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採用代行の種類と具体的なサービス内容とは?課題別の活用法を解説

掲載日2023年5月16日

最終更新日2024年6月17日

採用代行の種類と具体的なサービス内容とは?課題別の活用法を解説

目次

採用活動の効率化や成果向上のため、多くの企業が採用業務の一部をアウトソーシングする「採用代行」を利用しています。

この記事では、採用代行の種類と具体的なサービス内容について、採用工程別にどの業務が採用代行でアウトソーシング可能か、採用課題に応じてどのような採用代行サービスを利用すれば良いかについて解説します。

関連記事

採用代行活用のメリットや、人材派遣や人材紹介など他の人材サービスとの違いなど、採用代行に関する基本的な知識については、「採用代行(RPO)とは?メリットや活用方法を解説」をご覧ください。

また、採用代行に関する基本的な情報を一冊にまとめた資料もご用意しております。

>>資料「採用代行とは?」をダウンロードする

採用代行サービスの種類

採用代行のサービス範囲は広く、種別も多岐にわたるため、企業のニーズに合わせたサービス導入が可能です。主要なサービスは大きく以下の5つに分類されます。

  • 採用事務の代行
  • リクルーター派遣
  • 採用コンサルティング
  • 採用PRツール作成
  • 筆記試験・適性検査

それぞれ詳しく解説します。

採用事務の代行

採用に関連する事務業務を代行するサービスです。求人広告の出稿、ナビサイトや採用管理ツールの更新、求職者からの書類受付など、手間がかかり煩雑になりやすい業務を、採用知識のあるメンバーが代行します。

代行業務を実施するロケーションは、クライアント社内に限らず、ベンダー(代行事業者)のオフィスやセンター内で行われるケースもあります。

導入のメリット

  • 業務の繁閑期に合わせた人員の調整が不要
  • 効率的な業務フローを構築してくれる
  • 事務作業の工数が減らせる分、施策に注力できる

こちらの資料もおすすめです

「エージェントコントロール」サービスのご案内

人材紹介会社との対応で発生する「複数社対応は手間がかかる」「支払いが割高」などの課題を解決する「エージェント・コントロール」サービスをご紹介いたします。

リクルーター派遣

リクルーター(求職者とのコミュニケーションを行う担当者)を派遣し、ダイレクトリクルーティングを行うサービスです。

リクルーター派遣は、ダイレクトリクルーティングが盛んな欧米諸国では一般的な採用代行サービスであり、外資系企業でよく利用されています。

昨今では、ダイレクトリクルーティングに特化した人材データベースのプラットフォームやタレントプールツールが数多く展開されており、日本でもダイレクトリクルーティングを行う企業が増えています。

しかし、運用にはダイレクトリクルーティングに特化した知識やノウハウが必要なため、ツールを導入するだけでは成果をだせないことも多く、ダイレクトリクルーティングに関する実績のあるリクルーターを派遣してほしいというニーズが高まっています。

リクルーターは主にクライアント社内で業務を行いますが、ベンダー(代行事業者)のオフィスやセンターを利用するケースもあります。

導入のメリット

  • ダイレクトリクルーティングにより、優秀な人材の採用ができる
  • 社内にノウハウを持つ人材がいなくてもダイレクトリクルーティングが開始できる
  • 自社担当者の工数を大幅に削減できる

マンパワーグループの採用リクルーター派遣

「ダイレクトリクルーティングがうまくいかない・初めてなので勝手がわからない」「外国人人材の採用をするので英語が使えるリクルーターが必要」などの企業課題を解消します。

>>「ダイレクトリクルーティングを活用した常駐型の採用代行サービス」の詳細を見る

採用コンサルティング

採用課題の発見や、採用戦略の立案などにまつわる分析・アドバイスを行うサービスです。

ノウハウ不足で採用が思うようにできない、専門的な第三者によるアドバイスがほしいといったニーズに対応しています。

導入のメリット

  • 自社では気づいていない課題が見えてくる
  • 他社の事例を踏まえた効果的な戦略を提案してもらえる
  • 手を動かすのは自社社員なので、ノウハウが蓄積される

年間5,000人以上の採用を支援するマンパワーグループ

マンパワーグループでは、55年以上の人材ビジネスを通し培ったノウハウを活かし、採用代行サービスを提供しています。

採用計画立案から入社に至るまで、お客様の課題に合わせて、最適なプランを組み、採用のサポートを実施しております。採用代行を利用し、採用を成功させた企業の事例集をご用意しています。

「採用代行(RPO)サービス導入事例集」を無料でダウンロードする

採用PRツール作成

採用活動のPRに必要な企業パンフレットや採用ページの作成、入社案内、動画、広告用のコンテンツ、素材を作成するサービスです。

求職者を惹きつけるデザインや文言など、専門的なスキルを活かした質のよい制作物を得ることができます。採用PRツール専門の制作会社のほか、求人媒体を提供している企業の制作チームがツール作成のサービスも提供していることもあります。

導入のメリット

  • ターゲットに訴求できる素材
  • ツールを得られる
  • 社内で制作するよりも早く良いものができる

筆記試験・適性検査

各種テストを自社で独自に製作している企業もありますが、一般常識試験や適性検査などは第三者機関が制作しているテストを利用するケースも多く見られます。

また、採用試験のWEB化が進んだ現在、ペーパーテスト以外にも、自宅からのWEB受験や、専用の会場で受験するテストセンター受験などの方式が選択できるサービスも主流になっています。

新卒採用などで一度に大勢が受験する場合、試験監督や採点などの運営業務を代行するベンダーもあります。

導入のメリット

  • 第三者視点で応募者の適性やスキルを判断する指標を得られる
  • 試験の用意や採点業務が不要になる

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▶ サービスについて問い合わせる
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工程別|採用代行が可能な業務

工程別に、具体的にどのような業務をアウトソースできるかを紹介します。

採用企画・戦略

目標設定や人物要件の策定など事前準備にあたるフェーズのサポートのほか、現行フローの課題を見つけるための業務分析・振り返りなど、様々なサポートが受けられます。

業務例

母集団形成

採用手法の多様化に伴い、様々な母集団形成の方法がありますが、それぞれの手法に特化したサービスが存在します。

業務例

  • エリア特性調査
  • 予算管理
  • 採用媒体・メディア選定と費用対効果の計測
  • 新規エージェント開拓

  • 採用ページコンサルティング
  • 自社採用サイトのコンテンツ強化(先輩社員インタビューや応募窓口の設置など)
  • 求人広告の掲載
  • SNS採用の企画・運営

  • 会社説明会の企画、運営代行
  • 合同説明会のコンテンツ策定、運営サポート
  • Webセミナーの企画、運営サポート
  • 各種イベントの前日確認、アンケート回収と分析

応募受付

意外と手間のかかるナビサイト類の設定や、受付対応や書類チェック、受領・管理など、応募者数が増えると煩雑になってしまいがちな応募者の業務も管理・選考プロセスの業務も委託可能です。

業務例

  • ナビサイトの管理・更新
  • 応募者の管理
  • 応募者からの問い合わせ対応
  • 履歴書・職務経歴書の確認
  • スクリーニング
  • 合否連絡、面接などの前日確認連絡

選考

面接官代行など、選考そのものを外部委託することも可能ですが、評価基準をもとにした利用しやすい評価表の作成や、スケジュール調整、面接官トレーニングなど、選考をスムーズにすすめるための各種サポートメニューも充実しています。

業務例

  • 評価表の設定、コンサルティング
  • 面接官トレーニング

  • 面接予定者のリスト作成
  • 面接のスケジュール調整
  • 人材紹介会社との面接日程調整

  • 面接官代行
  • 適性検査、筆記試験の手配、運用、集計

内定・入社フォロー

採用活動は内定を出して終わりではありません。内定辞退や早期離職の発生はこれまでの採用活動での努力を無駄にしてしまいます。

採用活動の質を上げていくためには内定者へのフォロー入社後の定着支援についても考慮することが重要です。

フォロー・定着支援策の提案から、周辺業務の事務代行まで、さまざまなサービスがあります。

業務例

  • 内定者フォロー施策のコンサルティング
  • 定着施策のコンサルティング

  • 内定通知書の作成と内定者への送付
  • 内定者の座談会企画、内定辞退対策など
  • 内定者フォローの実施

  • 入社必要書類の準備と回収
  • 定着支援施策の代行

【資料】採用代行とは?「業務の分担」と「自社にフィットした戦略」が採用成功のカギ

採用代行についてまとめた資料をご用意しています。ぜひご覧ください。
下記のような方におすすめです。

「採用代行について、まとまった資料がほしい」
「導入可否についての検討資料が必要」
「他のメンバーにも共有しておきたい」

RPO

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課題別|採用代行活用法1:人手不足の場合

採用を担当する人員が不足している、「ひとり人事(社内に人事担当者がひとりしかいない)」、採用担当者の採用が難航しているなど、人事・採用部門の人手不足も珍しいことではありません。

社会人経験者の中でも採用業務の経験者は限られており、ましてや転職市場に限定するとさらに対象者は限られるため、即戦力となる人材の採用は容易ではありません。

加えて、採用業務の範囲は広く、業務量も多いため、本来は少人数で対応するべきものではありません。さらに、個人情報を取り扱うため、慎重かつ正確な対応が求められます。

人手不足を放置すると、採用活動の滞りや思わぬミス、ひいてはそれらに起因した企業印象の悪化につながるリスクがあります。このような事態を未然に防ぐため、自社の状況に応じた採用代行サービスの導入を検討しましょう。

ここからは、状況別にどのようなサービスを検討すればよいかを解説します。

アシスタント的人材がいれば問題ない場合

採用ノウハウの面での課題はなく、業務指示は問題なくできるが、「補助業務を行う人員がいない」というケースであれば、人員の補充に人材派遣を活用するのもひとつの方法です。

人材派遣は、あらかじめ契約期間を定めることができるため、新卒採用など業務の繁閑差が大きい業務での一時的な人員補充に適しています。この場合、人材派遣会社への依頼を検討してみるとよいでしょう。

人材派遣導入のメリット

  • 必要な期間だけの人員補充が可能
  • 比較的容易に導入できる
  • ノウハウは問題ないが、人手だけがほしいというときに最適

▶ 人材派遣の利用が可能か問い合わせてみる

事務処理が多くてメンバーに負担がきている

ひとつひとつの業務量は多くなくても、大量採用や複数ベンダーの利用などで、纏めてみれば莫大な業務量になってしまう事務処理が多いのが、採用業務です。

施策立案や実行、採用活動の分析などコア業務に集中できる環境を整えるためには、採用事務代行を検討してみてください。

どの作業がボトルネックになっているのかがわからない場合には、業務量の視覚化・分類など現状分析ができるベンダーに相談・提案依頼してみることもおすすめします。分析の結果から採用代行を導入すべきかどうか、導入する場合どの業務を切り出すのが良いかなどの検討が出来るようになります。

▶ 採用事務代行の利用が可能か問い合わせてみる

「ひとり人事」だ

スタートアップ企業や進出したばかりの外資系企業の場合、人事担当者がひとりということも少なくありません。企業規模によっては、総務・経理などのバックオフィス業務がひとりのケースもあります。採用業務以外の業務も遂行しなければならないため、とにかく手がたりません。

この場合は、採用企画から入社までのトータルサポートを検討しましょう。ベンダーと連携しつつも、採用業務は人材要件の作成や面接の合否判定、入社判定など重要な業務にしぼることができます。

また、将来的な内製化を踏まえ、採用活動の標準化、マニュアル作成などもベンダーに相談することが可能です。

▶ 採用代行のトータルサポートの利用が可能か問い合わせてみる

課題別|採用代行活用法2:ノウハウ不足の場合

採用に携わる人員数には問題ないが、採用をより効果的・効率的に行いたい企業にも採用代行の活用は効果的です。

これまでは今まで実施してきた方法をそのまま踏襲していれば問題なかったのに、採用が進まない、以前のような成果がでないというケースが増えています。

人材の流動化や求職者の情報取得手段の多様化など、採用を取り巻く状況は大きく変化しています。採用コンサルティングサービスを活用すれば、市況や効果的な手法など採用トレンドに即したアドバイスが得られます。

▶ 採用コンサルティングの利用について問い合わせてみる

新しい採用戦略を立案したい

しばらく採用活動をしていなかったが再開することになった、新規事業に関連するポジションの募集を新たに始めることになったなど、新規で採用戦略を立案したい場合にも採用コンサルティングの活用をおすすめします。他社事例やこれまでの経験を元に、自社にとって新しい視点と具体策を提案してもらえます。

採用コストがあがっている

転職市場の競争激化などにより採用コストが上がってしまうことはあります。ただ、本当にそれが原因なのか、改善すべき点はなにか、取り入れるべき施策があるかを見極める必要があります。

<採用コスト上昇の要因 一例>

  • 母集団形成でチャネルをたくさん使いすぎて、費用対効果を分析できていない
  • 人材紹介エージェントのパフォーマンスチェックをできていない
  • 求人広告の動向を把握していない
  • 職種に適した広告を選択していない

まずは採用コンサルティングによる現状分析やエージェントの評価、新しい施策の導入、やめるべき施策などについてアドバイスを得てみてはいかがでしょうか。そこで見えてきた具体的な課題について採用の実務代行を依頼することも可能です。

採用計画が達成できない

計画した採用予定人数を達成できない原因は、ひとつではありません。複合的な要素で達成を阻んでいます。

<採用人数が達成できない要因 一例>

  • 人材要件設定に問題がある
  • 関係者の認識が統一されておらず、評価軸がバラバラ
  • 効果の薄いチャネルを利用している
  • 他社に比べて雇用条件がよくない
  • 求職者に自社の魅力が伝わっていない
  • 広告が見られていない

これらを丁寧に分析し、どこを改善すると効果的なのか、どこなら改善できるのかなどを検討する必要があります。採用コンサルティングの導入で、第三者視点での現状把握と目標の乖離部分の洗い出しが可能です。

内定辞退率が高い

内定辞退は一定の割合で発生するもので避けがたいものですが、「よくあること」と諦めてしまっていると、本当の課題が見えてこないことがあります。

応募者から企業に伝えられる内定辞退の理由は当たり障りのない内容で、本当の理由が見えてきません。

  • 第一志望だったが、訪問時の会社の雰囲気があまりよくなかった
  • ここでどんなキャリアを積めるかイメージがつかない
  • 募集要項と面接で言われることが違った など

これまでの選考で顔をあわせていた採用担当者に面と向かって言いづらい理由も、第三者を通じてヒアリングすることで、回答者の本音を知ることができます。

企業によっては、「内定辞退者の座談会」のようなカジュアルなヒアリングの場やアンケート調査を採用代行ベンダーなどに委託して実施し、課題や問題の発見に努めています。

早期離職が多い

早期離職は、採用のやり直しなど工数・コストが発生します。

また、早期離職が多い企業は「なにか企業側に問題があるのでは」と評判が悪化することもあり、より一層採用が困難になってしまいます。定着支援サービスを導入し、早期離職の防止、離職理由を知り改善につなげる企業もあります。

内定辞退者同様、人事が直接ヒアリングをするよりも「新入社員が第三者に話す」という体裁をとることで、入社したばかりの人からも率直な意見が得られやすく、目の届きにくい遠方の事業所の課題も知ることが可能です。

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採用代行の利用にあたって注意すべき3つのポイント

自社の課題に合わせて委託内容などを柔軟にカスタマイズできるのが採用代行のメリットです。しかし、自由度が高い分、注意すべき点もあります。

1. 定期的なパフォーマンスチェックが重要

業務委託したからとベンダーに業務を投げっぱなしにしてしまうと、期待した成果を得られないことがあります。特に導入当初は、お互いの認識をすり合わせる上でも定期的なミーティング・レポートを求めましょう。

採用事務代行やリクルーター配置型の場合、評価指標を定め、双方で合意を取っておくとパフォーマンスチェックがしやすくなります。 採用コンサルティングの場合であっても、提案された施策の結果を双方でチェックしましょう。どんな分析をいつまでにどんな形式でもらえるかも事前に確認します。

採用代行を導入したからといって、必ずしも採用目標を達成できるわけではありません。採用代行の導入は課題を発見・解決し、採用活動の質を上げる施策のひとつです。業務委託後の状況をタイムリーに把握し、課題や問題点に対するアクションを早期に打つことで、「導入したのに成果がでない」を防げます。

ベンダーに対しては、積極的に情報交換しながら、だんだんと自社の理解度を高めフィットさせていくつもりで取り組んでみて下さい。

2. 業務委託の場合、メンバーに直接指示はできない

人材派遣と業務委託の違いは、人材派遣は派遣社員への直接指示ができますが、委託メンバーへの直接の業務指示は違法になる可能性が高い点です。「人を補充して社内で対応をする(人材派遣)」か「業務自体を外部に切り出してしまう(業務委託)」かの違いがあるので、この違いを理解したうえで自社に合うサービスを導入しましょう。

人材派遣と業務委託の違いについては、「アウトソーシングと人材派遣の違い│それぞれに適した活用シーンを知る」で詳しく解説しています。

3. 契約前に対応範囲・責任範囲を明確にする

採用代行を依頼する業務については、対応範囲と責任範囲を明確にしておきましょう。一番避けたいのは、スタートしてからどちらも対応していなかったという事態です。

範囲を明確にするためには、ベンダーとの事前打ち合わせの中で採用フローを両社で確認することです。業務を棚卸しし、ベンダーと一緒に確認していくことで対応範囲や責任範囲が見えてきますので、ここでお互いの認識を揃えておきましょう。

認識違いによる対応・責任範囲の変更であっても、契約後の変更は別途費用の請求が発生する場合があります。予算どおりに進めるためにも契約前にしっかりと確認を行いましょう。

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採用代行ベンダー選びの4つのポイント

採用代行のサービスによっては、「自社の顔」としてベンダーは活動します。自社の印象と密接に関係してくるため、ベンダー選びは重要です。

1. 専業または専門部門があるかどうか

採用代行はアウトソーシングのひとつですが、アウトソーサーは各社得意とする分野があります。採用代行の場合、専門知識が不可欠ですから、選ぶとしたら「採用」に特化しているベンダーかしっかりと専門部署があるベンダーを選びましょう。

2. 実績の確認

実績は重要な指標です。検討している業務についての実績をしっかりと聞き取ります。

  • どの分野での実績が豊富か(新卒、中途、業界など)
  • これまで何社のサポートをしてきたか
  • ダイレクトリクルーティングでの実績
  • どのくらいの規模の実績があるか(年間採用人数、募集ポジションなど)
  • どのような業務が得意か(採用事務代行、採用コンサルティング、リクルーター配置など)

3. 提示された料金が適正かどうか

一般的に複数社から見積もりと提案をもらい比較検討をしますが、その際に注意したいのは、価格が適正かどうかです。 同業務にもかかわらず価格差が出るのには、何らかの要因があることが多いです。価格差が生じる要因が重要な判断材料になるため、以下のような点を確認しましょう。

価格が他社より高い

  • なにか付加価値があるのか
  • 周辺業務などプラスアルファの業務が含まれているのか
  • 高品質が担保されているのか

価格が他社より安い

  • なにか契約で制限されていること、制約条件などはないか
  • 従量課金制の場合、最低利用料金分のみで試算されていないか(定額課金制と比較する場合は、同一の想定業務量で比較する必要があります)
  • ITツールなどを使って人件費を削減できているのか

4. コンプライアンスに対する姿勢が適切かどうか

採用業務は数多くの求職者と接し、個人情報を管理する必要があります。外部に委託するとはいえ、自社業務である以上、応募者側から見れば応募先企業の対応とみなされます。切り出す業務の範囲に関わらず、情報管理の方針など、ベンダーのコンプライアンスやリスク管理に関する姿勢の確認は重要です。

  • 情報セキュリティ対策はどうなっているか
  • コンプライアンスの方針は(認証などは受けているか)
  • 携わるメンバーはしっかりと教育されているか
  • 過去にトラブルはないか(あった場合の対応策も確認)
  • 利用するツールは安全か
  • 業務を実行するオフィスの安全性(災害・停電時などの対応も含む)

リピート率90%!マンパワーグループの採用代行サービス

マンパワーグループでは、採用プロセスの業務代行サービス、採用戦略立案や採用プロセス設計などのコンサルティングサービスを提供しています。

本資料では、採用活動から採用後の定着に至るまでの各種課題に応じたソリューションを紹介しています。

RPO

まとめ

採用代行は、採用難や手法の多様化を背景に今後もますます利用が進むと考えられます。これまでに紹介したポイントをおさえることで、採用に関する最新情報や適切な施策の提案、業務フロー改善のサポートなど、業務代行による業務負担軽減以上のメリットも得られます。

採用活動は数ある企業のステークホルダーとの接点のひとつでもあります。質の高い採用活動はひいては企業価値の向上にもつながります。経営課題解決および企業価値向上策として、採用代行の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール

マンパワーグループ株式会社 RPO事業部

マンパワーグループ株式会社 RPO事業部

マンパワーグループの採用代行・コンサルティングサービスを専門にしている事業部。新卒採用・中途採用・パートアルバイト採用の事務代行やダイレクトリクルーティング、採用戦略、計画などのコンサルティングなど実績多数。リピート率90%を誇る高い品質でサービスを提供。

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