36協定の過半数代表者　選んだつもりが「不適切な選出」とみなされるケース

36協定は、締結して労働基準監督署に届け出れば、対応が完了すると安心してしまいがちです。協定内容も基本的には毎回同じとしている企業が多いため、内容自体に問題があることは少ないと考えられます。しかし、意外な落とし穴として見落とされやすいのが「過半数代表者の選出方法」です。

36協定の締結・更新を担当している人事担当者や、過半数代表者の選出プロセスに不安を感じている経営者にとっては、選出手続きの不備によって協定そのものが無効になるリスクを踏まえ、具体的なチェックポイントを知っておくことが重要です。

厚生労働省の労働基準関係法制研究会がまとめた報告書でも、過半数代表者の選出をめぐる課題が具体的に取り上げられています。コラム執筆時点では法改正が決まってはいませんが、まさに今、議論が進んでいる論点のひとつです。

本記事では、過半数代表者に関する法的な要件を整理したうえで、「選んだつもり」が不適切な選出とみなされてしまうよくあるパターンと、発覚した際のリスク、そして適正な選出のために実務でできることについて解説します。

過半数代表者に求められる法的な要件

36協定を締結する際、従業員の過半数で組織する労働組合がある企業では、その労働組合が労働者側の締結当事者になります。労働組合がない企業、あるいは労働組合はあっても過半数に満たない企業では、労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）を選出する必要があります。

ここでいう「過半数」の母数には、正社員だけでなく、パートやアルバイトなど有期雇用の社員、休職中の社員、そして管理監督者に該当する役職者も含まれます。一方で、労働基準法施行規則では、その管理監督者自身が過半数代表者になることはできないと定められています。母数には数えるが、代表にはなれない、というこの区別を混同してしまうと、対象範囲の捉え方自体を誤ってしまうことがあります。実務では、対象者数を数える段階で管理監督者を除外してしまい、母数そのものを小さく見積もってしまうミスも見られます。

なお、派遣社員については、この母数に含まれません。労働時間規制は派遣元（雇用主）との36協定に基づくものであり、派遣先企業における過半数の算定や選出の対象は、あくまで派遣先が直接雇用する労働者に限られます。派遣社員を多く受け入れている企業ほど注意が必要となるポイントです。

このほかにも、過半数代表者についていくつかの要件が定められています。労働者による投票や挙手、労働者間での話し合いなど、民主的な手続きによって選出されている必要があり、会社が一方的に指名した者を代表者として扱うことは認められません。また、使用者の意向に基づいて選出された者であってはならないという要件もあります。会社にとって都合のよい人物を実質的に指名するような選出は、この要件に反することになります。ここでいう「意向に基づく」かどうかは、会社が明示的に指示したかどうかだけでなく、社員が自発的な意思で立候補・投票できる環境だったかどうかという実質面でも判断されます。

これらの要件は、もともと法律に明記されていたものではありません。従業員の親睦団体代表を自動的に過半数代表者として扱った36協定を無効とした判例をきっかけとして、1998年の労働基準法施行規則改正で「管理監督者でないこと」「選出目的を明らかにした投票・挙手等の方法によること」という要件が設けられ、さらに2018年の労働基準法改正（時間外労働の上限規制導入）を機に「使用者の意向に基づき選出されたものでないこと」という要件が追加されました。

労働基準関係法制研究会の報告書によれば、これらの要件は現在、法律ではなく労働基準法施行規則という省令に定められているにとどまり、法律上の明確な位置づけがないこと自体が課題として指摘されています。実務上は省令のルールに従う必要がありますが、こうした法的な位置づけの弱さが、選出手続きが軽視されやすい一因になっている面もあるのかもしれません。同じ報告書では、この位置づけを法律上明確にすることも、今後の検討課題として挙げられています。

「選んだつもり」が不適切になる、あるあるパターン

法的な要件自体は、多くの人事担当者がすでに知っているはずです。それでも実際の運用では、次のようなパターンが繰り返し見られます。いずれも「悪意を持って不正をしよう」という意図から生まれるものではなく、日々の業務の忙しさや、前例踏襲の中で、気づかないうちに要件から外れていくというのが実態です。

1. 社長や上司が特定の社員に内密に打診し、その社員だけが立候補する形にしてしまう
2. 信任投票を行った際、投票しなかった人を消極的な信任とみなして扱ってしまう
3. 一度選出された過半数代表者が、その後何年も改選されないまま同じ人が代表を続けてしまっている
4. 法的には管理監督者に該当する役職者を、誤って過半数代表者にしてしまっている
5. 選出はしたものの、対象労働者への周知が行われておらず、選出プロセスの記録も残っていない
6. 正社員だけで選出手続きを行い、有期雇用の社員には参加の機会そのものを与えていないという

社長や上司が特定の社員に内密に打診し、その社員だけが立候補する形にしてしまう

表向きは「立候補」という体裁を取っていても、実質的には会社が選んだ人物を追認しているにすぎず、民主的な手続きとはいえません。打診された本人も、断りづらい立場から引き受けてしまうことが多く、後になって「本当は自発的に立候補したわけではなかった」と振り返る例も見られます。

信任投票を行った際、投票しなかった人を消極的な信任とみなして扱ってしまう

「反対の意思表示がなければ賛成とみなす」という運用は一見合理的に思えますが、労働者が代表の選出を積極的に支持していることが明確になる手続きとはいえません。投票率が低いまま、一部の労働者の支持だけで代表者が選ばれてしまうリスクもあります。

一度選出された過半数代表者が、その後何年も改選されないまま同じ人が代表を続けてしまっている

労使協定は有効期間が切り替わるたびに、その都度適法な過半数代表者の選出手続きを実施する必要があります。何十年も同じ人が都度の選出プロセスを経ずに続けて過半数代表者を務めている、というケースは少なくありません。

法的には管理監督者に該当する役職者を、誤って過半数代表者にしてしまっている

役職名だけで判断してしまい、実際の職務内容や権限、賃金体系まで踏み込んで確認していないことが原因です。「課長だから大丈夫」という判断が、後になって要件違反として指摘されることがあります。管理監督者に該当するかどうかは、役職名ではなく、経営者と一体的な立場にあるといえるだけの権限や裁量、待遇があるかどうかで判断されるため、慎重な確認が必要です。

選出はしたものの、対象労働者への周知が行われておらず、選出プロセスの記録も残っていない

後になって選出の経緯を説明できず、手続きの適正性を証明できないという問題につながります。周知そのものは形だけ行っていても、いつ、どのような方法で行ったのかという記録が残っていなければ、後から証明することは困難です。

正社員だけで選出手続きを行い、有期雇用の社員には参加の機会そのものを与えていない

有期雇用の社員を含むすべての労働者にも、投票権や選出を目的とした会議等への参加機会を与える必要があります。

不適切な選出が発覚したときのリスク

選出手続きに不備があると判断された場合、36協定そのものが無効とされるリスクがあります。過半数代表者の選出が要件を満たしていなければ、そもそも有効な協定として成立していなかったことになるためです。36協定だけでなく、就業規則の変更時の意見聴取など、同じ過半数代表者が意見を求められる他の手続きにも、影響が及びかねません。

協定が無効になれば、それに基づいて行われていた時間外労働や休日労働自体が、違法な状態だったということになります。届出をしていたとしても、選出手続きに問題があれば、その届出自体の前提が崩れてしまいます。

こうした不備は、労働基準監督署の調査の場で、過半数代表者の選出プロセスについて確認を求められたことをきっかけに発覚するケースが多く見られます。日々の労務管理には問題がなくても、この点に関する指摘を受けてしまう企業は少なくありません。しかも指摘を受けた時点では、既に何年分もの36協定が同じ選出方法で積み重ねられていることも多く、遡っての是正が難しいという事情も抱えることになります。

適正な選出のための実務のアドバイス

• 選出手続きの周知と記録を残す
• 「誰もやりたがらない」をどう解決するか
• 過半数代表者の役割を可視化する
• 複数人選出や任期制の活用も検討する
• 会社側の支援体制も重要
• 36協定 労働者代表（過半数代表者）選出チェックリスト

選出手続きの周知と記録を残す

まず、過半数代表者の選出に関する社内周知を、文書として残しておくことが基本になります。掲示板への掲示日、社内メールの配信日時、周知した内容そのものを記録しておけば、後から説明が求められた際にも対応できます。周知の対象範囲にも注意が必要です。本社に勤務する社員だけでなく、支店やテレワーク勤務の社員、休職中の社員、有期雇用の社員まで含めて、周知できているかを確認しておくと安心です。

次に、投票や挙手など、選出手続きの記録（日時・方法・結果）を残しておくことです。形式的な書面だけでなく、立候補者が誰で、何人が投票し、どのような結果だったのかが分かる記録があると安心です。具体的な実務手順としては、36協定等、各種労使協定の締結にあたり過半数代表者の選出を行いたい旨を従業員に周知したうえで候補者を募り、全社員参加の会議などで選挙をする、メールで投票をしてもらうなどのやり方があります。従業員数が多く上記のような対応が難しい場合は、オンラインの投票フォームなどのツールを活用することで、同様の手続きをより簡単に、記録を残しながら行うことができます。

「誰もやりたがらない」をどう解決するか

ただし、一番の課題は、「誰も立候補しない・過半数代表者をやりたがらない」ことだと思います。とはいえ、前記のような「あるあるパターン」に陥ってはならず、「過半数代表者が選出されなければ36協定が締結できず、残業もできなくなります。どなたか立候補いただくようお願いします。」と誠心誠意お願いするしかありません。

では、ここで少し視点を変えて、「どうして過半数代表者をやりたがらないのか」ということを考えてみたいと思います。いろいろな理由が考えられますが、私が考える一番の理由は、「何をやるのか（業務量や業務内容）がわからないので、下手に引き受けて忙しくなりたくない」という点です。「どのくらい大変かは言えませんが、とにかくやってください」と言われても、誰もやろうとはしないでしょう。そこで効果的な対応として考えられるのが「過半数代表者の対応事項の可視化・周知」です。「どのような時期に、どのようなことを、どのくらい担うのか」ということを整理し、それを選出に関する社内周知に併せて伝えれば、具体的な活動イメージをつかむことができ、「これならやってみてもよいかも」と思ってもらえる可能性が高くなります。

過半数代表者の役割を可視化する

参考までに、代表者が実際にどのような場面で、何を求められるのかを、一例として整理しました。36協定に関する対応を中心に、日常的に発生しうる主な労使協定・意見聴取の場面も含めています。選出を依頼する際、あるいは選出後の説明資料として、このような資料を作成し、社内周知にご活用いただくと良いでしょう。

過半数代表者の対応事項、可視化の例

※上記の頻度・負担の目安は、一般的な想定です。企業の規模や協定の運用状況によって異なります。

複数人選出や任期制の活用も検討する

過半数代表者の負担を軽減する方法のひとつとして、複数人の過半数代表者を選出するという考え方もあります。各過半数代表者それぞれが事業場の労働者の過半数の信任を得ていれば、適法に複数人の過半数代表者の選出が可能です。

複数人の過半数代表者を選出するメリットは、責任や活動負担が一人に集中せずに複数人で分担ができることです。会社側にとっても、多様な類型の労働者の意見を汲み取りやすくなり、実質的で効果的な労使コミュニケーションを行いやすくなるといったメリットがあります。しかし、立候補者が少ない企業では、複数人の過半数代表者を選出することは難しいかもしれません。

さらに、過半数代表者は原則として手続ごとにその都度選出されるのが基本ですが、任期を定めて選出することも可能であるため、長期になりすぎない期間で任期制とすることで、選出の負担を軽減することも一案です。

会社側の支援体制も重要

労働基準関係法制研究会の報告書では、こうした選出の適正化と併せて、使用者側から代表者に対してできる支援策も挙げられています。たとえば、労使協定の締結を依頼する際に、事業場の残業実態など判断に必要な情報をあらかじめ提示すること、社内イントラネットやコピー機などの会社資産の利用について便宜を図ること、活動に要する時間について労働時間内での対応に一定の配慮をすることなどです。過半数代表者に活動しやすい環境を用意することも、実効性のある選出制度の一環だといえます。

あわせて、過半数代表者になることを理由とした不利益取扱いの禁止をあらためて社内に周知することも、立候補へのハードルを下げる効果が期待できます。

36協定 労働者代表（過半数代表者）選出チェックリスト

今回ご説明した過半数代表者の選出に関する実務上の確認ポイントを中心に、簡単なチェックリストにまとめましたので、ぜひご活用ください。

※本チェックリストは一般的な留意点をまとめたものです。
　個別の事情に応じた判断は社会保険労務士等の専門家にご相談ください

まとめ

36協定は、届け出さえすれば手続きが完了するものではありません。過半数代表者の選出プロセスそのものが、協定の有効性を左右する重要な要素です。

自社の過半数代表者がどのように選ばれているのか、記録が残っているかどうかを、この機会に確認してみてはいかがでしょうか。次回の36協定更新のタイミングを、選出プロセスそのものを点検する機会として活用してみるとよいでしょう。