専門事務
- 業界
- 製薬
- 従業員人数
- 約100人
- エリア
- 東海
- 業務内容
- マーケティングアシスタント
- 特徴
- 外資系、小規模組織
派遣利用の背景
業務拡大に伴い、部門のアドミ業務を担う人材が必要
同社では、業務拡大や社内体制の変更に伴い、マーケティング関連部門のアドミ業務を担う人材が必要となりました。
一から業務を教育する余力が限られていたため、これまでの実務経験を活かし、早い段階から業務に対応できる人材が求められていました。
主な課題
- 社員がコア業務に集中できるようサポートが必要
- 教育工数がかけられないため、経験者がほしい
- ヘッドカウントの問題で新規採用が厳しい
人材派遣利用の決め手
同社では、新規ポジションとして人材を配置する必要があった一方で、予算やヘッドカウントの制約から正社員採用での対応は難しい状況でした。そのため、必要な期間・業務範囲に応じて人材を確保できる人材派遣が、現実的な選択肢となりました。
必要としていたのは、部門業務を支えるアドミ・アシスタント人材です。こうした業務に必要な実務経験・スキルを持つ人材は、派遣であれば比較的見つけやすいと考えられました。
契約の概要
派遣契約の内容
- 勤務日：週5日
- 勤務時間：9:00～17:30
- 契約期間：長期前提
- 勤務形態：ハイブリッド勤務（在宅勤務あり）
- 所属部署：マーケティング・営業関連部署
派遣スタッフへの依頼業務
- 資料やデータ管理、ファイル整理
- 発注・請求処理、データ取得、契約書関連の準備・申請
- 会議・研修の設定、議事録作成、研修運営に伴う進捗管理
- Webサイトの更新、問い合わせ対応など
派遣したスタッフのスキル・経験
- アドミ・アシスタント業務の実務経験
- ExcelやPowerPointを使用した資料作成や情報管理のスキル
- 資料管理や情報入力など、複数の業務を正確に進める対応力
- 不明点を周囲へ確認しながら業務を進められるコミュニケーション力と柔軟性
マッチングのポイント
今回のマッチングでは、アドミ・アシスタント業務の実務経験と、自律的に業務を行える姿勢を重視しました。
当初、現場が求める人材要件の水準は高く、すべての条件を満たす人材を紹介するには時間を要することが予想されました。
そのため、人事担当者と相談しながら現場とも認識を合わせ、業務上特に重視すべき経験・スキルの優先順位を整理。その結果、必要な経験・スキルを備えた希望に合う人材を、スピーディーに紹介することができました。
導入による成果
派遣スタッフは、アドミ・アシスタント業務に必要な実務経験と基本的なスキルを備えていたため、新規ポジションでありながらもスムーズに業務へ入り、順調に就業を続けています。
前任者からの引き継ぎがない新規ポジションでは、業務の進め方や確認先が明確でないことが不安につながりやすいものです。今回は、配属先の現場責任者が派遣スタッフの業務範囲を整理し、日々の業務を管理する体制を整えたことで、安心して業務に取り組める環境が生まれました。
加えて、就業後も当社が継続的にフォローを行ったことで、安定した就業と定着につながっています。
管理職・人事視点でのポイント
- 現場の要望が高い場合も、派遣市場を知る派遣会社と連携することで、実現可能な人材要件に整理し、条件に合う人材を早期に確保しやすい
- 派遣会社は多くの登録者を抱えているため、特にアドミ・アシスタント業務では、条件に合う人材を早期に見つけやすい。
