バックグラウンドチェックの基本と注意点｜採用担当者が押さえるべきリスク管理

バックグラウンドチェックとは、候補者の学歴や人物像・コンプライアンス上の問題の有無などを面接などとは別に確認する事実確認プロセスのことです。面接と書類だけでは見分けにくい本人の実態を採用前に確認でき、採用リスクを慎重に見極めたい場面で検討される手法のひとつです。

一方で、バックグラウンドチェックは何でも調べてよいわけではなく、個人情報保護法や職業安定法など、関連法令に基づいた厳格な運用が求められます。

運用を誤れば、法令違反だけでなく、就職差別、企業ブランドの毀損など、様々なリスクに直結するため注意が必要です。

本記事では、バックグラウンドチェックの基本から、確認できる範囲や実施手順など、採用担当者が押さえておくべきポイントを解説します。

バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、採用選考の過程にて、候補者に以下のような状況が発生していないかを事前に確認するためのリスク確認です。

バックグラウンドチェックは、面接や書類選考だけでは把握しきれない候補者の実態を採用前に確認する目的があります。

中途採用や管理職登用で、会社に損害を与えるようなリスクを抑え、本当に自社に合った人物かを見極めるために活用されています。

しかし、個人のプライバシーに関わる調査のため、法律を正しく理解したうえで適切な手順の実施が重要です。

バックグラウンドチェック実施前の前提条件

ここではバックグラウンドチェック実施前に企業が守らなければならない前提の条件を5つ解説します。

1. 業務上の必要性を明確にする
2. 取得できる情報の範囲を適切に限定する
3. 候補者本人から事前に同意を取得する
4. 採用後に実施する場合の内定取り消しリスクを理解する
5. 公正な採用選考の原則を遵守する

業務上の必要性を明確にする

バックグラウンドチェックを実施する前に、取得する情報がなぜ必要なのか、業務上の理由を明確にしておく必要があります。

職業安定法により、企業が求職者の個人情報を集める際は「業務の目的を達成するために必要な範囲」に限定しなければならないと定められているためです。

もし、必要性が不明確なまま、すべての応募者に対して一律に幅広いバックグラウンドチェックを実施すると、法律に反する恐れがあります。

自社のどの業務で、なぜその候補者の詳しい情報が必要になるのか、会社内で実施前に明確な理由付けを定義しておきましょう。

取得できる情報の範囲には気を付ける

業務上の必要性が認められた場合でも、職業安定法に基づく指針により、以下の情報は収集が原則として禁止されています。

これらの情報は、たとえ候補者本人が同意しても、採用選考の目的での収集は原則として認められていません。例外的に認められる場合も、業務との関連性が明確であり、かつ必要最小限の範囲に限られます。

調査会社に依頼する場合でも、これらの禁止されている情報が含まれないよう、事前に調査項目の範囲を指定しましょう。

本人に同意をとる

バックグラウンドチェックは個人情報を取り扱う行為のため、実施前に必ず候補者本人から書面等による明確な同意を得なければいけません。

個人情報保護法では、不正な手段による個人情報の取得や、本人の同意なく調査会社などの第三者へ個人データを提供する行為は違法とされています。

同意取得の際には、本人に対して以下の内容を明示する必要があります。

候補者が調査の内容や目的を正しく理解したうえで同意するプロセスを設けることで、後のトラブルを未然に防げるでしょう。

バックグラウンドチェックによる内定取り消しは厳しく制限される

内定取り消しは、内定通知の時点で労働契約が成立したとみなされるため、企業が一方的に合意を取り消す行為は無効と判断される可能性が高くなります。

一方で、以下のようなやむを得ない事情があれば、例外として内定取り消しが認められるケースもあります。

最高裁は過去に、内定取り消しが正当とされるのは「採用内定当時に知るすべがない、かつ知ることも期待できなかった客観的・合理的な事情がある場合」に限られると示しています。

そのため、バックグラウンドチェックは内定後ではなく、最終判断の前に実施されるのが一般的です。

また、前述のとおり、バックグラウンドチェックは候補者本人の同意を前提としており、同意なく取得した情報を採用判断に用いることはできないため、実施タイミングと手続の双方を踏まえた適切な運用が求められます。

参考：労働基準判例検索-全情報

公正な採用選考の原則を遵守する

厚生労働省が定めている「公正な採用選考の基本」を守ったうえでバックグラウンドチェックを実施しましょう。

公正な採用選考の基本では、採用選考は応募者の「適性」と「能力」のみを判断基準とするのが基本とされています。

家族の職業や出身地、思想・信条など、本人の努力では変えられない内容や、業務との関連性がない事柄を調査して合否の判断に用いる行為は、就職差別に当たります。

参考：公正な採用選考の基本｜厚生労働省

バックグラウンドチェックで確認可能な範囲と法的制約

バックグラウンドチェックではさまざまな経歴を確認できますが、自由に何でも調べてよいわけではありません。

「取得目的の合理性」「業務上の必要性」「適切な方法」「本人の同意」の4つが揃って初めて実施ができます。

とくに、過度な調査はプライバシー侵害や不当な就職差別とみなされるリスクがあるため、確認内容は必要最小限にとどめなければなりません。

ここでは、バックグラウンドチェックで確認可能な範囲と法的制約について解説します。

• 学歴・資格
• 過去の職歴
• 勤務態度
• 反社会的勢力とのつながり

学歴・資格

学歴・保有免許の確認では、履歴書に記載された出身大学や学位、卒業年度が事実か、また業務遂行に必要な資格を実際に保有しているかを照合します。

多くの場合、候補者本人にお願いして、以下のような公的な書類を提出してもらう方法で事実確認を実施します。

大学などの教育機関へ直接問い合わせる場合は、個人情報保護の観点から候補者本人の明確な同意が必要です。

本人の同意がない状態で教育機関に照会すると、不当に個人情報を取得したとして違法となる可能性があるため注意しましょう。

過去の職歴

過去の経歴の調査では、以下のような実際の就業履歴が、提出された職務経歴書の記載と一致しているかを確認します。

入社後のミスマッチや、役職を偽るような重大な経歴詐称を未然に防ぐために行われます。

一方で、現職中の応募者の場合、確認が転職活動の発覚につながるリスクがあるため、職歴照会は必ず本人の承諾を得たうえで実施しなければいけません。

本人の同意なしに前職企業へ在籍確認を実施する行為は、候補者との信頼関係を損ねるだけでなく、法的な問題に発展する可能性もあるため、正しい手順を踏む必要があります。

勤務態度

勤務態度の確認は、以下のような書類や面接では表れにくい実務上の適性の把握を目的としています。

この項目は、リファレンスチェックの側面が強く、基本的には候補者が自ら指定した推薦者から情報を得る形式が一般的です。

候補者が信頼して推薦した人物に話を聞くことで、プライバシーを不当に侵害するリスクを最小限に抑えられます。

応募者に無断で前職の関係者に聞き取り調査を実施する行為は、情報の正確性が保証されないだけでなく、本人のプライバシーを侵害するおそれがあるため、避けましょう。

反社会的勢力とのつながり

候補者が暴力団・特殊詐欺グループなど反社会的勢力と直接的、または間接的な関わりを持っていないかについて、公開情報やデータベースを基に行う確認です。

各都道府県の暴力団排除条例では反社会的勢力との関与は禁じられており、採用後に関係が発覚した場合、企業の信用や事業運営に影響が及ぶ可能性があります。

ただし、同姓同名の別人に関する情報を誤認するリスクも存在するため、調査結果には慎重な照合が必要です。

取得してはならない情報と特に慎重な取り扱いが求められる情報

採用選考においては、入手してはならない内容や、取り扱いに慎重になるべき情報が存在します。バックグラウンドチェックであっても、許容される情報の範囲を超えて取得・利用が認められるわけではありません。

また、インターネット上で見られる情報であっても、公開されているから取得してよいわけではありません。

選考の過程では、意図せずセンシティブな情報に触れてしまう場合があります。しかし、積極的に取得したわけではないから問題ないとはならず、収集・利用のいずれもが法的・倫理的なトラブルに直結するため注意が必要です。

以下の情報領域は、法的制約や就職差別との関係から、特に取り扱いに注意が必要とされています。

• 思想・信条
• 家族・出自に関する情報
• 犯罪歴・民事訴訟歴
• SNS上の情報

思想・信条

「思想・信条」に関する情報の調査や把握、および利用は、就職差別につながるおそれがあるため不適切とされています。

仮に、候補者がネット上などでこうした情報を公開していても、その内容を採用判断に用いるのは問題となります。

家族・出自

候補者の国籍や本籍地、家族の職業、実家の資産状況などは、本人の仕事の能力や適性とは関係がないため、バックグラウンドチェックにて調査してはいけません。

家族・出自に関する情報を意図的に集める行為は、就職差別を引き起こす直接的な原因となります。

具体的には、以下のような情報をバックグラウンドチェックで調べるのは不適切です。

犯罪歴・民事訴訟

犯罪歴は、個人情報保護法第2条第3項にて「要配慮個人情報」に分類されており、その取り扱いには注意が求められます。

犯罪歴に関する公的なデータベースは一般企業が自由に参照できるものではなく、採用選考のなかでの網羅的な把握は現実的ではありません。

一方で、仮に候補者本人の同意があっても、業務との関連性が薄い前歴を理由に採否を判断する行為は、不当な扱いとみなされる可能性があります。

さらに、インターネット上の断片的な内容や真偽不明の情報から犯罪歴を把握しようとする行為は、誤認や名誉毀損のリスクが高く、採用判断への利用は慎重に判断すべきです。

SNS

候補者の氏名や連絡先をもとに検索エンジンやSNSで公開情報を調べ、日常的な発言や人物像、炎上リスクを事前に確認しようとするアプローチは一定のニーズがあります。

一方で、SNS上の情報には以下のようなリスクがあるため、その取り扱いには慎重な判断が必要です。

こうした不確かな情報だけを根拠に採否を決定する行為は、誤判断や法的トラブルを招くおそれがあります。公開されている情報であっても、そのまま採用判断の材料とすることには注意が必要です。

バックグラウンドチェックが検討される主なケース

バックグラウンドチェックは、すべての応募者に対して実施するものではありません。

候補者のプライバシーへの配慮や調査にかかるコスト、採用スピードへの影響を総合的に考慮したうえで、職種や役職、想定されるリスクの大きさに応じて実施を慎重に判断しましょう。

ここでは、バックグラウンドチェックが選択肢となる3つのケースを解説します。

• 管理職・役員採用
• 金銭・個人情報を扱う職種
• 採用リスクが高いポジション

管理職・役員採用

経営方針や組織運営に直接的な影響を与える管理職・役員クラスの登用は、採用決定に伴うリスクが高い領域です。

採用ミスが発生した場合、降格や解雇といった人事対応に加え、組織運営への影響や社内調整など、事後対応の負荷も大きくなりやすい傾向があります。

こうした背景から、経歴の整合性や過去のトラブルの有無について、適法な範囲で事実確認を行うことが検討されます。

金銭・個人情報を扱う職種

経理や財務、顧客のシステム管理など、会社のお金や個人情報に直接触れる仕事では、採用時の徹底したリスク管理が重要視されます。

もし、横領などの不正行為や重大な情報漏えいが発生した場合、企業に対して深刻な影響を及ぼすためです。

そのため、過去の職歴や担当業務の内容について、業務上の必要性と適法性を踏まえたうえで、追加の事実確認が検討されます。

採用リスクが高いポジション

特定の国家資格が必要な業務や、高い専門知識が前提となる職種では、経歴や免許に関する事実確認が重要となる場合があります。

専門性が高い場合、履歴書の記載や面接だけでは、スキルの裏付けや経歴の整合性を十分に判断しきれないケースもあるためです。

そのため、業務上の必要性を踏まえたうえで、適法な範囲で追加の事実確認が検討されます。

バックグラウンドチェック利用のデメリットとリスク

バックグラウンドチェックは危険回避のための有効な手段です。しかし、適切に実施をしないとトラブルを発生させる可能性がある点も認識しておく必要があります。

「他社も実施しているから」などの理由で安易に導入する行為は、重大なリスクにつながる可能性もあります。

企業側に発生する3つのデメリット・リスクを十分に理解し、適切な対策を講じたうえでの実施検討が重要です。

• 法令違反・就職差別リスク
• 候補者体験の悪化による採用競争力の低下
• 調査結果の解釈ミスによる誤判断

法令違反・就職差別リスク

職業安定法や個人情報保護法に抵触する形で応募者のデータを収集・利用していた事実が発覚した場合、行政指導や損害賠償請求の対象となる危険性があります。

厚生労働省が就職差別につながるおそれがあると明示している以下のような情報を収集する行為は、採用選考の公正性への疑念を招き、企業の社会的信用を損なう可能性があります。

調査する側が正しい法律の知識を持ち、社労士などの専門家のアドバイスを受けながら、適法性を意識した運用を心がける必要があります。

候補者体験の悪化による採用競争力低下

調査の目的や必要性を十分に説明しないままバックグラウンドチェックを実施すると、候補者に強い不信感を与え、志望度の低下を招くリスクがあります。

不快感を覚えた候補者が選考を自ら辞退するケースも少なくなく、優秀な人材が離脱する事態を招く可能性があります。

また、こうした候補者体験の悪化はSNSや口コミサイトでの評判拡散につながり、採用ブランドへの長期的なダメージとなるリスクもあるでしょう。

調査を導入する際は、候補者の心情に寄り添い、丁寧で誠実なコミュニケーションを通じて説明する努力が必要です。

調査結果の解釈ミスによる誤判断

調査レポートには、同姓同名の別人に関する記録や、インターネット上の真偽不明な情報が混入する可能性があります。

100%の正確性を前提として調査結果を判断するのは危険であり、本来であれば自社にマッチした優秀な人材を誤って排除してしまうリスクもあるため注意が必要です。

調査結果はあくまでも参考情報のひとつとして扱い、面接評価や書類審査と合わせて判断する必要があります。

バックグラウンドチェック実施の流れ

バックグラウンドチェックは一定のコストと手間がかかるため、最終候補者に絞った段階で実施するケースが一般的です。

バックグラウンドチェックの実施手法には、社内で実施する「内製」と、専門の調査会社に依頼する「外注」の2通りがあります。

内製はコストを抑えられる利点がある一方で、事実の真偽判断が難しく、意図せず就職差別につながる情報を取得するリスク管理上の難点があります。

外注はコストが発生しますが、専門的なノウハウと体制に基づく調査のため、適法性と情報精度の担保がしやすいのが特徴です。

実務上では、専門的な知見を活用できる外部の調査会社や専門ツールの活用が主流ですが、実施の最終的な責任は依頼企業にあることは留意する必要があります。

ここでは、外注でバックグラウンドチェックを実施する流れを解説します。

• 候補者へ目的を説明し、同意を取得する
• バックグラウンドチェックの開始
• 調査実施〜レポートを受け取る

候補者へ目的を説明し、同意を取得する

バックグラウンドチェックを始める前には、候補者への丁寧な説明と書面による同意取得を実施します。

説明の際には、以下のバックグラウンドチェックの情報を、候補者が理解できる形で明示するよう求められます。

説明が不十分であったり、無理やり同意を迫ったりすると、候補者に強い不信感を与えてしまい、トラブルの原因となります。

候補者に内容を十分に説明し、同意書などにより同意が取得されたことを確認したうえで調査を実施します。

バックグラウンドチェックの開始

候補者から同意を得られたら、自社の目的に応じて専門の調査会社への依頼や、ツールの利用申請などを実施します。

事前に以下の内容を確認・調整し、適法な範囲での調査となるよう整理しておく必要があります。

依頼時には、履歴書・職務経歴書のデータおよび取得済みの同意書の写しを、セキュリティが確保された環境下で共有します。

調査実施〜レポートを受け取る

調査会社は、データベースの照合や公的記録の確認、前職への在籍状況の照会などを通じて実際の業務を進めます。

調査が完了すると、収集された事実確認の結果やリスクの有無がまとめられた報告書が企業側に納品されます。

人事担当者や経営層は、提出されたレポートの内容と面接評価を総合的に照らし合わせ、最終的な採用判断を下しましょう。

レポートに含まれる内容はあくまで参考情報であり、断片的な記述だけでなく多角的な視点から総合的に判断する運用が適切です。

バックグラウンドチェックに関するよくある質問

ここでは、バックグラウンドチェックについて採用担当者が疑問に感じやすいポイントを解説します。

• 応募者からバックグラウンドチェックを拒否されたらどうする？
• リファレンスチェックとの違いは何か？
• バックグラウンドチェックの外注費用の相場は？

応募者からバックグラウンドチェックを拒否されたらどうする？

候補者が調査を拒否する行為自体は法的に認められた権利であり、現職への発覚リスクに関する懸念やプライバシーの配慮など、背景には正当な理由が存在するケースも多くあります。

承諾を得られなかった場合は、直ちに不採用とするのではなく、拒否の理由を丁寧にヒアリングしたうえで、以下のような代替案を提示する対応が望まれます。

最終的な採否判断は、得られる情報の範囲とポジションの特性を踏まえ、総合的に判断しましょう。

リファレンスチェックとの違いは何か？

バックグラウンドチェックとリファレンスチェックは類似している調査方法ですが、性質と目的が異なります。

実務では、両者を組み合わせて実施する企業も増えています。

事実の正確性を重視したい場合は「バックグラウンドチェック」、第三者からの人物評価に重きを置きたい場合は「リファレンスチェック」を活用するなど使い分けることで、精度の高い採用判断につながります。

バックグラウンドチェックの外注費用の相場は？

調査会社にバックグラウンドチェックを依頼する場合の費用目安は、以下の通りです。

採用活動への影響を最小限に抑えるためにも、内定通知のタイミングより前に調査を完了できるよう、スケジュールに余裕を持って依頼する必要があります。

まとめ

バックグラウンドチェックは、採用リスクを低減するための有効な手段のひとつですが、すべての問題を解決する万能のツールではありません。

実施にあたって企業は個人情報保護法・職業安定法をはじめとする関連法令を遵守し、候補者の同意を必ず取得したうえでの、適法かつ慎重な運用が求められます。

また、バックグラウンドチェックの際には以下の3点が重要です。

自社の採用課題に応じて調査範囲を見極め、費用対効果も踏まえたうえで適切に運用することが求められます。

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