アウトソーシングとは？メリットを引き出す導入ステップを解説

アウトソーシングとは？

アウトソーシング（業務委託）とは、社内で行っていた業務の一部または全部を、外部の専門企業や社外人材に委託して実行することをいいます。

企業がアウトソーシングを活用する理由は、企業規模や状況によって異なります。
「会社規模の拡大によりノンコア業務が増加したため、コア業務に集中するための体制を強化したい」「期間限定のキャンペーン活動を実施したいが、既存人員での対応は難しい」など、様々な理由で導入されています。

経営の多角化や市場競争の激化、働き方改革の浸透などにより、企業は売上や利益の増大だけでなく、業務効率化やコスト削減も求められています。すべての業務を自社で対応するのではなく、積極的に外部リソースを活用することで、生産性向上やコスト削減が期待でき、企業の業績向上につながります。

アウトソーシングと人材派遣の違いとは

アウトソーシングと同様に、人材派遣も代表的な外部リソースの活用法です。アウトソーシングと人材派遣の違いについては、「アウトソーシングと人材派遣の違い│それぞれに適した活用シーンを知る」で解説しています。

なお、人材派遣のサービス活用についてさらに知りたい方は、「【企業向け】人材派遣のメリット・デメリットをわかりやすく解説」もご覧ください。

アウトソーシングが活用されている業務例

アウトソーシングは、さまざまな業務で活用されています。その一例をご紹介します。

アウトソーシングの種類

アウトソーシングは、委託する業務の内容などによりいくつかの種類に分類されます。

BPO

「ビジネスプロセスアウトソーシング（Business Process Outsourcing）」の略で、 社内業務の一部または全部を外部の専門会社に一括で委託するものです。

総務や経理などのノンコア業務とされるものや、自社にノウハウがない業務が対象となり、それぞれの専門領域を持った事業者に業務を委託します。

また、広義のBPOのなかでも、よくアウトソーシングされる分野については、さらに細分化された呼称で呼ばれることもあります。

KPO

「ナレッジ・プロセス・アウトソーシング（Knowledge Process Outsourcing）」の略で、情報の分析を中心とした知的業務処理を、社外に委託することをいいます。

欧米企業を中心に広がっている形態で、さまざまなデータの収集や調査、分析から、その会社の経営判断にかかわる高度な戦略立案や提言を行います。

オフショアアウトソーシング

オフショアアウトソーシング（Offshore Outsourcing）は、一部業務を海外など距離的に離れた地域に委託する手法をいい、特にIT関連のシステム開発などでよく行われてきたものです。人件費が日本より安い海外で業務を行うことでコストダウンを図ることを主な目的とします。

海外などの遠隔地に委託するオフショアアウトソーシングに対して、国内の地方など比較的近い場所に委託することをニアショアアウトソーシングといいます。

コ・ソーシング

コ・ソーシング（Co-sourcing）は、発注企業と受託企業が、共同で業務に取り組む形態のアウトソーシングをいいます。
発注側は自社の社員が業務に参加することで受注側の持っている専門知識やノウハウを習得することができる点、受注側は事業の成功によって追加的な利益を受けられる点が、それぞれのメリットです。

マルチソーシング

マルチソーシング（Multi-sourcing）とは、業務分野ごとに適した受託企業を選び、複数の受託企業と契約を結ぶ形態をいいます。

内製も含めて最適な委託先を業務ごとに検討することで、丸投げによる管理低下など、アウトソーシングで起こりやすい問題に陥りにくい手法とされています。

クラウドソーシング

クラウドソーシング（Crowd-sourcing）とは、企業が自社業務を不特定多数の人に業務委託する形態をいいます。一般的には、発注者がインターネットを介して、自社がアウトソーシングしたい業務の応募者を募り、その応募者の中から委託先を選定するものです。

仲介を行うインターネット上のプラットホームも増えてきており、必要なときに気軽に依頼しやすい環境が整ってきたことから、活用を検討する企業が多くなっています。

アウトソーシングのメリット

企業がアウトソーシングをする理由は、主に「業務品質と効率の向上」「コスト削減」「人員リソースの最適化」の３点に分類できます。

これまでは、コストダウンや投資リスクの軽減を目的としたアウトソーシングが中心的でしたが、近年では外部の専門技術を積極的に活用することで経営基盤を強化していく戦略的なアウトソーシングが広がっています。

業務品質と効率の向上

コア業務への集中とコアコンピタンス強化

アウトソーシングで業務を外部に委託すれば、従業員はその分の工数を減らし、得た浮いた時間をコア業務（売り上げ・利益を直接生み出す業務や戦略立案など）に集中させることができます。

これにより、競争優位を築くための源泉であるコアコンピタンス（他社に真似できない独自の優れた能力）を強化しやすくなります。

社外の専門的知見や技術力の活用

アウトソーサー（アウトソーシングを受託する企業）は、当該分野の優れた知識・経験を保有しています。これらを活用することで、自社だけでは実現困難な優れた品質・サービスが提供でき、ノウハウを学ぶことができます。

また、アウトソーサーの多くは迅速かつ効率的に業務に対応することにたけている場合が多く、効率的に業務に対応することができます。

コスト削減

固定費の変動費化

社員の場合、業務量や売上等に比例して人件費を変動させることが難しいですが、アウトソーシングの場合は、変動を加味した委託費での契約が可能なため、結果的にコストを削減しやすくなります。また、業務を委託する期間のみの支払いである点もコスト削減につながります。

投資のリスク抑制

アウトソーシングは、新たな設備の導入を必要としないため、設備導入に伴う初期投資やメンテナンスなどにまつわるプロセスやコストの抑制が可能です。また、設備の老朽化リスクを防止することができます。

人員リソースの最適化

業務の管理工数低減

アウトソーシングで業務を外部に委託する際、業務フローの見直しなどを行うことで業務を単純化できることがあります。手掛ける業務が単純化されれば、管理がしやすくなります。

人材不足の解消

若年労働人口の減少による人材不足に対応するため、アウトソーシングを戦略的に活用する企業も増えています。

アウトソーシングのデメリット

アウトソーシングで、人員のスリム化や業務効率化ができていても、外注費（委託費）は発生します。

単純に「発生する外注費が、削減された人件費より少ない」ことが、必ずしも効果があることを表しているわけではなく、具体的な状況を勘案して判断する必要があります。

このように、適正コストなのか否かの判断が難しいことが、アウトソーシング導入にあたっての懸念点となります。

他にも、業務の遂行やセキュリティ面などでデメリットとなりうる懸念点があるので、それぞれの対策も踏まえて解説します。

適性コストの判断が難しい

アウトソーシングによる費用削減は、アウトソーサーの設備や人員などのリソースを他社とシェアすることで実現しているという側面があります。

自社の基準で品質やセキュリティ等を担保するために、アウトソーサー側が独自にリソースを準備する必要がある場合には、その費用が委託料金に反映されてきます。

すべてを自社で行う場合のシミュレーション価格からどの程度費用対効果が出れば適正価格なのか、必要最低限の対応を行う場合の相場価格を基準に判断するのではなく、総合的に判断する必要があるでしょう。

ノウハウや状況のブラックボックス化

アウトソーシングにより社内の実務担当者が不在になります。当該プロセスをアウトソースした背景や目的を理解している人も次第にいなくなり、引継ぎが十分になされず、業務がブラックボックス化してしまうリスクがあります。

業務を再度内製化する可能性なども鑑み、フローチャートなどの仕様書や運用手順書といった業務が可視化されているアウトプットの保管や、状況把握ができるよう定例での報告会の設定など、状況把握のための手段を確保しておきましょう。

また、社内での業務と比較して、頻繁なコミュニケーションが取りにくくなり、業務の状況把握が困難になる懸念があります。アウトソーサーに業務を任せることになるため、業務内容の度重なる変更なども難しくなります。

委託前の業務プロセスの確立をきちんとしておくことはもちろん、業務状況の管理方法などを双方で確認しておき、事業者へ丸投げとなる状況を未然に防ぐようにしましょう。

セキュリティに関するリスク

人事や経理業務などをアウトソーシングする際、社員の個人情報や会計情報など、企業の機密情報を外部に預けることになります。商品カタログの制作を委託する場合には、新製品情報を事前に伝えることもあります。

機密情報が漏洩した場合、基本的には発注元企業が責任を問われます。情報漏洩を防止するために、あらかじめセキュリティ管理体制の構築をする必要があります。具体的には、責任者を明確にした組織体制の構築、情報セキュリティルールの策定、情報アクセスへのログ管理や持ち出し情報の管理などが挙げられます。

セキュリティ対策が必ずしも委託企業と委託先で同じレベルで行われているとは限らないため、委託契約を結ぶ前にはセキュリティ対策のレベルを充分に確認する必要があります。

アウトソーサーの選定にあたっては、社外認証の有無やほかの取引先との業務実績などを通じて、セキュリティ保護体制や作業品質を十分に確認し、基準を満たした事業者を選定しましょう。

また、アウトソーシングする際にはサービスレベルについての合意書（SLA：Service Level Agreement）の締結を推奨します。SLAでは、必要な機能や品質の水準を客観的かつ定量的な数値で表し、測定方法なども定義します。発注企業にとって、アウトソーサーの業務品質を明確化できるメリットがあります。

アウトソーシングに向いている業務

過去には、アウトソーシングは開発関連の業務の外部委託を指す場合が多かったのですが、現在ではその対応業務も広がっており、給与計算、経理、営業、各種申請や手続きなど、さまざまな部署の幅広い業務でアウトソーシングが活用されるようになっています。

人事領域での業務アウトソーシングに限れば、マンパワーグループが2022年4月に企業の人事担当者に対して実施した「人事・採用業務におけるアウトソーシング活用の状況」に関する調査では、人事担当者がアウトソーシングしている担当業務のうち「ストレスチェック」の割合が最も高く、「給与(賞与)計算業務」「社会保険の手続き」「社員教育・研修」と続いています。

関連調査データ
約7割がアウトソーシングしている人事・採用業務、そのメリット・デメリットとは？

事務

受付業務や受発注業務、事務処理センターなどのアウトソーシングです。「作業量が多く事務員が足りない」や「事務員が退職してしまって業務が追い付かない」などの課題がある企業に向いています。

総務のアウトソーシングでは、受付、メールルーム、文書管理、ファシリティ管理、防災関連、その他庶務（備品管理、名刺発注、車両管理、慶弔関連、会議室管理）など広範な業務をアウトソーシング可能です。これにより、大きなコスト削減が期待できます。

また、採用から退職まで煩雑な手続きの多い人事・採用業務や、多くのサプライヤーの情報を管理しなければならない調達・購買業務なども、アウトソーシング活用の効果が期待できます。

また、人事・総務や財務・経理などグループ内の本業を支える間接部門を一か所に集約し共有することで効率化を図るシェアードサービスという手法も事務業務のアウトソーシングでよく用いられています。

経理

経理業務は、各部門の会計管理を通じて企業経営を支える中核的な業務のひとつです。企業の資金全体の管理を担うため、大量の事務処理や定期的なレポート作成など膨大な業務が発生します。

しかし、経理のコア業務は事業の利益に関する分析や戦略の構築にあり、アウトソーシングはこのコア業務に精鋭社員が注力できる体制づくりへの有力な手段です。

経理のアウトソーシング例には、記帳業務や年末調整、売掛金・買掛金の管理などがあります。事務機能のアウトソーシングと同様、アウトソーシングしたい業務を明確にしておくことが重要です。通常、経費精算やデータ入力などのノンコア業務のアウトソーシングが一般的です。

IT関連

IT業務はアウトソーシングのニーズが高い分野の一つです。企業活動は、いまやIT技術を使わずにはまわりません。

優秀なIT人材の採用や育成には、相応の時間とコストが必要ですが、アウトソーシングを活用すれば採用・育成にかかる時間やコストを削減することができます。

IT業務のアウトソーシングは、大きくシステムの企画・開発と運用保守に分けられます。企画・開発では、社内業務の流れを把握・整理し、効率向上が図れるようシステムを設計します。運用・保守では、インフラの維持・メンテナンスに加えて、アプリケーションのアップデートや機器類のリプレース対応などを行います。

IT業務では、サイバー攻撃やシステム障害など予測できないトラブルに対して迅速な対応が求められます。休日や夜間を問わず24時間365日起こりうる事象に対応可能な人員配置は、企業内の一部門として対応するには負担が大きいため、アウトソーシングが活用されています。

アウトソーシングに向いていない業務

アウトソーシングに適しているかどうかは、「業務が定型か非定型か」「業務量の大小」の２つの軸で判断していきます。

アウトソーシングに最も向いているのは、定型かつ業務量の多いものです。自社対応からアウトソーシングに切り替えるだけでもコスト削減効果が見込まれますし、より利益を生み出す業務を強化するための人員などのリソースの最適化も可能です。業務の一例として、膨大な事務処理やコンタクトセンター/コールセンターの一次対応などが挙げられます。

どちらかの軸の要素が当てはまらなくても、アウトソーシングが有効に働く可能性があります。業務フローや課題の整理については、依頼前にある程度事前に自社で実施し、把握しておくことが望ましいですが、アウトソーサーの中には、業務の洗い出しや可視化、改善プランの提案なども含めて実施可能な事業者もあるので、相談してみるのもひとつの方法です。

最もアウトソーシングに向いていないのは非定形で業務量が少ない業務です。外部委託では、都度指揮・命令することができないため、業務遂行に多くの判断が求められる場合は適していません。

アウトソーシングの導入ステップ

業務をアウトソーシングするか、それともインソース（内製化）で行うかを考える上で、主要な視点としては以下の項目があります。

アウトソーサーの選定に向けた流れを解説します。

1. コア業務を明確にする

コア業務とは、より自社の売上や利益に直結する業務のことです。

コア業務は企業により異なりますが、顧客と折衝する営業機能や商品開発、広告・販売促進機能などが例として挙げられます。アウトソーシングを検討する前に、あらためて一度コア業務を明確にしておくことをおすすめします。

アウトソーシングのメリットのひとつに、周辺業務を委託することで自分たちが強みとするコア業務に集中できる点がありますが、コア業務を具体的にすることで、委託する業務の候補があがり、またアウトソーシング後に人員などの資源をどう再配置すればいいか見えてきます。

2. アウトソーシングの狙いを明確にする

アウトソーシングを計画していく際は、はじめにアウトソーシング化する目的を明確にする必要があります。そのためには、担当者が日々感じている問題、部門や会社全体としてみたときに課題と感じることなど、現状課題を言語化し一覧化することが大切です。

明確化された課題を解決することで得たいのは、コストの適正化なのか、従業員をコア業務へ集中することなのか、会社が柔軟に変化できるための組織のスリム化なのかなど、アウトソーシングすることで得たいと考える効果を明確にします。目的が明確になった時点で、アウトソーシングしたいと考える業務を数値化・可視化し、外部リソースを使うことで効果が得られるかを検証します。

3. アウトソーシング分野の検討

アウトソーシングする分野を検討するには、業務マッピングを用いて業務の特徴を可視化すると検討しやすくなります。

まず、縦軸を定型or非定型、横軸を業務量の大or小として4つのゾーンを用意します。そして、自社の業務を洗いだしてリスト化し、定型業務と非定型業務に分けます。同時にどの程度の工数がかかるかを算出し、業務マッピングに分類していきましょう。

マッピングができたら次にゾーンごとにアウトソーシングで得たい効果を定数評価します。
評価項目の例としては、効率化、標準化、コア業務への集中、コスト削減などがあります。

ゾーンAでは、効率化5点、標準化5点、コア業務への集中5点、コスト削減5点で総合評価20点、ゾーンBでは効率化5点、標準化5点、コア業務への集中3点、コスト削減3点で総合評価16点というようにゾーンごとに評価点数を設定します。評価を定数化することで、どのゾーンのどの業務をアウトソーシングすれば効果が高いかが一目で把握できます。

「業務が定型か非定型か」「業務量の大小」の２つの軸から分類した各ゾーンの詳細も把握しておくことが重要です。
このようにマッピングして評価を定数化することで、経験や勘に頼らずにアウトソーシング分野を検討することができます。

4. アウトソーサーを選定する

アウトソーシングの委託先をアウトソーサーといいます。アウトソーシングの成否は、アウトソーサーの力によるところが大きいので重要なステップです。

評価のポイントは、アウトソーシングした業務に対応できることを前提とし、実績は十分にあるか、どのようなプロセスで業務を実行してもらえるのか、誰が実行するのか、管理体制はできているか、報告の形態・頻度はどうなっているかなどがあります。

委託費用は安いに越したことはありませんが、費用面だけでアウトソーサーを決めてしまうと、アウトソーシングの本来の狙いを達成できず、かえって費用がかさんでしまったケースもありますので注意しましょう。また、近年特に重要となっている情報セキュリティー体制についてもチェックしておきましょう。

＜事例で紹介＞業務マッピングと評価プロセス

業務集約および外注化のためには、対象業務の選定が重要です。ここでは、業務範囲を決定する際の検討・評価プロセスについてまとめた資料をダウンロードいただけます。

また、実際のシェアードサービス外注化の導入事例として、マンパワーグループによるヘルスケア関連メーカーのアドミ業務の共通化と集約化事例をご紹介しています。

アウトソーシングの活用成功事例

アウトソーシングをうまく経営に取り入れることで、仮に規模が小さくても事業基盤を強化することができます。ここでは、いくつかの活用例を紹介します。

【活用例1】人事・採用業務（保険サービス業）

課題

社歴の中ではじめての新卒採用を行うこととしたが、現状では新卒採用の経験を持つ人材が社内におらず、新卒採用の企画や手法、具体的な進め方などのノウハウが一切ないため、自社単独では新卒採用の実施が難しい状況であった。

アウトソーシングの内容

非常駐（オフサイト）の形態で、以下の採用実務を委託。

• 新卒採用プロセスの構築とスケジュール概要策定
• 人材要件の設定と募集戦略の提案
• 説明会コンテンツの策定と実施時の進行支援
• 面接官指導
• 活動状況の検証と活動詳細の見直し

導入効果

採用プロジェクトのスムーズな立ち上げができ、予定採用数も充足できた。社内で採用ノウハウを得ることができ、次年度以降の自社単独活動が可能になった。

【活用例2】事務業務（外資系メーカー）

課題

各部署に専属のアドミニストレーション担当者が配置され、その多くを派遣社員が担当していたが、ビジネスが拡大しているにもかかわらず、グローバル方針により外部リソース（契約社員、派遣社員）の削減をする必要があった。社員増加に伴ってオフィススペースも逼迫していた。

アウトソーシングの内容

• 間接業務の運用統一のための事務集中センターの設立
• オンサイト（常駐）とオフサイトの組み合わせ運営による効率化

導入効果

各部門に共通する業務の標準化が行われたことで業務効率化が実現された。一部業務をオフサイトセンターへ移行したことで、オフィススペースの問題を解決した。

その後も、業務から例外事項をできるだけ排除することで他部門の同一業務と集約したり、オフサイトへ移行可能なサービスを拡張したりと、引き続き効率化を進めている。

アウトソーシングの戦略的な活用が企業価値を高める

アウトソーシング市場は年々拡大しており、企業のアウトソーシングに対するニーズが堅調に推移することが見込まれています。

経営環境が目まぐるしく変わる昨今、企業が製品やサービスの向上を図るには、自社資源だけでは限界があります。アウトソーシングを上手に活用すれば、自社の資源だけでは困難だった業務品質の向上、業務効率化を早期に実現できます。また、企業戦略において、アウトソーシングは単なるコスト削減の手段ではなく、企業間提携と同様に優先度の高い選択肢の一つとなるでしょう。

まずは、アウトソーシングを検討すること自体が、企業戦略や自社の業務プロセスを見直すきっかけになります。アウトソーシングは、前提として「コア業務とノンコア業務が何であるのか」を社内で仕分けることが必要になり、コア業務をあらためて定義することは、すなわち他社との差別化が明確化されることであり、自社の戦略構築の手掛かりともなり得るものです。

アウトソーシングを戦略的に活用していくことは企業規模の大小にかかわらず、企業価値を高める効果的な手段といえるでしょう。