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ジョブディスクリプション(職務記述書)とは?活用のメリットを解説

掲載日2021年5月13日

最終更新日2022年10月 4日

目次

    ジョブディスクリプションとは日本語では「職務記述書」と言われる、職務内容について記載された書類です。欧米の企業では一般的に使用される書類ですが、近年日本でも見られるようになってきました。ここでは、日本においてジョブディスクリプションが注目されるようになった背景や導入するメリット、記載すべき項目などについて紹介します。

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    ジョブディスクリプション(職務記述書)とは

    ジョブディスクリプションが日本でも見かけられるようになったのは、日本の雇用形態が変化しつつあることと関係しています。ジョブディスクリプションの概要から順に説明します。

    ジョブディスクリプションの概要

    ジョブディスクリプション(job description)とは、ひとつのポジションについて「担当する職務内容や範囲」「職務の難易度」「必要なスキル」などについて記載された書類のことを指します。日本語では、職務記述書と呼ばれています。

    ジョブ型雇用が一般的な欧米では、雇用管理や採用活動においてジョブディスクリプションは必要不可欠なものです。

    ジョブ型雇用とは、募集するポジションの職務内容や範囲、必要なスキルなどを明確にして契約を結ぶ雇用形態で、それらを明確にするための書類が、ジョブディスクリプションです。また、人事評価・職務評価もジョブディスクリプションを基準としています。

    日本の場合、企業が能力や適性などを踏まえて配置転換を行うメンバーシップ型と呼ばれる雇用が一般的で、キャリアの中で職務が変動する可能性もあることを想定しての採用を行うため、必ずしもジョブディスクリプションを必要としてきませんでした。

    ジョブ型雇用について詳しくは、「ジョブ型雇用の導入前に整えておくべき6つの施策とは」で紹介しています。

    ジョブディスクリプションが注目される背景

    2020年春季労使交渉の指針のなかで、経団連が日本型雇用制度の見直しとジョブ型雇用の推進に触れました。

    日本型雇用制度とは「新卒一括採用」「長期、終身雇用」「年功序列型賃金」などを特徴とする雇用形態で、メンバーシップ型雇用とも呼ばれます。職種を絞らず新卒で一括採用し、入社後に複数の部署を経験させて育成していく、従来の日本企業の雇用の形です。

    高度経済成長期から日本の経済発展の推進力となってきた日本型雇用制度ですが、少子高齢化の進行やグローバル競争の激化など環境の変化のなかで、時代に合わないケースが指摘されるようになりました。

    そんななか、2020年に新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを導入する企業が一気に増加。メンバーシップ型雇用では勤怠管理や評価に課題があることが明るみに出てきたのです。そこで一部の大手企業がジョブ型雇用の導入に踏み切ったという一連の流れがありました。

    このようにジョブ型雇用が注目されるのに付随して、ジョブ型雇用に必要なジョブディスクリプションへの関心も高まってきたと考えられます。

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    ジョブディスクリプションの活用法とその効果

    ジョブディスクリプションが注目されるようになった理由は、2020年春季労使交渉の指針のなかで、経団連が日本型雇用制度の見直しとジョブ型雇用の推進に触れるなど、多くの企業がジョブ型雇用の導入を本格的に検討しはじめていることにあります。では、なぜジョブ型雇用の導入の機運がこれほどまでに高まってきているのでしょうか。

    日本型雇用 メンバーシップ型だけでは通用しない経営環境

    日本型雇用制度とは「新卒一括採用」「長期、終身雇用」「年功序列型賃金」などを特徴とする雇用形態で、メンバーシップ型雇用とも呼ばれます。職種を絞らず新卒で一括採用し、ジョブローテーションを行いながら複数の部署を経験させて育成していく、従来の日本企業の雇用の形です。

    企業内のさまざまな知見があるゼネラリストの育成には適していますが、専門分野を極めることが難しい制度です。

    高度経済成長期から日本の経済発展の推進力となってきた日本型雇用制度ですが、ITテクノロジーの進化スピードの速さやグローバル競争の激化などビジネス環境の変化のなかで、スペシャリストが必要となる機会が増えています。

    外国人の採用が増加

    コロナの影響で滞りがあるものの、外国人労働者の採用を行う企業は増加しています。

    ジョブディスクリプションは、必ずしも企業だけが必要とするわけではありません。ジョブ型雇用が一般的な国の人材は、求職の際にジョブディスクリプションを求めてきます。業務内容の確認だけではなく、評価基準にもなるため、事前に知っておく必要があるためです。また、人材紹介会社からもジョブディスクリプションを求められることがあります。

    浸透しているテレワーク 評価が課題に

    2020年に新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを導入する企業が一気に増加しました。明確なジョブディスクリプションが無いことが多いメンバーシップ型雇用では、勤怠管理や評価に課題があることが明るみに出てきたのです。そこで一部の大手企業がジョブ型雇用の導入に踏み切ったという一連の流れがありました。

    このようにジョブ型雇用が注目されるのに付随して、ジョブ型雇用に必要なジョブディスクリプションへの関心も高まってきたと考えられます。

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    ジョブディスクリプションを活用するメリット

    ジョブディスクリプションを活用するメリット4つを解説します。

    求人要件の明確化ミスマッチの防止につながる

    ジョブディスクリプションを作成することで、自社が必要とする人材の要件が明確になります。採用時に人物像をしっかりと定義できていないケースは意外とあるものです。

    要件を数値などもまじえながら具体的に言語化し、採用に関わる社員の認識を合わせることは重要です。応募書類のスクリーニング担当者や面接官による合否ラインのバラつきを防ぎ、明確な採用基準に沿った選考を行えます。

    また、期待していた実務経験やスキル・知識を有していなかったことが入社後に判明といったミスマッチも防ぐことができます。

    一方、求職者側にもメリットがあります。明確な職務内容を事前に知ることで、入社後に「入社前に聞いていた話と違う」といった認識の相違が起きにくくなります。

    マンパワーグループの調査によると、求職者が入社前にもっと聞いておけばよかったと思ったことの第一位は、「仕事内容」でした。

    入社前に詳しく聞いておけばよかったと思うことは「仕事内容」

    認識の相違は早期退職につながります。「ハローワークにおける求人票の記載内容と実際の労働条件の相違に係る申出の要因」において「求人票の内容が実際と異なる」「求人者の説明不足」が常に上位であることからもうかがえるように、求職者への詳しい職務に関する情報提供は、採用活動における重要実施項目です。

    調査データ
    入社前の期待と入社後の現実に、5割以上が「ギャップ」を実感。入社前に聞いておけばよかった!と思ったこととは?

    スペシャリストの採用・育成が可能に

    明確な職務内容を記載することで、その職務におけるスペシャリストからの応募が期待でき、必要な人材をピンポイントで採用することができます。

    また、職務が明確に定義され、変更されることがないとした上での採用であるため、スペシャリストがその経験や知識をより一層深めることができます。

    採用された社員としても配置転換によるキャリアの分断が起きず、特定の分野における技術を磨き、経験を積んでいくことができます。メンバーシップ型雇用の場合、複数の業務を経験することが前提とされており部門やチームの異動も多く、専門的な知識やスキルを極めるのは極めて困難です。

    生産性が向上する

    優れた専門性が必要とされる業務を人海戦術で乗り切るのは得策ではありません。業務の内容・特性によっては、業務遂行の品質向上・スピードアップにはその分野を得意とするスペシャリストの採用が効果的なケースもあります。

    また、ジョブディスクリプションでは、職務の範囲と評価・報酬が明確化されています。社員は、自身のやるべき職務がクリアであり、集中することができ、達成すべき目標や評価も明確で、どのような成果が評価につながるかを理解しています。

    明確な目標とジョブディスクリプションを元にした公正な評価は、社員のモチベーションに直結するため、高いパフォーマンスが期待できます。

    公正な人事評価、待遇を実現できる

    ジョブディスクリプションには、職務以外にも細かな目標や評価基準が記載されています。責任の範囲も明確であり、該当社員のパフォーマンスを数字で比較することができるようになります。そのため、公正な人事評価をしやすく、職務範囲が曖昧な場合に比べて効率的に評価を下すことができます。

    また、ジョブディスクリプションで職務内容や責任の範囲などが明確になるため、「同一労働同一賃金」を実現しやすくなります。

    同一労働同一賃金については、「労使協定方式とは?同一労働同一賃金対応で派遣先がすべきことをわかりやすく解説」をご参照ください。

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    ジョブディスクリプション活用時のデメリット

    上手に活用することでプラスの効果が得られるジョブディスクリプションですが、活用法を誤るとデメリットが生じてしまうこともあるため、次のような注意点を知っておく必要があります。

    チームワークに影響がでることも

    ジョブディスクリプションを元に採用した場合、明記されている職務内容や責任の範囲しか仕事しかやらない、という姿勢の社員もでてきます。そのため、本来そのポジションで行うべき職務内容がジョブディスクリプションの記載から漏れていると、全体の業務遂行にまで影響を及ぼしかねません。作成時は記載漏れのないようにしなければなりません。

    誰も対応しない仕事やチーム内での責任の押し付け合いを生まないためには、ひとつのポジションだけを見てジョブディスクリプションを設計するのではなく、チーム内の業務全体を俯瞰して考える必要があります。

    経営戦略や営業方針の変化に対応しにくい

    変化の激しい経営環境に対応すべく、企業は新しい商品・サービスの開発だけではなく、必要に応じて既存の商品・サービスを整理する必要があります。

    経営戦略や営業方針の転換により、ジョブディスクリプションに記された業務が不要になったり、業務内容などに変更が生じることもあるでしょう。

    ジョブディスクリプション通りしか対応できない場合、社員の解雇などを検討しなければいけないこともありえます。

    ゼネラリストの育成には向いていない

    企業の生産力を高めるにはゼネラリストも必要です。各領域を知っている人材は、部門間の橋渡し役や俯瞰した戦略を立てることができます。また、違う経験をもった人材を受け入れることで、チームに新しい視点が生まれ、活性化することもあります。

    また、社員の中にはスペシャリストではなく、さまざまな経験を積むキャリアプランを考える人もいるでしょう。そのためにも、ゼネラリストを育成するためのシステムも別に検討する必要があります。

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    ジョブディスクリプションに記載する主な内容と記載例

    企業がジョブディスクリプションを作成する際は、社員からヒアリングした内容と、自社の方針によってまとめていくことになります。

    一般的に記載する内容と作成のポイントを紹介します。

    ジョブディスクリプションで記載する主な内容

    職位・職務等級

    職位は、職務の責任の範囲や社員の能力に応じて設定されている「一般」「主任」「エキスパート」などの区分です。

    「課長」や「部長」といったマネジメント視点の分類もあれば、「担当者」「エキスパート」といったように専門性視点の分け方もあります。

    人事制度に合わせ、それぞれの定義を再確認し、設定します。

    職種と具体的な職務内容

    職務内容は具体性が求められます。後々のことを踏まえて、職務遂行に支障がでないよう、詳しく書く必要があります。

    <記載例:経理>

    1:資産・予算管理 会社の資産を管理し、各部署へ予算を配分

    2:財務関連職務 貸借対照表や損益計算書など財務諸表の作成

    3:給与・税務関連職務 社員の給与や源泉徴収、法人税、法人住民税、消費税などの算出と納付

    4:在庫管理 予算に応じて仕入れを行い、適正在庫を維持。仕入れに関する資金も管理

    責任、権限の範囲

    ポジションの責任範囲、権限などを明記します。等級に応じた権限などがあれば、補足を入れます。また、マネジメントの範囲やレポーティング先に関わることから、関係する上司や部下の人数、部門のメンバー数など組織編成に関する情報も入れておくと、責任の範囲がイメージしやすくなります。

    期待される目標、成果

    期待される目標や成果を具体的に記します。入社後の評価基準も踏まえて、数値を用いた目標を設定することで客観的な判断をしやすくなります。

    求められる知識、スキル、資格、経験

    職務遂行に求められるスキルや経験などを具体的に記します。スキルなどは、レベルも出すようにしましょう。採用可否を判断する際に、スペック不足やオーバースペックにならないためです。

    待遇、福利厚生

    雇用形態や給与、勤務地、雇用期間、福利厚生、諸手当なども入れます。転勤の有無も書いておくとよいでしょう。

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    ジョブディスクリプション作成のポイント

    ジョブディスクリプションと実際の職務内容にズレやモレがあると適切に機能しません。そのポジションにいる社員だけでなく、社内から広くヒアリングを行うことで、実態と乖離がないジョブディスクリプションを作成できるでしょう。

    また、上記で紹介した主な記載内容以外に、「強いリーダーシップ」「チームワークを重視」「柔軟な対応ができる」など、求める人物像も記載しておくと、採用後や配置後のミスマッチ防止にもつながります。

    なお、事業改革や企業の成長フェーズに応じて職務内容も変化していくことが考えられます。自社の現状と乖離がないかを適宜見直し、必要に応じて更新していくことも大切です。

    まずは相性の良いポジションからジョブディスクリプションの活用を

    デジタル化やグローバル化など企業を取り巻く環境の変化に対応するため、大手企業を中心に、従来の日本型雇用制度から「ジョブ型雇用」への移行が見られるようになりました。ジョブ型雇用では、明確なジョブディスクリプションの作成が必要です。専門性を高めて他社との差別化を図るためにも、ジョブディスクリプションを活用した制度の導入を、まずは相性の良いポジションから検討してはいかがでしょうか?

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    著者プロフィール

    マンパワーグループ株式会社

    世界75カ国・地域に2,200のオフィスを持ち、ワールドワイドに展開している人材サービスのグローバルカンパニー、ManpowerGroupの100%出資の日本法人。 リクルーティング、評価、研修、人材育成、キャリアマネジメント、アウトソーシング、人材コンサルティングなど、人材に関するあらゆるソリューションを世界的なネットワークで展開する総合人材サービス会社。

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