電話面談を採用活動に取り入れる際の注意点とは？

近年テレワークを導入する企業が増え、オフィス以外のロケーションで働くスタイルが珍しくなくなってきました。また、非対面でのクライアント対応やカスタマー対応も増加傾向にあります。採用の現場でも非対面での活動を取り入れる必要性が出てきており、電話面談を実施する企業も増えています。ここでは採用担当者に向けて、電話面談を導入するメリット、流れ、注意点などを解説します。

電話面談とは？

電話面談とは、文字どおり採用担当者と応募者が電話を通して行う面談のことを指します。電話面談は、従来転職エージェントに転職希望者が登録する際に行われていたものですが、新型コロナウイルス感染拡大の影響によって対面での面談が難しくなり、企業でも自社の採用活動の一環として導入するケースが増えてきました。

「面談」とは、本格的な面接に入る前に企業と応募者が対等な立場で会話をし、お互いの情報交換を行うために実施します。採用の合否を決定するための「面接」と比べて、もともとカジュアルなイメージですが、電話面談は対面の面談よりもさらに気軽にコミュニケーションを図れるのが特徴です。

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電話面談を行うメリット

面接よりもリラックスした雰囲気の中、応募者は仕事内容や職場の雰囲気など気になることを質問することができます。また、採用担当者は応募者に対し入社意向や他社状況など本音に近い部分を聞き出すことが可能です。そのようにお互いの相互理解を深めることで、ミスマッチを減らす効果が期待できるのが、面談の意義です。
面談のなかでも、特に電話面談だからこそのメリットを紹介します。

対面による面談よりスケジュールの調整が行いやすい

電話面談は対面による面談よりも場所や時間の制約が少なく、スケジュールの調整がしやすいのが特徴です。今の仕事が忙しく応募をためらっているような人でも、応募してくれる可能性が高くなります。

対面による面談が難しいシーンでも実施可能

今回の新型コロナウイルス感染拡大時のように対面での面談を実施するのが難しい状況下においても、電話面談なら実施することができます。また、遠方に住んでいて移動が簡単ではない人でも電話面談なら実施がしやすいため、応募を検討してくれる可能性が高まります。

電話面談の流れと注意すべき点

電話面談は、お互いの顔が見えないコミュニケーションとなるため、対面による面談とは異なる注意点があります。一般的な電話面談の流れとともに、電話面談において注意すべき点を紹介します。

電話面談の流れ

1.事前準備

まずはお互いの日程を調整し、面談の日時を決定します。当日の進行をスムーズにするため、所要時間やある程度の面談内容を知らせておくといいでしょう。また、社内で調整して、電話面談をするための静かな場所を押さえておく必要があります。

2.架電・応募者にあいさつ

電話面談当日、応募者へ約束の時間に架電します。応募者が電話に出たら、簡単な自己紹介と面談への参加に対するお礼を伝えます。自社に興味を持ってくれた相手へ感謝の気持ちを持って、丁寧なあいさつを心がけましょう。

3.自社の紹介・応募職種と仕事内容の紹介

会社概要にあるような基本的な情報について簡単に触れたあと、自社の強みを伝えます。採用担当者自身が自社を選んだ理由を交えて紹介すると、応募者に親近感を持ってもらいやすくなります。

ただし、良い面ばかりではなく、現在の課題とその課題に対して検討している解決策も伝えておくことが大切です。ミスマッチの回避になり、自社が今の課題を解決するためにどのような人材を期待しているかが、応募者に伝わりやすくなります。自社の紹介のあと、応募職種と仕事内容についても軽く説明します。あとで応募者からの質問を受け付けるため、この段階では詳しく話す必要はありません。

4.応募者の情報をヒアリングする

面接ほど詳細を聞く必要はありませんが、応募動機やこれまでの経験、転職する理由、転職時期、希望条件などを簡単にヒアリングしておきましょう。自社とミスマッチがないか確認する材料になると同時に、面接に進んだ際により掘り下げて聞くための布石にもなります。あくまでも面談ですので、応募者が緊張するような、答えにくい質問は避けましょう。

5.質疑応答

応募者からの質問を受け付けます。応募者の今の疑問点をすべてクリアにしてもらうつもりで一つひとつ丁寧に答えましょう。応募者の質問数や質問内容によって自社への入社志望度をある程度感じ取ることができるかもしれません。なお、今すぐ回答できない質問があった場合は、のちほど回答する旨を伝えて、回答が用意でき次第忘れずに連絡を入れましょう。

6.選考へ進む意志の確認と今後の流れの説明

企業によって電話面談の位置づけは異なりますが、電話面談の段階で面接に進む意思があるかどうかを確認する場合は、その確認をします。残念ながら応募者が辞退する場合は、今後の採用活動に活かすためにも、聞ける範囲で辞退の理由を聞き出し、お礼を言って電話を切りましょう。応募者が面接に進む場合は、このあとの選考の流れを説明します。

7.お礼・終話

最後にもう一度疑問点や不明点がないかを確認し、電話面談に参加してくれたことへのお礼を伝えます。今後、面接までの間に疑問点や不明点が出てきた場合は、メールや電話などでいつでも受け付けることを伝えると、応募者も安心するでしょう。最後に、次にいつ連絡するかを伝えましょう。

電話面談で注意すべき点

周囲の環境に配慮する

携帯電話やスマートフォンで電話面談を行う場合、電波状況の悪い場所では途中で音声が途絶えてしまう恐れがあります。必ず事前に電波状況の確認を行うようにしましょう。また、近くに人がひとりでもいれば、個人情報漏えいのリスクがあります。周囲が騒がしくなく、担当者がひとりになれる場所で行うようにします。

相手の聞き取りやすさを意識する

表情やしぐさなども確認できる対面での面談と異なり、電話面談では基本的に音声だけで情報交換を行うことになります。電話口の応募者が正確に情報を聞き取れるよう、対面以上に、「ゆっくり」「はっきり」「聞き取りやすい音量」を意識して、話すようにしましょう。

目の前に応募者がいるつもりで対応する

表情が見えないため、応募者は、電話口の採用担当者の話すスピードや声のトーンなどでその印象を判断します。応募者から見えないからと、だらしない姿勢でいたり別作業を並行して行っていたりすると、声の様子から伝わる恐れがあります。目の前に応募者がいるつもりで対応することが大切です。

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電話面談活用で、採用活動の停滞を打開

今回紹介したように、面談は面接より気楽なコミュニケーションのなかでお互いの情報交換ができ、ミスマッチの防止に効果が期待できます。なかでも電話面談は応募者に来社してもらう必要がないため、遠方に住んでいる人や忙しくてスケジュール調整が難しい人とも実施しやすいなどのメリットがあります。また、双方が電話さえ使用できれば実施が可能なため、災害時や感染症拡大などで外出が制限されており採用活動が停滞している場合の打開策としても活用可能です。

急ぐ採用には採用代行サービスの活用も視野に

リモートワークの急激な浸透やコロナ渦に求められる働き方により、採用業務も変更を求められました。採用担当者の業務負担の軽減、または採用を急ぐ場合に採用代行サービスを活用する企業が増えています。マンパワーグループでは、採用プロセスの業務代行サービス、採用戦略立案や採用プロセス設計などのコンサルティングサービスを提供しています。本資料では、採用活動から採用後の定着に至るまでの各種課題に応じたソリューションを紹介しています。