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採用活動を効率化するATS(採用管理システム)導入のメリット・デメリットを解説

掲載日2020年11月19日

最終更新日2021年9月22日

目次

    採用活動においては、求人や応募者管理の工数をできるだけ減らし、その分人材のスクリーニングに注力するのが理想的です。近年、採用活動の負担軽減、時間とコストの削減といったニーズに対応するATS(採用管理システム)が注目されています。ここでは、ATS導入のメリット・デメリットと、導入時の注意点などを解説します。

    ATS(採用管理システム)の概要と目的

    採用活動の工数削減、効率化実現の手法となるATS。まずは、ATSの基本情報と導入の目的について解説します。

    ATSとはどのようなものか?

    ATSは「Applicant Tracking System」の略語で、日本語では「採用管理システム」とも呼ばれています。直訳すると「Applicant=応募者・求職者」を追跡するシステムとなり、一人ひとりの応募者について採用プロセスを管理できるのが特徴です。

    採用活動では、採用計画をはじめ、募集、応募者の管理、内定者への通知、フォローなど、段階ごとにたくさんの工程があります。こうした採用活動の工程を一元化し、業務の効率化を図るのがATSを導入する目的です。

    ATSには2つのタイプがある

    ATSには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。昔は「オンプレミス型」が中心でしたが、今では「クラウド型」が主流です。

    ✔ クラウド型

    インターネット上のデータベースを活用し、データ管理を行います。初期費用が比較的安く、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも操作が可能という利点があります。

    ✔ オンプレミス型

    自社サーバーにソフトウェアをインストールして運用します。初期費用、運用コストとも高額になりやすいのが難点です。その一方で、セキュリティに関しては自社管理のため安心感があります。

    ATSに搭載されている機能

    現在、ATSはさまざまな事業者から提供されていますが、「搭載されている機能」は異なります。一般的なATSに搭載されている機能としては、以下のようなものが挙げられます。

    採用サイトの作成

    企業の「採用ブランディング」を強化するために必要な、採用に特化したサイトを作成します。すでに自社サイトを開設している場合でも、一般的な企業案内では情報が不足している可能性があります。自社に興味を持ってくれている応募者に向けて、さらなる情報発信が必要です。応募者がそこで働く自身の姿をイメージできるように、自社がどのような企業で、どのような事業を行なっているのか、募集している具体的な職種、社員の働く様子といった内容をわかりやすく掲載する必要があります。ATSには、応募者が求める情報を過不足なく掲載し、専門的な知識がなくても簡単にサイトを作成できる機能が搭載されています。

    求人媒体との連携・効果測定

    各種求人サイトと連携し、複数の媒体にまとめて求人広告を掲載したり、各媒体からの応募者を一元管理したりすることができます。採用市場が厳しい状況にある現在、「いかに露出を高めるか」で応募者数は大きく変わります。とはいえ、複数の媒体に求人情報を掲載するのは、手間のかかる作業です。しかし、ATSを使えば、システム上に保存された募集要項を活用して、少ない操作で一度に複数の求人サイトへの掲載が可能です。さらに、「どの媒体の反応が良好なのか」といった効果を測定することも可能です。状況を見ながら、媒体を変更したり出稿を停止したりできます。次年度に向けた分析作業も容易です。

    応募者の履歴書管理

    採用活動のなかでも手間がかかり、また重要度が高いのが「応募書類の管理」です。応募者が提出した書類や情報を一括管理できます。ATSを使うと、求人サイトからの応募が自動的に保存され、その他の入力情報とともに一覧化することも可能です。いつでも必要なときに情報を閲覧できて、紛失の心配もありません。アクセス権のある社員であれば誰でも閲覧できるので、情報共有も容易になります。

    選考状況や面接スケジュールの管理

    応募者の情報管理が一元化されることで、「誰が、どの段階にあるのか」が可視化されます。面接スケジュールの管理が楽になり、ダブルブッキングのミスがなくなります。

    評価データの管理

    面接評価、採用テストの結果などをATSで一括管理できます。また数値化することにより、客観性の高い判断につなげられます。

    応募者へのメール通知・コンタクト管理

    カレンダーと連動することにより、面接日の打診メールを自動で送付できます。応募者とのやり取りが明確に記録され、同じ対象者への重複メールや連絡漏れがなくなります。

    選考対象者の絞り込み

    「自動スクリーニング機能」により、応募条件に満たない応募者の自動選別が行うことができます。必要な資格を持っていなかったり、経験年数を満たしていなかったりする応募者の情報をスクリーニングにかけて、「お断りメール」を自動送信する機能を搭載したATSもあります。

    ATS(採用管理システム)のメリット・デメリット

    続いては、ATSを導入する前に理解しておきたい、ATSのメリット・デメリットを解説します。

    ATSのメリット

    工数とコストの削減

    自社で採用サイトを作成でき、SEO対策にも対応できるため、採用コストの軽減につながります。また、手作業では煩雑となる情報管理が一元化されることで、応募者が多い場合に発生しやすい、重複応募への対応などによる無駄な工数を削減できます。

    担当者間での情報共有

    「段階ごとの応募者情報」を社内で共有できます。これによりアプローチの抜け落ち・重複など、連携ミスを回避できます。また、評価情報も明らかになるため、応募者に対する認識の相違がなくなります。

    「誰に対して、次に何を行うのか」が明確になる

    応募状況や進捗状況が一覧で見られるため、次に実施する作業が明確になります。自動メール配信機能などの活用により、応募者への対応がスピーディになります。

    広告・媒体の効果測定が容易

    システムと連動する広告や媒体の効果を容易に測定できるため、次年度以降も精度の高い分析が可能です。

    ATSのデメリット

    導入・運用にコストがかかる

    年間の採用人数が少ない、もしくは自社の採用に合わないシステムを導入してしまうと、従来よりもコストと手間がかかってしまい、費用対効果が悪くなる可能性があります。「自社に適合するシステムか」という点について十分な検討が必要です。

    ATS(採用管理システム)を導入するときの注意点

    最後に、ATSを導入する際に注意すべき点について解説します。注意点を理解し、自社の採用ニーズに合わせてシステムを選ぶようにしてください。

    自社とのマッチング

    新卒採用では短期間で選考をするために、「多数の応募者とスムーズにコミュニケーションを取りたい」、中途採用では、職種やポジション別に応募者を集めることが多いため、「多岐にわたる進捗状況を簡単に把握したい」など採用目的(新卒・中途)や採用人数、雇用形態によって必要な機能は異なります。ATSによっては、「中途専用」や「アルバイト専用」のように目的別に機能を集約しているシステムもあります。自社の採用ニーズやATS導入の目的などを鑑みて導入しましょう。

    操作性・容易さ

    いかに便利なシステムであっても、社員が簡単に操作できなければ効果は半減します。管理画面の一覧性、理解のしやすさ、操作性など、モデル画面を提供してもらい、できるだけ多くの社員が実際に触れて確認しておくのがベストです。

    求人媒体・採用サービスとの連携

    自社が利用している求人媒体、採用関連サービスとの連携がスムーズにできるかを確認します。変更が必要となる場合は、「採用活動の大きなマイナスとならないかどうか」、「対応可能か」などを判断します。

    セキュリティ

    採用業務では「応募者の個人情報」を扱う必要があるため、システムの選定条件としてセキュリティ機能も重視しなければなりません。ログイン権限付与、閲覧範囲の制限、情報の暗号化など、幾重にも安全対策がとられているか、厳重な確認が必要です。

    まとめ:自社の採用活動にマッチしたATS導入を目指す

    ATSには企業の採用活動を円滑に進めるための多彩な機能が搭載されており、各サービス業者からさまざまなタイプのATSが提供されています。ATSの導入により効率的な採用活動が実現され、現場の負担を大きく軽減できる可能性が広がります。ただし、確実な成果を得るには、自社の採用活動にマッチしたシステムを選択する必要があります。ATSを利用した採用活動をイメージしにくい場合は、無料トライアル(お試し期間)を利用して検証する、という方法もあります。

    人材の獲得競争が激化している現在、工数やコストの無駄を省き、より精度の高い採用活動を実現するためにも、ATSの導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

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    著者プロフィール

    マンパワーグループ株式会社

    世界75カ国・地域に2,200のオフィスを持ち、ワールドワイドに展開している人材サービスのグローバルカンパニー、ManpowerGroupの100%出資の日本法人。 リクルーティング、評価、研修、人材育成、キャリアマネジメント、アウトソーシング、人材コンサルティングなど、人材に関するあらゆるソリューションを世界的なネットワークで展開する総合人材サービス会社。

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