「正社員」)化の推進
  8. 離職した労働者についての労働者派遣の役務の提供の受入れの禁止
  9. 派遣先責任者の選任
  10. 派遣先管理台帳の作成、記載、保存及び記載事項の通知

適切な派遣サービスの利用には、派遣法に関する知識が必要不可欠です。複雑になっている派遣法の対応は、担当者にとっても頭の痛い問題です。 派遣管理デスク担当者は派遣法に精通しているため、コンプライアンス対策についても手厚くサポートしてくれます。タイムリーに助言をくれて、相談できる相手が身近にいることは、担当者にとっても安心できる環境といえます。

デメリット

派遣管理デスクの導入にはデメリットもあります。サービスの利用を検討する際は、デメリットも把握しておく必要があります。

派遣管理デスクは委託。コストがかかる

派遣管理デスクサービスを導入する場合、導入コストが必要です。ただし、導入コストの幅は提供する会社によって大きく異なります。派遣管理デスク担当者の人件費を含めた場合もあれば、諸条件を追加することで運用に必要な備品の提供(自社内であれば、デスクやPC、携帯電話など)だけの場合もあります。

派遣サービス利用に関するノウハウが蓄積されにくい

派遣社員の管理を外部に委託することで、社内の人材に人材派遣に関するノウハウが蓄積されにくくなります。回避方法としては、委託時にフローを整備してもらい、マニュアル化しておくことです。

情報漏洩などのセキュリティリスク

派遣管理デスクの担当者は、派遣社員の個人情報や企業情報に触れることになります。自社の業務を委託するため、情報漏洩リスクはゼロとはいきません。情報管理に対し高い意識で取り組む業者を選ぶことは大前提として、派遣管理デスクの担当者がアクセスできる情報をあらかじめ決めておくことも大切です。

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派遣管理デスクが対応する業務

派遣管理デスクが対応する業務の一例をご紹介します。

人材派遣の依頼

  • 依頼元部門に要望ヒアリング
  • 各派遣会社への依頼
  • 派遣会社からの質問への回答と人事または現場への確認
  • 紹介された派遣スタッフのキャリアシートのチェック
  • 派遣管理ツールへの登録作業

など

職場見学

  • 日程の調整(派遣会社と現場担当者に対して)
  • 当日のフローや注意事項を依頼元部門に説明
  • 当日のアテンド
  • 職場見学後の質問対応
  • 派遣会社への最終確認

など

契約の手続き・管理

  • 契約に必要な情報の授受
  • 個別契約書の締結
  • 抵触日通知書の送付
  • 派遣管理台帳の整備
  • 派遣管理ツールの更新
  • 社保加入の確認
  • 基本契約書、覚書の締結フォロー
  • 36協定の確認

など

勤怠・請求書の処理

  • 勤怠承認状況の確認
  • 各派遣会社からの請求書チェック、処理
  • 派遣料金の集計や分析 など

など

派遣社員の就業

  • 更新確認の対応
  • 派遣管理ツールの処理
  • 派遣社員からの苦情処理サポート
  • 指揮命令者や派遣先責任者からの質問対応

など

その他

  • コンプライアンス関連対応
  • トラブル対応
  • 人材派遣会社の開拓
  • 事業所抵触日の延長サポート

など

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派遣管理デスクの導入に適している企業

派遣管理デスクは、すべての企業に適したサービスではありません。費用対効果などを鑑み、導入を検討する必要があります。派遣管理デスクの導入が適している企業について解説します。

多くの派遣スタッフが在籍している

派遣スタッフが数十人以上いる場合、派遣管理デスクの利用を検討してみましょう。

在籍している派遣スタッフは、すべて同一の派遣会社の所属であるケースは稀です。通常は、複数の派遣会社から派遣スタッフを受け入れています。そのため、派遣社員個別の対応のほかに、それぞれの派遣会社に対しての対応もでてきます。同じようなことを何度も伝えなければいけない工数や派遣会社ごとに異なるフローは、ひとつずつみれば小さな業務ですが、膨大になりやすい傾向にあります。

このような管理工数を引き受けてもらえるため、担当者は業績に直結する業務に集中できる環境や新たな業務に就くことが可能になります。

多数の拠点で派遣サービスを利用している

全国展開しているなど多拠点で活動をしている企業では、各地に派遣スタッフが在籍していることがあります。それぞれの拠点で働いている派遣スタッフ数にもバラツキがあり、1名だけいる、といったケースもあるでしょう。

その場合、現場担当者が派遣スタッフの管理も兼務することになり、本業に支障をきたす可能性があります。また現場担当者が専門的な知識を持っていないと、適切な職場環境を維持できなかったり、派遣契約や抵触日の管理が曖昧になるリスクもあります。

派遣管理デスクが入ることで、派遣管理業務が一元管理できるので、可視化しやすくなり、ガバナンスの強化に繋がります。

人事担当者が不足している

派遣スタッフの管理は人事担当者が行うケースが多く見られますが、人事担当者の業務は採用から社員研修、労務管理、人事戦略など幅広く個人情報の取り扱いも多いため、慎重な対応を求められます。

人事担当者がそもそも不足している場合、派遣管理デスクは大きな助けになります。派遣法に沿った対応を、業務に精通している人材が行うため、人材派遣サービスをスムーズに利用することが可能です。

【資料】マンパワーグループの派遣管理デスク

マンパワーグループは、派遣管理デスクサービスの提供を行っています。 さまざまな業種の企業での実績があり、課題に合わせたサービスを提供しています。下記より詳しい資料をダウンロードいただけます。
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派遣管理デスクの導入事例

派遣管理デスクの導入事例を3つご紹介します。

化粧品メーカー

約200名の派遣社員が常時就業しており、人事担当者が1名で対応していました。 社員の業務量を軽減するのと度重なる派遣法の改正に適切な対応を目的に、派遣管理デスクの導入を決定。

社内文化やフローを考慮した、必要な人材をタイムリーに確保できる体制を構築。派遣会社との交渉や法対応なども安心して依頼できるため、サービス利用も3年目に入っています。

製薬関連

コスト適正化とサプライヤーのパフォーマンス不良を課題に抱えている企業での導入事例です。派遣管理デスクを導入し、依頼する人材派遣会社のパフォーマンス分析と見直しを実施、市場価格をベンチマークとした料金表を作成してもらうことになりました。

安定した人材の調達はもちろんのこと、年間を通して約8%のコスト削減を実現。また、派遣法に即したガイドラインを設定し、現場へ周知徹底することで、コンプライアンスリスクにも備えることができています。

外資系メーカー

全国に約1500名の派遣社員が在籍しており、現場にかなりの管理工数がかかるような状況でした。 まずは都内の事務系100名の派遣社員の管理から派遣管理デスクを導入し、効果を実感できたところで、段階的に全国の製造系業務や販売職にも拡大。

契約管理や請求書の処理などの現場負担軽減だけではなく、派遣契約の実態調査も行ってもらい、現状を可視化し、適切なサービス利用に向けての改善提案を受けています。また、自社の勤怠システムと派遣管理システムの連携対応を行ってもらうことで、効率化も図れるようになりました。

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まとめ

派遣管理デスクは、担当者の業務負荷軽減と派遣法に即した人材派遣サービスの利用に大きなメリットがあります。 目まぐるしい社会変化が起きている昨今、企業も顧客ニーズに応えるため、柔軟に組織を変えていく必要があります。その流れで派遣サービスや業務委託など外部人材に業務を担ってもらう機会も増えることでしょう。

自社の社員ではありませんが、管理が不要というわけではありません。適切なサービス利用のために派遣デスクサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール

マンパワーグループ株式会社

マンパワーグループ株式会社

世界70カ国・地域にオフィスを持ち、ワールドワイドに展開している人材サービスのグローバルカンパニー、ManpowerGroupの100%出資の日本法人。

リクルーティング、評価、研修、人材育成、キャリアマネジメント、アウトソーシング、人材コンサルティングなど、人材に関するあらゆるソリューションを世界的なネットワークで展開する総合人材サービス会社。

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