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アウトソーシングとは?メリットや活用事例などを解説

掲載日2021年6月 1日

最終更新日2021年9月28日

目次

    社会背景もあいまってアウトソーシングという言葉をよく耳にするようになりました。しかし一口にアウトソーシングと言っても、むやみに取り入れればいいわけではなく、メリットやデメリット、向いている業務の特徴などを把握しなければ、かえってリスクやコストを増加させてしまう恐れがあります。

    ここでは、アウトソーシングの使い分け方から企業の活用事例、混同されやすい人材派遣との違いまで解説します。

    組織の最適化にアウトソーシングを選択

    外部リソースの活用の中の一つであるアウトソーシングは、一般的には、企業内の 業務の一部を外部に委託することを指します。費用の削減や業務を再設計化すること による社内資源の最適化や、その結果として資源を再分配し、より注力すべき業務に 投資できるなどのメリットがあげられています。

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    アウトソーシングとは何?

    「アウトソーシング」とは、これまで社内で行っていた業務の一部または全部を、外部の専門企業や社外人材に委託して業務を実行することをいいます。

    システム関連など、一部の社内業務に関する外部委託は以前から行われてきました。昨今はそれだけにとどまらず、給与計算、経理、営業、各種申請や手続きなど、さまざまな部署の幅広い業務でアウトソーシングが活用されるようになっています。

    アウトソーシングに注目される理由

    「アウトソーシング」が注目される大きな理由として、「採用難を含む企業の人材不足」「変化の速さによる社内ノウハウの不足」の2つが挙げられます。

    採用難と人材不足による業務負荷の増大

    昨今の少子高齢社会という状況もあり、どの企業も新たな人材の採用が難しくなっています。特に一定のスキルや経験などの専門性を求められる業務では、一度欠員が生じるとその補充はなかなか難しいのが実態です。

    これを社内ローテーションで解消しようとしても、もともと人材不足の状態であれば、当然社員一人ひとりへの負荷が増大します。新たな業務を身につけるまでには相応の時間が必要であることに加え、業務時間の増加にもつながります。その結果、業務の処理に時間がかかったり、ミスや手戻り作業が増えたりするなど、業務効率の低下も起こり得ます。社員の疲弊、コスト増大による収益の圧迫といった悪影響もあるでしょう。

    こうした問題を解決するひとつの手段として、社外から業務支援を得るアウトソーシングが活用されるようになっています。

    速い環境変化に対応し続ける難しさ

    もうひとつは、めまぐるしい環境変化の中で、自社内の経験やノウハウだけでは、それに追随することが困難になってきたことです。

    技術革新や新たなサービス、法改正などの外部変化は、社内業務に直接かかわるものも少なくありません。しかし、これらすべてにアンテナを張って対応することは、自社の中だけではなかなか難しいところです。追いかけるための時間的余裕や専門知識も十分ではありません。結果として情報不足による対応漏れや、新たなノウハウへの対応不足といった問題が起こります。

    こうしたことから、社外の専門知識やノウハウを効果的、効率的に活用するため、アウトソーシングが注目されるようになっています。

    アウトソーシングを行うメリット

    アウトソーシングを行うことのメリットとして、以下のような項目が挙げられます。

    • 社外の専門的な知見や技術力が活用できる
    • 業務の質を維持、向上できる
    • 自社ノウハウの少ない分野でも取り組み可能である
    • 人件費をはじめとしたコストを削減できる
    • 社員をコア(中心)業務に集中させることができる
    • 事務作業をはじめとした、定型的、定常的業務を減らすことができる

    これらの項目は、大きく以下の3つに分類ができます。

    業務の品質とスピードの向上

    自社社員のみで業務を行っていると、さまざまな社会情勢の変化に対する情報収集や対応には、社内ノウハウや人員の不足からその対応が遅れる懸念がありますが、アウトソーシングを利用することで、それぞれの委託先事業者が持っているさまざまな専門的業務知識やスキル、ノウハウを活用できるようになり、業務を行う上での品質と効率を高めることができます。

    最新技術に関する情報収集や法改正などは、社内ノウハウだけでは不十分なことも多く、対応するための時間もかかりがちですが、こういった自社だけでの対応が難しい外的変化についても、素早く適切な対応ができるでしょう。業務ノウハウなどのアドバイスを受けて、社内業務の向上に活かすことも可能です。

    コスト削減

    特に「ノンコア業務」と呼ばれる直接利益につながらない業務や、定期的に発生する定型業務などをアウトソーシングすることで、当該業務に関する人材確保や育成、業務管理、設備の導入や維持などを社内で行う必要がなくなります。定型業務に関するさまざまな手間を省いて効率化ができ、コスト削減につながることは大きなメリットと言えるでしょう。

    人員リソースの最適化

    「ノンコア業務」を自社内で実施する場合は、当然社内の人材を割り当てなければなりませんが、これをアウトソーシングすることによって、社内人材を開発部門や営業部門などのコア業務に注力させることが可能になります。

    また、繁忙期があるような場合、これを前提にした人員体制では、時期によっては業務量に対する余剰人員の問題が起こってきますが、必要な時期に必要な業務だけをアウトソーシングすることで自社の要員確保は不要となるなど、人員体制上の無駄を防ぐことができます。

    このように、アウトソーシングを活用することによって、コア業務に社員を集中させることができ、業務の効率アップをはじめ、組織内の人員リソースを最適化することができます。

    アウトソーシングで注意すべきデメリット

    一方、アウトソーシングによるデメリットとして、以下のような項目が挙げられます。

    • 社外人材であるため、情報や認識の共有、管理がしにくい
    • 社内の業務ノウハウが失われる
    • 委託先と情報をやり取りする手間や管理コストが発生する
    • 委託費用によっては、かえってコストアップになる場合がある
    • 社内情報の漏洩などのリスクがある

    これらは、大きく以下の3つに分類することができます。

    業務状況を自社で把握することが困難に

    一度アウトソーシングを導入して業務を外部に任せてしまうと、その業務ノウハウを社内で維持することは難しくなります。業務を再度自社で対応しようとしても困難になりかねません。
    また、業務をアウトソーシングすると、社内での業務と比べ、頻繁なコミュニケーションは取りにくくなります。そのため、業務内容をたびたび変更したり、頻繁に状況を確認したりすることは難しいでしょう。

    これらへの対応として、まずは当該業務のアウトソーシングが有効かをあらかじめ熟慮することが必要です。業務プロセスが確立されていなかったり、業務を再度内製化する可能性があったりする可能性も考慮し、慎重に検討しなければなりません。

    アウトソーシングをするにあたっては、委託先の選定においても、業務状況の管理やノウハウ提供への協力姿勢などを双方で確認しておくことで、事業者へ丸投げとなる状況を事前に防げるでしょう。

    かえってコストアップとなる可能性も

    前述のとおり、業務を社外にアウトソーシングすることで、業務の進捗がわかりにくくなります。その結果、余分な管理工数が発生したり、認識の相違による手戻り作業が発生したりするなど、コストがかえって増大することがあり得ます。

    業務のアウトソーシングを検討する際には、委託先とどの程度でのペースでやり取りが必要で、その手間やコストはどうなるのかを十分に想定しましょう。

    セキュリティリスクが高まる

    アウトソーシングにおいて、セキュリティリスクの増大は非常に大きな問題です。特に社内の個人情報や財務情報など、機密性の高い情報を社外の事業者と共有し、その情報が漏洩しまった場合、基本的には発注元企業が責任を問われます。

    情報漏洩を防止するために、あらかじめセキュリティ管理体制の構築が求められます。具体的には、責任者を明確にした組織体制の構築、情報セキュリティルールの策定、情報アクセスへのログ管理や持ち出し情報の管理といったことが挙げられます。

    また委託先事業者の選定にあたっては、社外認証の有無やほかの取引先との業務実績などを通じて、セキュリティ保護体制や作業品質を十分に確認し、基準を満たした事業者を選定するようにしましょう。

    アウトソーシングとインソースを使い分けるための考え方

    業務をアウトソーシングするか、それともインソース(内製化)で行うかを考える上で、主要な視点としては以下の項目があります。

    対象業務は自社独自の専門性が必要か

    自社の独自性や専門性が高い業務は、社内に専門家を配置してインソースで業務を行い、それ以外の一般業務はアウトソーシングを考えます。

    業務の量と重要度との兼ね合い(コア業務か否か)

    一般的にコア業務と言われるような、会社の根幹をなす重要度の高い業務はインソースで行い、それ以外のノンコアといわれる一般業務はアウトソーシングの対象になります。

    検討するための材料としては、業務に要している時間や業務量も関係します。例えば、コア業務に対応する時間が足りているならば、ノンコア業務もインソースで行えるでしょう。一方で、人材不足や業務過多でコア業務がノンコア業務に圧迫されている場合であれば、アウトソーシングを考えます。

    業務継続の長期的見通し

    長期的な見通しが立つ事業にかかわる業務は、人材確保や育成、設備投資が可能になることからインソースで行い、短期で収束する業務や長期的見通しが難しい業務はアウトソーシングを活用することで、臨機応変な対応が可能です。

    人件費をはじめとした総合的なコスト

    業務をインソースで行う場合、給与や賞与など直接的な人件費だけでなく、人材育成やマネジメント、設備機器や備品、オフィスフロアなど、付随するさまざまなコストが発生します。業務過多や過小による生産性低下もコストとなります。

    しかしながらアウトソーシングを導入した結果、かえってコスト増加となる可能性もあるのは前述の通りです。目の前の短期的なコスト削減だけにとらわれず、業務状況を踏まえ、総合的なコストを判断する必要があります。

    アウトソーシングに向いている代表的な業務

    アウトソーシングに向いている業務は、必ずしも社内で行う必要がなく、さらに継続的に発生して内容の変更が少ない定常的業務とされます。

    具体的には以下のような業務が挙げられます。

    人事労務の管理業務

    入社や退職、年度切り換えなどに伴う各種社会保険関係の手続きや給与計算などの労務管理業務、採用活動や研修の企画や実施などの人事関連業務などが該当します。

    経理業務

    記帳や請求など日次や月次の経理事務、決算や申告など年次の会計関連業務などです。

    営業事務

    見積書や請求書などの書類作成、 営業資料作成やデータ集計、契約書に関する事務や受発注業務、顧客からの問い合わせ対応などがあります。

    システム関連業務

    社内システムの構築や運用は業務の専門性が高く、社内人材だけでの対応が難しいことも多いため、特にアウトソーシングに向いている業務とされます。

    そのほか一般事務

    代表電話への対応、福利厚生関連の業務、オフィスの備品管理などの総務、庶務的な業務は、それぞれの会社状況によってはアウトソーシングの対象になります。

    インソースに向いている代表的な業務

    インソースに向いている業務には自社にノウハウを蓄積したい「コア業務」が該当します。
    具体的に挙げられるのは以下のとおりです。一方で、求められる要件によってはアウトソーシングとインソースを組み合わせることも検討すると良いでしょう。

    企画業務

    経営企画や事業企画、商品企画、人事企画や組織開発、そのほか企画関連業務は、企業経営の根幹にかかわる象徴的なコア業務であり、インソースで対応することが基本です。ただし、市場分析や情報収集などの一部業務では、限定的にアウトソーシングを利用することがあります。

    専門的業務

    業務内容が社内特化していて一般化できないような、業務の専門性や独自性が高い業務はインソースが基本です。製造やITの専門技術などが該当するでしょう。

    営業業務

    直接的な面識や人脈が特に重要視されるような営業業務では、インソースでの対応が基本となるでしょう。

    アウトソーシングの種類

    ここではアウトソーシングの種類を解説します。

    BPO

    「ビジネスプロセスアウトソーシング(Business Process Outsourcing)」の略で、 社内業務の一部または全部を外部の専門会社に一括で委託するものです。

    総務や経理などのノンコア業務とされるものや、自社にノウハウがない業務が対象となり、それぞれの専門領域を持った事業者に業務を委託します。

    ITO

    「ITアウトソーシング(IT Outsourcing))の略で、自社のIT分野に関連する業務の外部委託です。システムの企画、開発、導入、サーバーやネットワークの運用管理、ヘルプデスクなどが対象となります。

    KPO

    「ナレッジ・プロセス・アウトソーシング(Knowledge Process Outsourcing)」の略で、情報の分析を中心とした知的業務処理を、社外に委託することをいいます。

    欧米企業を中心に広がっている形態で、さまざまなデータの収集や調査、分析から、その会社の経営判断にかかわる高度な戦略立案や提言を行います。

    オフショアアウトソーシング

    オフショアアウトソーシング(Offshore Outsourcing)は、一部業務を海外など距離的に離れた地域に委託する手法をいい、特にIT関連のシステム開発などでよく行われてきたものです。人件費が日本より安い海外で業務を行うことでコストダウンを図ることを主な目的とします。

    海外などの遠隔地に委託するオフショアアウトソーシングに対して、国内の地方など比較的近い場所に委託することをニアショアアウトソーシングといいます。

    コ・ソーシング

    コ・ソーシング(Co-sourcing)は、発注企業と受託企業が、共同で業務に取り組む形態のアウトソーシングをいいます。
    発注側は自社の社員が業務に参加することで受注側の持っている専門知識やノウハウを習得することができる点、受注側は事業の成功によって追加的な利益を受けられる点が、それぞれのメリットです。

    マルチソーシング

    マルチソーシング(Multi-sourcing)とは、業務分野ごとに適した受託企業を選び、複数の受託企業と契約を結ぶ形態をいいます。

    内製も含めて最適な委託先を業務ごとに検討することで、丸投げによる管理低下など、アウトソーシングで起こりやすい問題に陥りにくい手法とされています。

    クラウドソーシング

    クラウドソーシング(Crowd-sourcing)とは、企業が自社業務を不特定多数の人に業務委託する形態をいいます。一般的には、発注者がインターネットを介して、自社がアウトソーシングしたい業務の応募者を募り、その応募者の中から委託先を選定するものです。

    必要なときに必要な人材を気軽に調達できることや、仲介を行うインターネット上のプラットホームも増えてきたことから、活用を検討する企業が多くなっています。

    アウトソーシングに似た「シェアードサービス」とは?

    シェアードサービス(Shared service)とは、複数の企業で構成される企業グループが、それぞれの企業や事業部門に散在している経理、財務、人事、総務、法務、情報システムといったコーポレート業務を、サービスセンターやグループ内専門会社などを作り1カ所に集約して業務内容を標準化することで、生まれるメリットはアウトソーシングの場合とほぼ同じです。違いはサービスの委託先が自社グループ内にあることで、業務に必要な人員や設備といった部分は、自社グループ内で準備と管理を行う必要があります。

    企業グループの規模が大きいほど、コスト削減や業務品質の向上といった効果は大きくなることが期待できますが、導入には多くの初期投資や長期的な組織改革、業務の標準化、新たなシステム導入や管理といった負担が必要になります。

    アウトソーシングを活用した企業事例

    人事(or採用)業務の例

    保険サービス業A社(社名非公開)

    課題

    社歴の中ではじめての新卒採用を行うこととしたが、現状では新卒採用の経験を持つ人材が社内におらず、新卒採用の企画や手法、具体的な進め方などのノウハウが一切ないため、自社単独では新卒採用の実施が難しい状況であった。

    アウトソーシングの内容

    非常駐(オフサイト)の形態で、以下の採用実務を委託。

    • 新卒採用プロセスの構築とスケジュール概要策定
    • 人材要件の設定と募集戦略の提案
    • 説明会コンテンツの策定と実施時の進行支援
    • 面接官指導
    • 活動状況の検証と活動詳細の見直し

    導入効果

    採用プロジェクトのスムーズな立ち上げができ、予定採用数も充足できた。社内で採用ノウハウを得ることができ、次年度以降の自社単独活動が可能になった。

    事務業務の例

    外資系メーカーB社(社名非公開)

    課題

    各部署に専属のアドミニストレーション担当者が配置され、その多くを派遣社員が担当していたが、ビジネスが拡大しているにもかかわらず、グローバル方針により外部リソース(契約社員、派遣社員)の削減をする必要があった。社員増加に伴ってオフィススペースも逼迫していた。

    アウトソーシングの内容

    • 間接業務の運用統一のための事務集中センターの設立
    • オンサイト(常駐)とオフサイトの組み合わせ運営による効率化

    導入効果

    各部門に共通する業務の標準化が行われたことで業務効率化が実現された。一部業務をオフサイトセンターへ移行したことで、オフィススペースの問題を解決した。

    その後も、業務から例外事項をできるだけ排除することで他部門の同一業務と集約したり、オフサイトへ移行可能なサービスを拡張したりと、引き続き効率化を進めている。

    アウトソーシングと人材派遣の違い

    アウトソーシングと同じように、外部人材に業務を委託する形態としては、人材派遣がよく知られています。アウトソーシングと人材派遣は混同されていることも多いですが、最も大きな違いは「誰が業務指示を行うか」という点です。

    アウトソーシングでは、業務全般を外部企業に委託するので、作業場所や人材の管理、具体的な業務指示は、すべて委託先企業が行います。
    対して、人材派遣は、派遣元を介して手配した人材が、自社の指定場所で業務を行い、具体的な業務指示は派遣先である自社の社員が行うことになります。

    また、費用の発生するシステムにも違いがあります。アウトソーシングでは、委託した業務の遂行や成果物の納品によって対価が発生しますが、人材派遣では労働時間によって対価が発生します。
    それぞれを活用する際には、違いを踏まえた上で使い分けを考えましょう。

    アウトソーシングと人材派遣を使い分ける考え方

    アウトソーシングと人材派遣では、業務状況に応じた使い分けが必要です。どちらが向いているかの基本的な考え方は以下のとおりです。

    人材派遣が向いている状況

    • 直近、短期間での人材補充が必要
    • 社外で行うことができない業務
    • 期間が限定される、もしくは期限がある業務
    • 直接業務指示を出しながら業務を進める必要がある
    • 定型的でないイレギュラーな対応がある

    アウトソーシングが向いている状況

    • 業務が定期的に発生し、内容が定型的である
    • 担当する要員がいない、もしくは社内設備やノウハウがない
    • 作業場所が社外でも問題がない
    • 業務ノウハウが社内に残らなくても支障がない

    人材派遣に向いている業務

    上記を踏まえ、人材派遣に向いている具体的な業務としては、以下のようなものがあります。

    一般事務

    一般事務ではアウトソーシングに向いた定型的な業務がある反面、特に総務や庶務といった業務では社員からの依頼や突発的な対応が多くあり、社内での対応が必須になることから、人材派遣のほうが向いているでしょう。

    データ入力・IT機器操作

    WordやExcelを使ったデータ入力や、そのほかIT機器を操作する業務では、使用機器が社内に設置されていたり、セキュリティの問題で社外からのアクセスができなかったりすることも多いです。このような場合はアウトソーシングが難しいため、人材派遣のほうが向いているでしょう。

    販売・接客業務

    主に店舗における販売や接客業務は、その場所で現場管理者の指示を受けながら業務を行う必要があり、顧客ごとの非定型的な対応も多いことから、人材派遣が向いている業務と言えます。

    まとめ

    アウトソーシングには多くの種類があり、それぞれに特徴とメリット、デメリットがあります。今後もさらにサービスのバリエーションは増えていくでしょう。その中で、自社にとって活用する価値がある、より良いサービスはどのようなものかを考えながら、提供されているサービスの動向に常にアンテナを張っておくことが肝要です。そのときの自社の状況に合ったアウトソーシングをうまく活用し、よりよい企業運営に努めましょう。

     
      

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    著者プロフィール

    小笠原 隆夫(人事コンサルタント)

    IT企業でエンジニア職、人事部門長として関連業務に携わる。2007年より「ユニティ・サポート」代表として人事・組織コンサルティングに従事。著書に『リーダーは空気を作れ!』(アルファポリス)。ほかウェブのコラム執筆多数。

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