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スカウトメールを効果的にするための書き方のポイントとは?

掲載日2021年3月25日

最終更新日2021年9月27日

目次

    「スカウトメール」とは、企業側から見て気になる人材や魅力を感じる人材に対して自社をアピールし、応募を促す目的で求職者に直接送るメールのことです。

    「攻めの採用」が言われる昨今では、スカウトメールを活用する企業が増えていますが、送れば必ず反応がもらえるわけではありません。スカウトメールの効果を上げるには工夫が必要です。

    ここでは、スカウトメールを活用するためのポイントを解説します。

    スカウトメールをする企業が増えている理由

    「スカウトメール」をする企業が増えてきた理由には、下記のような背景があります。

    売り手市場の採用難

    大きな理由のひとつは、昨今の「売り手市場」「採用難」という社会状況があります。直近ではコロナ禍のせいもあって少し買い手市場に傾いていますが、それでも日本の少子高齢化、人口減少という大きな流れは変わらず、人材獲得の困難な状況が今後も続くことは間違いありません。
    知名度の低い中小企業では特にこの傾向が顕著です。採用市場に多少の変動はあったとしても、採用の難しい状況が今後も大きく変わることはないでしょう。

    これまでのように求人広告を出して待つだけでは応募者がなかなか集まりません。 企業側から求職者に積極的に働きかけなければ採用できないという必要性から、スカウトメールが使われるようになっています。

    応募してほしい相手を選べる

    もうひとつの理由は、「応募してほしい人材を企業側で選ぶことができる」という点にあります。これまでのような待ちの採用では、必ずしも自社のニーズに合う人材だけが応募してくるわけではなく、採用活動としては決して効率的とはいえません。

    一方で、スカウトメールは企業側がメッセージを送る相手を選べ、応募してほしい人にアクションを集中することができます。また、メッセージを受け取った求職者は、企業から「選ばれた」「声をかけられた」という特別感から応募につながりやすくなります。 スカウトメールは自社の求める人材に企業側からアクションするためのツールとして、活用されているのです。

    スカウトメールの種類

    スカウトメールとして使われているものには、いくつかの種類があります。 主なものは以下のとおりです。

    求人サイトのスカウトメール機能

    求人サイトの機能として提供されているもので、求人掲載している企業からサイトに登録している求職者に向け、送り先を一定の条件で絞り込んで送るメールです。

    条件を絞り込まなければ送付する対象者を多くすることはできますが、その中には必ずしも要件に合わない人材も多数含まれるので、効果を得るにはメールの送付数が想定以上に多くなりがちです。さらにメールの内容は定型的になってしまうので、受け取った相手はスカウトされたという特別感が薄くなります。

    一方で、メール送付先の条件を絞り込めばミスマッチは減り、個別メッセージによる特別感を出すことはできますが、送付対象者が少なくなり、個別にメールを書く手間もかかります。 状況に応じた使い方を考える必要があるでしょう。

    SNSのメッセージ機能

    最近は「ソーシャルリクルーティング」といって、SNS上でおこなう採用活動があります。このSNSのメッセージ機能を利用したスカウトメールです。 すでにお互いの公開情報を事前に知っているため、ミスマッチが起こりにくい特徴があります。

    ただし、相手からフォローしてもらえなければメッセージを送れなかったり、接触したい人材が企業の求人情報に気づかなかったり、もしくは気づいてくれるまで時間がかかったりすることがあります。企業側としては、より多くのフォローが得られるような日頃からの情報発信が重要になります。

    メールの直接送付

    個人のメールアドレスに直接送るスカウトメールですが、まず相手の連絡先を知らなければメールを送ることができません。

    また、経歴などのキャリア情報も既知でなければこの方法は難しいため、リファラル(人脈)採用など、相手と何らかの関係がある場合であれば、活用は可能でしょう。

    スカウトメールを活用する場面

    スカウトメールは、以下のような場面での活用が考えられます。

    ・専門性の高い職種の採用
    ・求人倍率の高い職種の採用
    ・急募の求人案件ではやく採用を進めたいとき


    いずれも企業からの「攻めの採用」が必要な場面ですが、こういった場面でこそ、スカウトメールをうまく使っていくことを考えましょう。

    スカウトメールの書き方のポイント

    スカウトメールを作成するにあたって、4つのポイントをお伝えします。

    ターゲットの人材像を明確にする

    まず重要なのは、メールを送るターゲットの人材像を明確にすることです。
    年齢、職種、経験、転職理由などの要件によってそれぞれ刺さるポイントが違うので、それに合わせてメールの内容も変える必要があります。

    ターゲットを絞り込み過ぎると対象がおらず、広すぎるとただのダイレクトメールとなってしまい、スカウトメールの意味をなさなくなります。
    条件設定は十分に検討したうえで実施しましょう。

    興味を持たれる「件名」を工夫する

    広告・営業メールとも共通することですが、送ったメールを開封してもらえるかどうかは件名が大きく関係します。
    長すぎる件名や、キーワードが目に留まらない件名では、せっかく送ったスカウトメールは無駄になってしまう可能性が高いです。
    件名の目安は文字数全体で30文字以内とし、メールソフトのファーストビューで見える前半15文字以内で、アピールやメリットなどの開きたくなる要素や、相手の興味に合わせた文言を入れます。

    本文は簡潔にする

    例えば、ネットのニュース記事の文字数は、一般的に500~600文字程度とされ、これは平均10文字1秒とし、全体を1分程度で読める量として考慮されたものです。

    スカウトメールでも同様に、メール本文は400文字程度から多くても800文字以内に抑えるようにしましょう。特に会社紹介などは端的にまとめて、それ以上の情報は募集要項を記載したページのURLを記載して、任意で確認してもらえるようにしましょう。

    選ばれた人という特別感を伝える

    スカウトメールで最も重要なポイントは、送られた相手に「自分は選ばれた」という特別感を感じてもらうことです。
    どんなところを評価しているのか、どのくらい高く評価しているのかなどをできるだけ具体的に記載し、特別なオファーだということをしっかり伝えましょう。

    【まとめ】費用対効果を鑑みつつ、効果的な利用を

    スカウトメールを効果的に活用するには、自社にとって適切なターゲット人材に向け、その人のキャリアを高く評価したうえで、特別なオファーであることをしっかり演出して伝えることが重要です。

    効果を得るためには、求職者に合わせた個別メールが必要ですが、これを送るには非常に手間と時間がかかります。スカウトメールを使うにあたっては、ただむやみに送るのではなく、その作業時間に対する返信率など、費用対効果をよく考えながら進める必要があるでしょう。

    スカウトメールは、企業から求職者にアプローチするための数少ない手段です。効果的に活用できるような工夫をしていきましょう。

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    著者プロフィール

    小笠原 隆夫(人事コンサルタント)

    IT企業でエンジニア職、人事部門長として関連業務に携わる。2007年より「ユニティ・サポート」代表として人事・組織コンサルティングに従事。著書に『リーダーは空気を作れ!』(アルファポリス)。ほかウェブのコラム執筆多数。

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