管理職が実施する労務管理とは｜対応内容やトラブルへの注意点も解説

企業の現場において、管理職が担う労務管理は、組織の働きやすさやコンプライアンス維持に直結する重要な業務です。本記事では、管理職が実務上押さえておくべき労務管理の基本ルールや、トラブルに発展しやすい具体的なケースと注意点を解説します。

管理職が実施する労務管理とは

労務管理とは、従業員の勤怠や労働条件の管理、安全衛生の確保などを通じて、働く環境を適切に維持するための取り組みを指します。

労務管理の最終的な責任は企業にありますが、現場における日常的な判断や対応については、一般的に管理監督者や管理職が担います。

具体的には、次のような実務対応を行います。

管理職として部下の健康を守り、組織が円滑に機能するためにも、まずは「管理職に求められる労務管理の範囲と役割」を理解しておくことが重要です。

労務管理の目的

労務管理の目的は、従業員の労働条件や職場環境を適切に維持し、労働者の健康と安全を確保することです。

適切な管理を通じて長時間労働や労働災害、労使間の発生リスクを抑えることができます。反対に、現場での安易な判断や慣習的な運用が続けば、管理職自身がトラブルの当事者になることも珍しくありません。

労務管理は単なる事務手続きではなく、管理職の指示や日常対応が、組織の健全性を左右するマネジメント領域です。現場での判断の積み重ねが、従業員の定着や組織のパフォーマンスに影響を与えることを理解しておく必要があります。

管理職と管理監督者の違い

社内での役職名としての「管理職」と、労働基準法で定められている「管理監督者」は、異なる意味合いを持ちます。

「管理職」とは、社内で定められた役職の呼称です。一方、「管理監督者」は労働基準法第41条第2号に定められており、肩書きや役職名にとらわれず、実際の職務内容や責任の範囲など客観的な事実に基づいて判断される立場の人です。

管理監督者と認められるには、以下のような実態が必要とされます。

したがって、管理職であっても職務内容や責任の範囲などから管理監督者として認められないケースも存在するため、判別には注意が必要です。

管理職が実施する労務管理の内容

ここでは、管理職が実施する主な労務管理の内容を解説します。

• 労働時間の把握・勤怠管理
• 労働条件の遵守・管理
• 働き続けられる環境の確保
• 各種ハラスメントの防止措置
• メンタルヘルス管理
• 雇用形態に関わらない平等な環境づくり

労働時間の把握・勤怠管理

労働安全衛生法に基づき、管理職は部下の始業・終業時刻をタイムカードやICカードなどの客観的な方法で確認し、適正に記録します。

自己申告制を採用する場合でも、申告内容と入退館の打刻に合理的な差異を逸脱した相違がないかを確認し、正しく記録がされるよう監督しなければなりません。

労働時間の把握・管理をする際、管理職として不適切な行動や発言は以下の通りです。

なお、一般社員だけでなく管理職であっても、労働時間の管理が必要です。原則として労働基準法上の管理監督者に該当する方には時間外労働の割増賃金の支払いが必要ありません。

一方、管理職であっても管理監督者に該当しない場合は、時間外労働に対する割増賃金の支払いが必要になるため、正しく区別して対応しましょう。

労働条件の遵守・管理

管理職には、部下が雇用契約書や就業規則で合意した労働条の範囲内で、業務を進められるよう配慮する役割があります。

労働条件は使用者の都合で一方的に変更できるものではないため、日常の業務命令が従業員の契約容から逸脱していないかを、指示前に確認することが重要です。

とくに、パートタイム労働者や派遣社員などの職務が限定されている有期雇用労働者に足しして、正社員と同じ感覚で業務を割り振ると、契約外の指示になるとして問題になるリスクが高まるため注意しましょう。

なお、管理職として労働条件の遵守・管理をする際に不適切な行動や発言は以下のとおりです。

働き続けられる環境の確保

育児や介護、自己啓発など、部下が私生活と仕事を両立できるよう、有給休暇取得の促進と柔軟な働き方への理解が管理職には求められます。

現場では、次のような制度を前提に業務調整や相談対応を行う場面が想定されます。

一方で、働き続けやすい環境づくりの観点から、管理職の言動が問題視されやすいケースもあります。

各種ハラスメントの防止措置

職場におけるパワハラやセクハラ、マタハラなどの発生を防ぐ役割も管理職の重要な業務です。制度や仕組みを理解したうえで、日常のマネジメントや部下への関わり方に反映させる姿勢が求められます。

たとえば、次のような取り組みがハラスメント防止につながります。

あわせて、管理職自身の言動が業務上必要かつ相当な範囲を超えないよう律するとともに、部下間のトラブルを早期に察知し、対処しなければなりません。

一方で、次のような行動や発言はハラスメントと受け取られやすく、管理職の対応として問題視されやすい点に注意が必要です。

メンタルヘルス管理

管理職として、労働契約法上の安全配慮義務に基づき、部下の精神的健康を損なわないよう配慮し、不調の兆候を早期に発見するよう努める必要があります。メンタルヘルスは本人任せにできるものではなく、日常のコミュニケーションや業務状況の変化を通じて、管理職が違和感を察知できるかどうかが重要なポイントになります。

実務上は、次のような対応を通じて、部下の状態を把握します。

部下の遅刻の増加やミスの多発、活気の欠如などの変化を察知した場合、速やかに面談をおこない、産業医や人事部門と連携して適切な措置を講じる姿勢が重要です。

一方で、次のような対応は、メンタルヘルス管理の観点から問題になりやすいため注意が必要です。

雇用形態に関わらない平等な環境づくり

パートタイム・有期雇用労働法や労働者派遣法に基づき、正社員と非正規雇用者の間の不合理な待遇差が禁止されています。

派遣先の管理職は、職場の派遣社員に対しても、ハラスメント防止や安全衛生の確保など、就業環境を整える責任を負います。

同じ職務内容にもかかわらず、雇用形態によって不当な差別を設ける行為は法令違反となるため注意しましょう。

なお、管理職として雇用形態に関わらない平等な環境を整備するうえで不適切な行動や発言は以下の通りです。

管理職が実施する労務管理に関する法制度

労務管理を適切におこなうためには、関連する法制度を正しく理解しておく必要があります。ここでは、労務管理に関する法制度として以下の内容を解説します。

• 時間外労働には上限規制がある
• 年5日の有給休暇取得義務がある
• ハラスメント防止措置が義務づけられている

時間外労働には上限規制がある

労働基準法第32条は法定労働時間を1日8時間、週40時間と定めており、これを超えて労働させるには36協定の締結と割増賃金の支払いが義務づけられます。

また、特別条項付き36協定を締結している場合でも、限度時間を超えて労働させられるのは年6回までとされています。

時間外労働を従業員に依頼する場合には、以下に定められた上限を超えて業務をさせないよう管理しましょう。

年5日の有給休暇取得義務がある

労働基準法に基づき、6か月以上継続勤務し、8割以上出勤した従業員には、原則として10日の有給休暇が付与されます。また、年10日以上の有給休暇が付与される従業員には年5日の有給休暇を取得させる義務が課されています。

管理職は、年次有給休暇が10日以上付与される従業員に対して本人の希望を踏まえつつ、取得日数が5日に満たない従業員には、不足分について時季を指定してでも取得させなければなりません。

もし、有給取得が年5日に満たない場合、労働基準法違反として企業は罰則の対象となります。

一方、従業員の有給休暇申請に対して、会社側が取得日を変更させる時季変更権の行使は、事業の正常な運営を妨げる場合に限定されています。繁忙期や人手不足を理由に安易に行使できない点には注意が必要です。

管理職には従業員に対して年5回以上の有給休暇を計画的に取得してもらう役割が求められます。

ハラスメント防止措置が義務づけられている

職場のハラスメントを防ぐため、企業には法律に基づいた防止措置の実施が義務づけられています。管理職も、これらの法制度を前提として、日常のマネジメントを行う必要があります。

代表的なハラスメントの根拠法は次のとおりです。

これらを踏まえ、企業にはハラスメントを未然に防止し、発生した場合には適切に対処する体制づくりが求められています。

労務管理において発生する恐れのあるトラブル

労務管理に関するトラブルは、制度そのものよりも、現場での判断や運用をきっかけに発生するケースが少なくありません。なかでも、管理職が関与する場面で問題になりやすいトラブルには、次のようなものがあります。

• 労働時間・残業代に関するケース
• 休憩・休日に関するケース
• 労働時間の把握・記録に関するケース
• ハラスメントに関するケース

労働時間・残業代に関するケース

管理職が直接命じていない場合でも、業務量の多さを認識しながら残業を放置すれば暗黙での指示があったとみなされ、残業代支払い義務が生じます。

タイムカードを打刻させた後に業務を継続させたり、自宅でのサービス残業を暗に促したりする行為は悪質な労働基準法違反です。もし、業務時間外での労働の実態が発覚した場合、遡って未払い賃金を請求されるだけでなく、企業の社会的信用を損ないます。

労働安全衛生法では、始業・終業時刻の確認は、原則として以下のような客観的なデータを基礎とするよう義務付けられているため、記録と実働を正しく管理しましょう。

参照：労働時間法制の見直しについて｜厚生労働省（PDF）

休憩・休日に関するケース

休憩中に電話番や来客対応を命じている場合、その対応時間は労働とみなされるため、別途適切な休憩を与える義務があります。

また、「今は繁忙期だから有給を取り消せ」などの強引な指示は、法的に認められた時季変更権の不当な濫用にあたり、不法行為に該当します。

有給休暇の時季変更権の行使は、労働基準法第39条第5項により事業の正常な運営を妨げる場合に限定されており、代わりの人員配置の努力を尽くしても支障が出るような客観的かつ相当な理由が必要です。

また、近年では勤務時間外や休日に仕事の連絡を絶つ「つながらない権利」も注目されています。休日に頻繁に業務連絡をおこない、従業員に対応を強制した場合は、その対応が労働時間と評価されるリスクがあります。

休憩・休日は労働者の権利として法的に保障されており、侵害する行為はトラブルの原因となるため注意が必要です。

労働時間の把握・記録に関するケース

長時間労働がおこなわれている実態を把握しながら放置する行為は、労働契約法第5条に定められた安全配慮義務に違反します。

また、上限規制逃れのために残業時間を過少申告させる、または勤怠記録を改ざんする行為は、労働基準法違反です。

管理職が従業員の勤務実態を知りながら虚偽の記録を承認し続ける行為は、企業の安全配慮義務違反を助長するものであり、個人としての責任も問われる可能性があります。

正確な労働時間の記録は、従業員の健康管理のためだけでなく、企業のコンプライアンス確保のためにも重要です。

ハラスメントに関するケース

業務上の指導であっても、部下の人格を否定するような言葉を使う、または過度な叱責を繰り返すとパワーハラスメントとして認定されます。

また、妊娠した部下に対して「もう戦力外だ」などの心無い発言や、育児休業の取得を理由に降格や減給を検討する行為は、マタハラに該当します。

ハラスメントは、被害者個人の問題にとどまらず、職場全体の士気低下や離職率の上昇につながる要因です。

日頃から風通しの良い職場環境づくりに努め、ハラスメントを許さない組織の構築が大切です。

職場の差別やハラスメントの詳しい情報は、こちらの記事で解説していますので、あわせてご参照ください。

管理職の労務管理において注意すべき点

労働基準法上の「管理監督者」に該当する場合、残業代や休日手当の支払い対象外となりますが、すべての労務管理が免除されるわけではありません。

管理監督者に適用される労務管理は以下の通りです。

会社は、従業員だけでなく管理監督者にも必要な労務管理を実施しましょう。

労務管理に関してよくある質問

ここでは、労務管理に関してよくある質問について解説します。

• 派遣社員の労務管理で、管理職が注意すべき点は？
• 労務管理で誤った判断をしないために、日常的に意識すべき点や学習方法は？
• 昔からの慣習としておこなっていることが、労働関係法令や就業規則とズレている場合、どうすればいいですか？
• 指示に従わない（早出残業をする、許可のない残業をする）部下をどうしたらいいですか？
• リモートワークを導入している場合の注意点とは？
• 問題社員への指導がパワハラと受け取られないために、管理職は何に注意すべきですか？

派遣社員の労務管理で、管理職が注意すべき点は？

派遣社員の雇用主は派遣会社ですが、労働基準法や安全衛生法の一部の規定に基づき、実際の指揮命令をおこなう派遣先が労務管理の責任を負います。

また、有給休暇は派遣会社が付与しますが、派遣先はその取得が妨げられないように、日程の調整等に配慮することが求められます。

派遣会社と連携し、契約内容を正確に把握したうえで適切な指示をおこなう姿勢が重要です。

派遣社員の労務管理の詳細は、こちらの記事でも解説していますので、あわせてご確認ください。

労務管理で誤った判断をしないために、日常的に意識すべき点や学習方法は？

労務管理に関する正しい知識を身につけるには、厚生労働省が運営する「あかるい職場応援団」や「こころの耳」などの公的な情報サイトを活用するのが効果的です。

これらのサイトでは、ハラスメント対策やメンタルヘルスに関する最新の情報や、実際に起きたトラブルの具体的な対応事例が豊富に紹介されています。

また、社内の人事労務担当者と定期的に情報交換をおこない、自社の就業規則や労使協定の内容を正確に把握しておく必要があります。

就業規則には目を通し、不明な点があれば勝手に判断せず調べる姿勢を持ち、外部研修などを通じてマネジメントスキルを磨き続けましょう。

参考：あかるい職場応援団｜厚生労働省

こころの耳｜厚生労働省

昔からの慣習としておこなっていることが、労働関係法令や就業規則とズレている場合、どうすればいいですか？

職場内で、昔からのやり方だからと見過ごされている慣習が、実は現在の法令や自社の最新の就業規則と矛盾するケースは少なくありません。

少しでも法的なリスクや違和感のある慣習に気づいた時点ですぐに人事・労務部門へ情報を共有し、会社としての正式な対応方針について指示を仰ぐ姿勢が大切です。

過去からの慣習であっても、違法状態を放置すれば企業としての責任を問われるため、速やかに適切なルールへと変える勇気を持ちましょう。

指示に従わない（早出残業をする、許可のない残業をする）部下をどうしたらいいですか？

許可のない残業や早出であっても、管理職が認識しながら是正命令を出さずに放置した場合、「黙示の指示」があったとみなされ割増賃金の支払い義務が生じます。

まずは、許可のない残業は認めないという業務命令を明確に下し、それでも従わない場合は、その都度理由の確認と注意指導を記録に残す必要があります。

会社としての指揮命令を徹底し、必要に応じて人事部門と連携して適切な対応を取りましょう。

リモートワークを導入している場合の注意点とは？

テレワークの環境下であっても労働基準法などの法律は一律に適用されるため、管理職は部下の実労働時間を正確に把握する義務があります。

リモートワークで作業の実態が把握しにくいため、パソコンのログインログやチャットシステムの稼働状況などの、改ざんできない客観的な記録を用いて労働時間を管理する工夫が必要です。

また、リモートワークは私生活との境界線が曖昧になりやすく、管理者の見えないところで隠れ残業が発生しやすいなどの課題があります。

業務時間外や休日の連絡を控えて、つながらない権利を尊重するとともに、中抜け時間や深夜労働に関する報告ルールを明確にしましょう。

問題社員への指導がパワハラと受け取られないために、管理職は何に注意すべきですか？

パワハラは「業務上必要かつ相当な範囲」を超えた言動と定義されており、客観的に正当な理由がある業務指導や注意はハラスメントには該当しません。

指導をおこなう際は、部下の人格や能力を否定するような感情的な表現を避け、他の従業員の目がある場所での執拗な叱責も控えるべきです。

また、「遅刻が多い」や「提出書類に不備がある」などの具体的な問題行動や業務の事実のみに焦点を当てて、どのように改善できるかを前向きに促す姿勢が重要です。

指導後は、以下の内容を逐一記録し、事後に適切な教育であったと客観的に証明できる状態にしておきましょう。

まとめ

管理職が従業員に対して実施する労務管理は部下の健康を守り、組織のコンプライアンスを維持するためのマネジメント業務です。

無知や昔の慣習による不適切な指示は、法違反やトラブルを招くなど、重大なリスクにつながる恐れがあります。

日々の業務の中で疑問や不安を感じたら、自己判断で進めるのではなく、人事労務担当者や上司に相談する習慣をつけましょう。

適切な労務管理を通じて、従業員が安心して働ける環境を整備し、組織全体の生産性向上に貢献する姿勢が、管理職に求められる重要な役割です。

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管理職の役割そのものを代替することは難しくとも、労務に関わる周辺業務は分散・標準化が可能です。

業務負荷の分散と運用の安定化に向けて、人材派遣などの外部リソースの活用も選択肢のひとつです。

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