ビジネスをコントロールするうえで、プロセスが順調に進んでいるのかを判断するさいは主観的判断ではなく、客観性のある指標により判断することが鉄則です。

それは採用活動においても同様であり、そこで必要となってくるのがKPIの設定です。近年は耳にすることが多くなった言葉ですが、採用活動においてどのような指標をKPIに設定すべきであるかは人事採用担当者の悩みの種でしょう。

本稿では採用KPI設定のポイントと運用方法について紹介します。

採用代行サービスの活用も視野に

採用KPI達成のためには、効率的な採用活動が重要になってきます。マンパワーグループでは、採用プロセスの業務代行サービス、採用戦略立案や採用プロセス設計などのコンサルティングサービスを提供しています。本資料では、採用活動から採用後の定着に至るまでの各種課題に応じたソリューションを紹介しています。

採用活動におけるKPIとKGIとは

まず、KPIについて紹介しましょう。KPIと共によく使われる言葉としてKGIがあるので、合わせて紹介します。

そもそもKPIとKGIとは

KPIとはKey Performance Indicatorの略称で、重要業績評価指標、主要業績評価指標または主要パフォーマンス指標と訳されます。目標を達成するために必要とされるプロセスに使われる指標で、営業現場における顧客訪問数や新規顧客の獲得数などにあたります。

KGIはKey Goal Indicatorの略称で、重要目標達成指標と訳され、最終目標を表す指標です。最終目標つまりKGIを達成するための過程を数値化した指標がKPIになります。

採用活動におけるKPIとKGIの指標

採用活動におけるKPIとKGIはどのような数値を指標として使うのでしょうか。

KGIは採用人数で表されることが多く、KPIはKGIで設定した指標から逆算された各工程の数値（応募者数や内定辞退率、面接合格率など）を設定することが多いです。
例えば、「○カ月後までに△△部の人員を□□名採用する」はKGIの指標になります。

このようなKGIに対し、KPIは「KGIで設定した採用人数を●カ月で達成するためには、面接実施者数□□名、内定辞退率〇%、面接合格率△%」となり、KGIと同様に具体的な数値で指標を設定します。

採用KPIを設定する目的とは

最終目標達成までのそれぞれの過程で採用KPIを設定します。採用KPIの設定によって目標達成までのプロセスが可視化され、具体的な行動への落とし込みが容易になるという利点があります。
さらに、現在の採用手法が妥当かどうかの判断材料ともなり、改善箇所の早期把握と改善実行が可能です。

また、採用KPIを設定することで採用に関わるメンバー間で目標の共有ができるため、目標に向けてのチームワーク向上につながるでしょう。

採用KPIとして具体的な指標と運用ポイント

次に、採用KPIとなる各種の数値をご紹介するとともに、どのような数値を重視すべきかについても考えていきましょう。

採用KPIとして具体的にどのような指標を置くべきか

採用KPIを設定する前に、採用活動の一連の流れを書き出しておきましょう。
一般的な採用の流れは以下の通りです。

上記の流れから、KPIには以下のような数値が考えられます。

KGIから重視したいKPIを考える

KGIについては採用人数と質、両面から考える必要があり、自社の状況によりどちらを重視するべきかが異なります。それによって、取り上げるべきKPIも変わってきます。

採用人数を重視する場合のKPI

目標とする採用人数が多い場合、採用条件を広げ書類選考の通過率を高くし、面接設定数も多く設定する必要があります。

ただし採用条件を広げることで、企業や業務内容の理解が不足している応募者も書類選考を通過します。
そのような応募者は選考途中に辞退してしまうケースもあるので、入社意欲が高められるような面接を行うことで、辞退されることなく必要な採用人数を確保できるようになります。
そのため「面接した人数からみた入社率」が重要な指標となってきます。

採用人数を重視する場合には、今後の事業計画や経営目標を達成するために必要な人員数だけでなく、予想される退職者数も考慮することを忘れないようにしてください。

採用者の質を重視するKPI

「質」を重視する背景には、しっかり候補となる人材と面接し選びたい、という募集部門の意思があるかと思います。

人事担当者としては、要件に合った応募者を集められているか、選考できているか、ということを意識する必要があります。

そのため、KPIには書類選考からの面接設定率や、各工程における通過率が重要な指標となります。面接等の通過率があまりに低い場合、関係者間で求人要件の認識がズレている（優先順位なども含め）、合否判定の基準にバラツキがある、などの問題が考えられます。

もうひとつは、内定辞退率です。
選びに選んで内定を出しても、本人辞退が多いとなると、関係者の落胆は深く、工数がより多くかかります。
面接のたびに入社意思を確認しておく、自社の魅力をアピールできているか、面接官の態度に問題が無いかなど、KPIを通して問題を探していきましょう。

採用KPIの運用ポイントとは？

せっかく設定したKPIも適切に運用されなければ、期待する効果を得ることができません。重要なことは、PDCAサイクルを常に回しながら日々のKPIに対する進捗率を管理することです。

採用フローを整理し、各フローの数字を管理できるようにしたうえで、KPIに対する進捗率をチェックしましょう。

採用活動を進めていくなかで、設定した採用KPIと現状に剥離が生じることがあります。都度原因と改善策を検討し、次の行動を決めなくてはいけません。

例えば、一次面接の実施率がKPIで設定した数値より低い場合、前後のフローでKPIの進捗を振り返り、どこに課題や原因があるのかを突き止め、改善策を練ることが重要です。

応募者数が目標値を達成しているのであれば、一次面接における実施率の低さは書類選考通過率が関係している可能性があります。求職者に必要以上のスキルを求めていないか、ターゲットに効果的な求人広告になっているのかなどを見直してみましょう。

また、先に紹介したような各KPIを採用メンバーの個人目標に落とし込むことも効果的です。自身のやるべき行動がイメージしやすくなり、効率的に作業を進めることができるでしょう。

ただし、採用KPIの設定のしすぎは禁物です。採用KPIが多すぎると採用担当者の負担が大きくなり、モチベーションが低下することもあります。

さらに、数々のKPIに気が取られ、本来注力すべき重要な採用KPIがおろそかになり、最悪の場合にはKGI未達成という事態に陥る可能性もあります。

KPIを設定し、管理することで問題点もリアルタイムで把握

採用活動において日々処理すべき業務は多く、効率的にこなしていくことが必要です。KPIを活用すると、採用活動において注力すべき点や優先事項、問題点をリアルタイムで把握することができます。

採用フローの各数値を常に管理し、問題があれば改善策をとる一方で都度適切なKPIを設定しなおしていくことで、採用活動の質をあげることができます。自社の状況に合わせて、採用KPIを活用していきましょう。