採用予算を決める4つの手段｜費用目安や削減する方法も解説

企業が人材を採用する際、必ず発生するのが「採用予算」です。

採用予算とは、求人広告や人材紹介サービスの利用料、面接官の人件費など、採用活動全体にかかる費用を計画的にまとめたものです。

しかし、多くの採用担当者が「どのように採用予算を立てればよいのかわからない」「毎年予算がオーバーしてしまう」といった悩みを抱えています。

採用予算の立て方を知らないまま採用活動を進めてしまうと、必要以上にコストがかかってしまったり、経営層から予算の承認を得られず採用計画が進まなくなったりするリスクがあります。

こうしたリスクを避けるためにも、採用予算の正しい立て方を理解し、費用対効果を意識した予算配分をおこなうことが重要です。

本記事では、採用予算の基本的な考え方から具体的な計算方法、予算オーバーを防ぐポイントまで解説します。

採用予算とは

「採用予算」とは、企業が人材を採用するために計画する費用の総額を指します。

この採用予算は大きく分けて以下の2つのコストから構成されており、それぞれ性質が異なります。

• 内部コスト:社内で発生する採用関連の費用
• 外部コスト:社外のサービスや業者に支払う費用

適切な採用予算を設定できるかどうかは、採用活動の成功を左右する重要な要素です。

さらに、採用予算は企業の成長戦略を実現するための投資計画でもあるため、経営全体に影響を与える重要な指標となります。

ここでは、採用予算について「内部コスト」と「外部コスト」の両方の観点で解説します。

内部コスト

内部コストとは、採用活動の中で社内にて発生する費用です。

内部コストの具体的な例としては以下のものが挙げられます。

内部コストは社内リソースを活用することで生まれる費用であるため、明細書や請求書として目に見える形で残りにくいという特徴があります。

コストのかかり方を正確に把握することが難しく、予算管理の見落としにつながりやすい点に注意が必要です。

外部コスト

外部コストとは、採用に使用した社外の企業やサービスに対して支払う費用です。

外部コストの具体的な例としては以下のものが挙げられます。

外部コストは請求書や利用料金といった形で明確に確認できるため、内部コストと比べて管理がしやすいです。

採用予算の計算方法

採用予算の総額を算出するには、内部コストと外部コストをすべて合計します。

この金額が採用活動全体にかかる費用の目安になります。

さらに、一人の人材を採用するためにどれだけのコストがかかったのかを知りたい場合は、採用単価を計算しましょう。

採用単価は採用予算を採用人数で割ることで算出できます。

採用単価は採用活動の費用対効果を測る重要な指標として活用が可能です。

定期的にチェックすることで、採用活動が効率的におこなわれているかどうかを客観的に評価できます。

採用費用の目安とは

採用にかかる費用は、新卒採用と中途採用で異なります。

また、企業の規模や業種によっても変動するため、自社に近い条件のデータを参考にすることが重要です。

ここでは、それぞれの採用形態における費用の目安を解説します。

• 中途採用
• 新卒採用

中途採用

リクルート就職みらい研究所が発表した『就職白書2020』によると、2019年度の中途採用における一人あたりの平均採用コストは103.3万円です。

また、マイナビが公開している「中途採用状況調査2025年版(2024年実績)」では、企業全体の採用費用総額は平均650.6万円となっており、前年と比べて20.9万円増加しています。

企業の従業員数別に見ると、転職サイトの求人広告費では中途採用の一人当たりの平均採用コストは以下のとおりです。

企業規模が大きくなるほど採用費用も増加する傾向があり、1,001名以上の企業では50人以下の企業の10倍以上のコストがかかるケースもあります。

参考：就職白書2020｜就職みらい研究所（株式会社リクルート）

中途採用状況調査2025年版（2024年実績）｜株式会社マイナビ

新卒採用

リクルート就職みらい研究所の『就職白書2020』では、新卒採用における一人あたりの平均採用コストは93.6万円となっています。

一方、株式会社マイナビキャリアリサーチLabが発表した「2024年卒企業新卒内定状況調査」では、企業全体の平均採用コストは287.0万円です。

注目すべきは、上場企業と非上場企業で金額の差が見られる点です。実は、上場企業の平均新卒採用費用は917.6万円であるのに対し、非上場企業は233.1万円と約4倍の開きがあります。

上場企業の方が採用費用が多い点については募集人数が多いことや、ブランディングや採用イベントに力を入れていることが影響していると考えられます。

参考：就職白書2020｜就職みらい研究所（株式会社リクルート）

マイナビ2024年卒企業新卒内定状況調査｜株式会社マイナビ

採用費用の決め方を4つの手順で解説

採用費用を適切に設定するためには、計画的なアプローチが重要です。

ここでは、採用費用を決める際の4つの手順を順番に解説していきます。

1. 採用要件・前提条件の整理
2. 採用に至るまでのプロセスを設計する
3. プロセス単位でコストを算出する
4. 投資対効果を考慮する

採用要件・前提条件の整理

採用費用を決める前には、企業の事業計画や人員計画にもとづいて、採用する人材の条件を具体的に定めましょう。

具体的には、採用の際に以下の項目を明確にします。

採用要件が曖昧なままだと、期間が長引いてしまったり、予算が膨らんでしまったりして適切な予算が組めなくなる恐れがあります。

採用活動を全体的にスムーズに進めるためにも、まずは採用要件を明確にしましょう。

採用に至るまでのプロセスを設計する

目標が決まったら、募集から採用決定までの具体的な流れを計画します。

ここでは、必要な工程や使用するシステムなどを網羅的に決めていきます。

具体的には以下の各段階で何を実施するのかを詳しく設計しましょう。

採用プロセスを丁寧に設計することで、コスト算出の精度が高まります。

プロセス単位でコストを算出する

設計した採用プロセスの各段階で発生する費用を一つずつ洗い出し、積み上げていきましょう。

具体的には、以下のように算出していきます。

細かく費用を算出することで、予算の内訳が明確になり、後々の費用対効果の検証もしやすくなります。

また、コストの状況を見ながら柔軟に調整することも大切です。

予算が不足している場合は優先度の低い施策を見直したり、逆に余裕がある場合は、より効果的な手法に追加投資したりすることで、採用活動の質を高められます。

投資対効果を考慮する

採用活動は単なるコストではなく、企業の将来への投資であるという視点を持つことが重要です。

そのため、費用対効果(ROI)を評価し、採用にかけた費用がどれだけのリターンを生み出すのかを確認しましょう。

なお、ROIの計算式は以下の式で算出できます。

具体的な例として、年収500万円の営業職を採用するケースで計算します。

この場合、「ROI=(1,200万円−600万円)÷200万円×100」となり、費用対効果は300%です。

算出された費用対効果をもとに、より効果の高い採用手法に予算を配分したり、次回の採用計画の改善につなげたりできます。

採用予算がオーバーしてしまう3つの原因

採用予算を計画通りに進めたつもりでも、気づいたら予算オーバーしてしまうことがあります。ここでは、採用予算が膨らんでしまう代表的な3つの原因を解説します。

• 採用する人材の基準を高くしすぎている
• 採用手法やツールを必要以上に活用している
• 効果の計測と改善が疎かになっている

採用する人材の基準を高くしすぎている

求める人物像の条件を必要以上に高く設定すると、該当する候補者が見つからず、採用活動が長期化してしまいます。

結果として、求人広告の掲載費用や採用担当者の人件費がかさみ、コストが増大してしまうでしょう。

さらに、市場価値の高い優秀な人材を採用しようとすると、人材紹介を利用した場合の手数料が高額になるなど、一人あたりの採用単価が想定以上に膨らむケースも少なくありません。

採用基準を見直し、本当に必要なスキルや経験に絞り込むことで、無駄なコストを削減できる可能性があります。

採用手法やツールを必要以上に活用している

採用手法やツールを必要以上に利用してしまい、採用コストが増加しているケースもあります。

複数の求人サイトやスカウトサービスを同時に利用し続けると、効果がそれほど出ていないものにも費用を払い続けることになるためです。

各採用手法について、応募者数や内定者数といった具体的な数値を測定し、費用対効果を定期的に検証することが重要です。

効果が薄いと判断した手法については使用しているプランの見直しや、費用対効果の高い方法に切り替えることで、コストの最適化を図れます。

効果の計測と改善が疎かになっている

採用活動の成果を数値で測定・分析する体制が整っていない企業も少なくありません。

採用活動の進捗や結果を数値で管理できていない状態では、採用コストのどこに問題があるのかを把握できず、費用の増加を止めることが困難になってしまいます。

採用する際には以下のようなデータを収集し、数値で分析することが大切です。

客観的な事実にもとづいて改善策を立てることで、採用単価の変動に早く気づき、予算オーバーを未然に防げます。

採用予算を削減する具体的な3つの施策

採用予算を削減するためには、コストを抑えながらも質の高い人材を確保できる工夫が必要です。ここでは、実践しやすい3つの施策を紹介します。

• リファラル採用の導入
• ダイレクトリクルーティングの活用
• 選考プロセスのオンライン化

リファラル採用の導入

リファラル採用とは、自社の社員に知人や友人を紹介してもらう採用手法です。

リファラル採用を活用することで、求人サイトへの掲載費用や人材紹介会社に支払う成功報酬といった外部コストを削減できます。紹介してくれた社員へ謝礼金を支払うのが一般的ですが、外部コストに比べれば安価で済みます。

さらに、企業文化や業務内容をよく理解している社員経由の紹介であるため、入社後のミスマッチが起こりにくいでしょう。

早期離職による損失や、再び採用活動をおこなう際にかかるコストを抑えられるため、長期的に見ても費用対効果の高い採用手法といえます。

ただし、いつ紹介されるか想定しにくい点、社内での広報活動が少ないと十分な紹介がなく、成果が出にくい点に注意が必要です。

ダイレクトリクルーティングの活用

ダイレクトリクルーティングとは、企業が候補者に直接スカウトのようなアプローチをする採用手法です。

定額制のスカウトサービスを利用する場合、データベースの利用料などの固定費は発生しますが、複数名を採用することで一人あたりの採用単価を引き下げられます。

また、自社が求める条件にマッチした候補者に直接アプローチできるため、応募者の質が高まりやすく、選考の効率化にもつながります。

求人広告を出して応募を待つだけでなく、能動的に採用活動を進めることで、コストを抑えながら優秀な人材を確保できるでしょう。

一方で、候補者の選定やスカウト対応など、採用担当者の工数が一定程度発生する点には注意が必要です。また、募集人数が少ない場合や職種によっては、期待したほどの費用対効果が得られないケースもあります。

選考プロセスのオンライン化

従来の採用活動を対面で実施していた場合、選考プロセスをオンライン化することでコストを削減できます。

ZoomなどのWeb会議システムを活用して面接をおこなうことで、対面で実施する際にかかる会場費や候補者への交通費を削減できるためです。

さらに、面接官や候補者の移動時間が不要になるため、スケジュール調整がしやすくなり、選考のスピードアップにもつながり、選考辞退率を下げる効果も期待できます。

会場の設営や片付けといった業務もなくなるため、採用担当者や現場社員の業務負担も軽減されるでしょう。

採用の予算についてよくある質問

採用予算に関して、よくある質問について回答します。

• 「採用予算」と「採用コスト」の違い
• 経営層への説明方法
• 雇用形態ごとの予算の立て方
• 採用予算を削減する際の注意点

「採用予算」と「採用コスト」は、どのように違うのですか?

「採用予算」と「採用コスト」の違いは以下のとおりです。

つまり、採用予算は「これから使用する予定の費用」であり、採用コストは「使用した費用」という違いがあります。

採用活動を進める中で、予算と実際のコストにズレが生じることもあるため、定期的に見直すことが大切です。

経営層に採用予算を説明する際、どのような点を強調すれば承認を得やすいですか?

経営層に採用予算を説明する際、「予算をこれだけ使います」と伝えるだけでは理解を得るのは困難です。

承認を得やすくするためには、採用が単なるコストではなく、企業の成長に必要な「投資」であることを強調するのが重要です。

事業計画と連動させ、「どのような人材を何人採用することが、事業目標の達成にどう貢献するのか」を具体的な数値やデータで示すと、説得力が増します。

たとえば、以下のような具体的な効果を示すのがおすすめです。

雇用形態ごとに予算の立て方は変えるべきですか?

雇用形態ごとに予算の立て方は変えるのがおすすめです。

雇用形態によって、主となる採用手法や一人あたりの採用にかかる費用が大きく異なるためです。

たとえば、専門職の正社員を採用する場合は人材紹介会社を利用することが多く、成功報酬として高額な費用が発生します。

一方、アルバイトやパートを採用する場合は、求人情報サイトへの掲載が主な手法となり、比較的低コストで済むケースが多いです。

雇用形態別に採用計画を立て、それぞれに適した予算を算出することで、より精度の高い予算管理ができるでしょう。

採用予算を削減するときの注意点はありますか?

予算を削減した結果、応募の減少や求人要件の緩和を余儀なくされた、といった問題が発生しないよう注意しましょう。

コストを抑えることに集中しすぎると、本来求めていたスキルや経験を持つ人材を確保できなくなり、結果的に事業目標の達成が難しくなる可能性があります。

また、予算削減のために社内の担当者に採用業務を任せきりにしてしまう点にも注意が必要です。担当者は通常業務と兼任して採用業務を進める必要があるため、業務過多になりやすく対応しきれなくなったり、適切な判断ができなくなったりすることがあります。

採用担当者に過度な負担がかからないよう、適切なリソース配分を心がけましょう。

マンパワーグループの採用代行・コンサルティング サービス

マンパワーグループでは、採用代行・コンサルティングサービスを提供しています。

ご希望に合わせて、支援範囲を決定できるため、取り組みたい業務に集中することが可能です。

ご相談やお見積りもお気軽にお申し付けください。

＜この資料でわかること＞
・　サービスの特徴
・　採用支援実績
・　サービスの種類

まとめ

採用予算の策定は、企業の成長戦略を実現するための未来への投資計画です。

まずは自社の採用コストを正確に把握することから始めましょう。

そして、設定した目標から逆算し、最適な採用プロセスを設計することが大切です。各プロセスで発生する費用を細かく算出し、投資対効果を考慮しながら予算を配分することで、無駄のない採用活動を実現できます。

採用予算を適切に管理することは、優秀な人材を確保し、企業の成長を支える重要な取り組みです。

本記事で紹介した手法や注意点を参考に、自社に最適な採用予算を策定してみてください。