採用代行の種類と具体的なサービス内容とは？課題別の活用法を解説

採用活動を効率的かつ成果をあげるための手段として、多くの企業が「採用代行」を利用しています。導入の背景には、大きく分けて「人手不足」と「ノウハウ不足」のふたつがあります。

この記事では、採用代行の種類と具体的なサービス内容について解説します。

採用代行の種類

採用に関するサービスは多種多様で、企業のニーズに合わせたサービス導入が可能です。

主なサービスとして、以下の５つがあります。

それぞれ詳しく解説します。

採用事務の代行

採用関連の事務業務を代行するサービスです。求人広告の出稿、ナビサイトや採用管理ツールの更新、求職者からの書類受付など煩雑になりやすい業務を代行します。

実施場所はクライアント社内に限らず、ベンダーのオフィスやセンター内で業務を実施するケースも多く、採用知識のあるメンバーが業務を担当します。

導入のメリット

• 業務の繁閑期に合わせた人員の調整が不要
• 効率的な業務フローを構築してくれる
• 事務作業から解放されるため、施策に注力できる

リクルーター派遣

リクルーターを派遣し、ダイレクトリクルーティングを行うサービスです。海外では一般的な採用代行サービスのため、外資系企業でよく利用されています。 リクルーターは主にクライアント社内で業務を行いますが、ベンダーによってはベンダーのオフィスで実施するケースもあります。

ダイレクトリクルーティングは、取り入れておくべき採用手法ですが、まだ自社への応募動機が形成されていない転職希望の潜在層もターゲット層に含まれるため、時間と労力がかかります。

また、アプローチ方法などダイレクトリクルーティングに特化した知識やノウハウも必要です。 せっかく人材データベースのプラットフォームやタレントプールツールを導入していても、成果をだせないことも多々起きているため、実績のあるリクルーターを派遣してほしいというニーズが高まっています。

導入のメリット

• ダイレクトリクルーティングにより優秀な人を採用ができる
• 自社担当者の工数を大幅に削減できる

採用コンサルティング

採用の課題発見や、戦略立案などについて分析・アドバイスを行うサービスです。ノウハウ不足で採用が思うようにできない、専門的な第三者の知識がほしいといったニーズに対応しています。

導入のメリット

• 自社では気づいていない課題が見えてくる
• 他社の事例を踏まえた効果的な戦略を提案してもらえる
• 手を動かすのは自社社員なので、ノウハウが蓄積される

採用PRツール作成

採用活動のPRに必要な企業パンフレットや採用ページの作成、入社案内、動画、広告用のコンテンツ、素材を作成するサービスです。

求職者を惹きつけるためのデザインや文言など専門的なスキルを活かした質のよい制作物を得ることができます。 専門の制作会社以外にも、求人媒体を提供している企業の制作チームがサービスを提供していることもあります。

導入のメリット

• ターゲットに訴求できる素材
• ツールを得られる
• 社内で制作するよりも早く良いものができる

筆記試験・適性検査

自社で製作する企業もありますが、一般常識試験や適性検査などは第三者の提供している問題を利用するケースも多く見られます。新卒採用などで一度に大勢が受験する場合、試験監督や採点などの運営を代行するベンダーもあります。

また、採用試験のWEB化が進んだ現在、ペーパーテスト以外にも、自宅からのWEB受験や、専用の会場で受験するテストセンター受験などの方式が選択できるサービスも主流になっています。

導入のメリット

• 第三者視点で応募者の適性やスキルを判断する指標を得られる
• 試験の用意や採点業務が不要になる

工程別｜採用代行が可能な業務

工程別にどのような業務を具体的にアウトソースできるかを紹介します。

採用企画・戦略

採用企画や戦略については、求人広告のメディア選定なども含めたサービスを提供しているベンダーがあります。

業務例

• 採用活動の分析（歩留まりや広告の費用対効果、面接設定率、内定辞退率）
• 課題の抽出 ・自社の状況に即した戦略の立案
• 採用フローの見直しと体制の再構築
• 採用基準、評価へのアドバイス など

母集団形成

母集団形成の方法はさまざまですが、それぞれに特化したサービスが存在します。

業務例

• ダイレクトリクルーティング
• 求人広告の掲載
• 媒体メディア選定と費用対効果の計測
• 採用予算の管理
• 人材紹介会社の窓口対応
• 新規エージェント開拓
• 大学への訪問とリクルーター代行
• リファラル採用の事務局代行
• 会社説明会の企画、運用代行、前日確認、アンケート回収と分析
• 合同説明会のコンテンツ策定、サポート
• 採用ページのコンサルティング
• エリア特性調査
• 自社採用ページの充実（先輩社員の声や応募窓口の設定等）
• Webセミナー　企画運営、代行
• SNS採用　企画　運営

応募受付

求職者の受付対応や書類チェック、受領・管理などの業務も委託可能です。

業務例

• 応募者の管理
• 履歴書・職務経歴書の確認
• スクリーニング
• 合否連絡 ・会社説明などの前日確認
• 応募者からの問い合わせ対応
• ナビサイトの管理・更新 など

選考

自社で行うことの多い選考業務ですが、面接官代行以外にも事務関連のサポートが利用できます。

業務例

• 面接のスケジュール調整
• 人材紹介会社との面接日程調整
• 面接官代行
• 面接官トレーニング
• 評価表の設定、コンサルティング
• 面接予定者のリスト作成
• 適性検査、筆記試験の手配、運用、集計

内定・入社フォロー

採用活動は内定を出して終わりではありません。採用活動の質を上げていくためには内定者へのフォローや入社後の定着施策についても考慮することが重要です。応募者・内定者のサポートを提供しているベンダーもあります。

業務例

• 内定者フォロー施策のコンサルティング
• 内定者フォローの実施
• 内定通知書の作成と内定者への送付
• 入社必要書類の準備と改修
• 定着施策のコンサルティング
• 定着支援
• 内定者の座談会企画、内定辞退対策など

課題別｜採用代行の活用法

冒頭でも述べたとおり、企業が採用代行を活用する背景は、主に「人手不足」「ノウハウ不足」の２つの課題解消にあります。

人手不足

採用を担当する人員が不足している、「ひとり人事」（社内に人事担当者がひとりしかいない）、採用担当者の採用が難航しているなどの課題を持つ企業は珍しくありません。

人事採用経験者は社会人経験者の中でもそう多くないため、経験者に限定して人材を探すと採用に苦労することがあります。 にもかかわらず、採用業務は多岐にわたり、業務量が多いのが特徴です。

また、個人情報を扱うため、慎重で正確な対応が求められます。人手不足は、採用活動の滞りや思わぬミス、ひいてはそれらに起因した企業印象の悪化を招くことがあります。このような事態を未然に防ぐため、自社の状況に応じた採用代行サービスの導入を検討しましょう。

アシスタント的人材がいれば問題ない場合

社内に採用ノウハウがあり業務指示は問題なくできるが、補助業務を行う人員がいないというケースであれば、人員の補充に人材派遣を活用するのもひとつの方法です。

人材派遣は、あらかじめ契約期間を定めることができるため、新卒採用など業務の繁閑差が大きい業務での一時的な人員補充に適しています。 この場合、人材派遣会社への依頼を検討してみるとよいでしょう。

導入のメリット

• 必要な期間だけの人員補充が可能
• 比較的容易に導入できる
• ノウハウは問題ないが、人手だけがほしいというときに最適

事務処理が多くてメンバーに負担がきている

小さな業務でも纏まると莫大な業務量になってしまうものです。社員を施策立案や実行、採用活動の分析などコア業務に集中できる環境を整えるためには、採用事務代行を検討してみてください。

どの作業がボトルネックになっているのかがわからない場合には、業務量の視覚化・分類など現状分析ができるベンダーに相談・提案依頼してみることもおすすめです。分析の結果から採用代行を導入すべきかどうか、導入する場合どの業務を切り出すのが良いかなどの検討が出来るようになります。

「ひとり人事」だ

スタートアップ企業や進出したばかりの外資系企業の場合、人事担当者がひとりということも少なくありません。企業規模によっては、総務・経理などのバックオフィス業務がひとりのケースもあります。採用業務以外の業務も遂行しなければならないため、とにかく手がたりません。

この場合は、採用企画から入社までのトータルサポートを検討しましょう。ベンダーと連携しつつも、採用業務は人材要件の作成や面接の合否判定、入社判定など重要な業務にしぼることができます。

また、将来的な内製化を踏まえ、採用活動の標準化、マニュアル作成などもベンダーに相談することが可能です。

専門的なアドバイスがほしい

人員は十分だけども、採用が進まない、以前のような成果がでない、といった悩みを持つ企業にとっても採用代行の活用は有効です。

従来のやり方どおりでは採用できないという状況はどの企業でも起きています。人材の流動化や求職者の情報取得手段の多様化など、情報を集め分析し、自社に取り入れていかなければなりません。 採用コンサルティングなどを利用することで、市況や効果的な手法など採用トレンドに即したアドバイスや体制構築が可能です。

新しい採用戦略を立案したい

しばらく採用活動をしていなかったが再開することになった、新規事業に関連するポジションの募集を新たに始めることになったなど、新規で採用戦略を立案したい場合にも採用コンサルティングがおすすめです。他社での事例や経験を元に新しい視点と具体策を提案してもらえます。

採用コストがあがっている

転職市場の競争激化などにより採用コストが上がってしまうことはあります。ただ、本当にそれが原因なのか、改善すべき点はなにか、取り入れるべき施策があるかを見極める必要があります。

まずは採用コンサルティングを導入し、現状分析やエージェントの評価、新しい施策の導入、やめるべき施策などについてアドバイスを得てみてはいかがでしょうか。そこで見えてきた具体的な課題について採用代行を依頼することも可能です。

採用計画が達成できない

計画した採用予定人数を達成できない原因は、ひとつではありません。複合的な要素で達成を阻んでいます。

これらを丁寧に分析し、どこを改善すると効果的なのか、どこなら改善できるのか、など第三者視点を取り入れてみるのはいかがでしょうか。採用コンサルティングの導入で、現状把握と目標の乖離部分を洗い出しが可能です。

内定辞退率が高い

内定辞退は一定の割合で発生するもので避けがたいものですが、「よくあること」と諦めてしまっていると、本当の課題が見えてこないことがあります。

応募者から企業に伝えられる内定辞退の理由は当たり障りのない内容で、本当の理由が見えてきません。

これまでの選考で顔をあわせていた採用担当者に面と向かって言いづらい理由も、第三者を通じてヒアリングすることで、回答者の本音を知ることができます。

企業によっては、「内定辞退者の座談会」のようなカジュアルなヒアリングの場やアンケート調査を採用代行ベンダーなどに委託して実施し、課題や問題の発見に努めています。

早期離職が多い

早期離職は、採用のやり直しなど工数・コストが発生します。

また、早期離職が多い企業は「なにか企業側に問題があるのでは」と評判が悪化することもあり、より一層採用が困難になってしまいます。 定着支援サービスを導入し、早期離職の防止、離職理由を知り改善につなげる企業もあります。

内定辞退者同様、人事が直接ヒアリングをするよりも「新入社員が第三者に話す」という体裁をとることで、入社したばかりの人からも率直な意見が得られやすく、目の届きにくい遠方の事業所の課題も知ることが可能です。

採用代行の利用にあたって注意すべき３つのポイント

自社の課題に合わせて委託内容などを柔軟にカスタマイズできるのが採用代行のメリットです。しかし、自由度が高い分、注意すべき点もあります。

1. 定期的なパフォーマンスチェックが重要

業務委託したからとベンダーに業務を投げっぱなしにしてしまうと、期待した成果を得られないことがあります。特に導入当初は、お互いの認識をすり合わせる上でも定期的なミーティング・レポートを求めましょう。

採用事務代行やリクルーター配置型の場合、評価指標を定め、双方で合意を取っておくとパフォーマンスチェックがしやすくなります。 採用コンサルティングの場合であっても、提案された施策の結果を双方でチェックしましょう。どんな分析をいつまでにどんな形式でもらえるかも事前に確認します。

採用代行を導入したからといって、必ずしも採用目標を達成できるわけではありません。採用代行の導入は課題を発見・解決し、採用活動の質を上げる施策のひとつです。業務委託後の状況をタイムリーに把握し、課題や問題点に対するアクションを早期に打つことで、「導入したのに成果がでない」といったことを防げます。

ベンダーに対しては、積極的に情報交換しながら、だんだんと自社の理解度を高めフィットさせていくつもりで取り組んでみて下さい。

2. 業務委託の場合、メンバーに直接指示はできない

人材派遣と業務委託の違いは、人材派遣は派遣社員への直接指示ができますが、委託メンバーへの直接の業務指示は違法になる可能性が高い点です。 「人を補充して社内で対応をする（人材派遣）」か「業務自体を外部に切り出してしまう（業務委託）」かの違いがあるので、この違いを理解したうえで自社に合うサービスを導入しましょう。

主な違い（表） 業務指示 導入の容易さ コスト 業務負担 人材派遣と業務委託の違いについては、「アウトソーシングと人材派遣の違い│それぞれに適した活用シーンを知る」で詳しく解説しています。

3. 契約前に対応範囲・責任範囲を明確にする

採用代行を依頼する業務については、対応範囲と責任範囲を明確にしておきましょう。一番避けたいのは、スタートしてからどちらも対応していなかったという事態です。範囲を明確にするためには、ベンダーとの事前打ち合わせの中で採用フローを両社で確認することです。業務を棚卸しし、ベンダーと一緒に確認していくことで対応範囲や責任範囲が見えてきますので、ここでお互いの認識を揃えておきましょう。

認識違いによる対応・責任範囲の変更であっても、契約後の変更は別途費用の請求が発生する場合があります。予算どおりに進めるためにも契約前にしっかりと確認を行いましょう。

採用代行ベンダー選びの４つのポイント

採用代行のサービスによっては、「自社の顔」としてベンダーは活動します。自社の印象と密接に関係してくるため、ベンダー選びは重要です。

１. 専業または専門部門があるかどうか

採用代行はアウトソーシングのひとつですが、アウトソーサーは各社得意とする分野があります。採用代行の場合、専門知識が不可欠ですから、選ぶとしたら「採用」に特化しているベンダーかしっかりと専門部署があるベンダーを選びましょう。

2. 実績の確認

実績は重要な指標です。検討している業務についての実績をしっかりと聞き取ります。

3. 提示された料金が適正かどうか

一般的に複数社から見積もりと提案をもらい比較検討をしますが、その際に注意したいのは、価格が適正かどうかです。 同業務にもかかわらず価格差が出るのには、何らかの要因があることが多いです。価格差が生じる要因が重要な判断材料になるため、以下のような点を確認しましょう。

価格が他社より高い

• なにか付加価値があるのか
• 周辺業務などプラスアルファの業務が含まれているのか
• 高品質が担保されているのか

価格が他社より安い

• なにか契約で制限されていること、制約条件などはないか
• 従量課金制の場合、最低利用料金分のみで試算されていないか（定額課金制と比較する場合は、同一の想定業務量で比較する必要があります）
• ITツールなどを使って人件費を削減できているのか

4. コンプライアンスに対する姿勢が適切かどうか

採用業務は数多くの求職者と接し、個人情報を管理する必要があります。外部に委託するとはいえ、自社業務である以上、応募者側から見れば応募先企業の対応とみなされます。 切り出す業務の範囲に関わらず、情報管理の方針など、ベンダーのコンプライアンスやリスク管理に関する姿勢の確認は重要です。

リピート率90％！マンパワグループの採用代行サービス

マンパワーグループでは、採用プロセスの業務代行サービス、採用戦略立案や採用プロセス設計などのコンサルティングサービスを提供しています。

本資料では、採用活動から採用後の定着に至るまでの各種課題に応じたソリューションを紹介しています。

まとめ

採用代行は、採用難や手法の多様化を背景に今後もますます利用が進むと考えられます。これまでに紹介したポイントをおさえることで、採用に関する最新情報や適切な施策の提案、業務フロー改善のサポートなど、業務代行による業務負担軽減以上のメリットも得られます。

採用活動は数ある企業のステークホルダーとの接点のひとつでもあります。質の高い採用活動はひいては企業価値の向上にもつながります。経営課題解決および企業価値向上策として、採用代行の活用を検討してみてはいかがでしょうか。