人材派遣を活用したいが、「どのように依頼すればよいのかわからない」「どのような段取りで就業開始するのかわからない」などの声をよく耳にします。

もしくは派遣社員を受け入れたものの、「望んでいるスキルとは違った」「なかなか紹介がない」「派遣社員がすぐに辞めてしまった」などの経験はないでしょうか。適切な派遣社員を受け入れるには、派遣社員のマッチングを行う派遣会社への依頼内容が重要です。

そこで、依頼の段階で失敗しないよう、派遣会社に伝えるべき項目や、依頼から派遣社員就業開始までの流れをご紹介します。

人材派遣とは

人材派遣とは、派遣会社が労働者派遣契約を結んでいる派遣先企業へ労働者を派遣し、派遣先企業の指揮命令に従って労働者が働くというサービスの事です。

派遣先企業は派遣社員が業務をした後、派遣会社に派遣料金を支払い、派遣会社は派遣料金の中から派遣社員へ賃金を支払います。

人材派遣については「【図解】人材派遣の仕組みをわかりやすく解説」で詳しく解説していますが、派遣スタッフを受け入れるには、直接雇用する従業員の採用とは異なるルールがあることを理解して、派遣会社に依頼する必要があります。

派遣会社に依頼する際に伝えるべき項目

派遣会社にサービスの依頼をすると、派遣会社の営業担当が派遣先企業に「就業条件の把握・確認」のためのヒアリングを実施します。派遣会社はヒアリングした内容を派遣社員に伝え、派遣社員はその内容を聞いて就業するかどうか判断します。

適切な派遣社員が派遣されるための重要なステップです。どのようなことをヒアリングされるのかを解説します。

募集背景・派遣期間

募集背景を伝えることで、派遣期間の目安を共有できます。

例えば、企業の今後の展望を考慮した増員であれば、派遣期間はある程度長い期間となります。一方で、現在就業中の社員の産休による代替要員であれば、派遣期間は1年程度と予想されます。

派遣会社は伝えられた募集背景に適した派遣社員を派遣するので、これらは欠かすことができない情報です。

注意が必要なのは、派遣法では例外を除き30日以内の日雇派遣を原則禁止しております。また原則として派遣期間の限度は3年です。派遣期間の考え方は「社労士が解説！派遣契約の変更・更新・終了に関するルール」をご覧ください。

就業日数・就業時間

派遣社員は時間給制の給与が一般的です。そのため、収入に直結する勤務時間や残業時間、休日出勤の有無などの就業条件はしっかり伝え、ミスマッチを起こさないようにしなくてはいけません。自社カレンダーがあれば、担当者に渡しておくのもよいでしょう。

また派遣社員のなかには育児や介護などの理由からフルタイムで就業することはできないが、就業意欲のある優秀な人材も派遣会社に登録しています。業務量や業務内容によっては、週数日や時短勤務、在宅勤務なども派遣サービスの利用は可能です。

ただし在宅勤務は、通常の派遣とは異なる契約が必要になりますので、詳細は「【企業向け】派遣社員の在宅勤務　注意点と管理について解説」をご確認ください。

派遣社員の在宅勤務の注意点

• テレワークのメリット
• テレワークのリスク
• 派遣社員がテレワークする際の注意点
  など

派遣社員が在宅勤務する際の注意点を資料にまとめています。ぜひご覧ください。

⇒解説資料をダウンロードする

派遣社員が担当する業務内容／資格・スキル

ひと言で「一般事務」や「経理業務」、「総務事務」といっても、就業する会社によって業務内容は異なります。

「経理業務」であれば会社によって売掛金管理に特化して業務を遂行する場合もあれば、日々の伝票起票から月次決算まで幅広く対応する場合もあります。そのため、より具体的な業務説明が必要です。一日や月の業務の流れや就業するチームメンバーの役割を開示するのも、派遣社員が業務を受けるかどうかの判断に役立ちます。

また業務上必ず必要となるスキル・経験と、備えていれば助かるスキル・経験を整理しておきましょう。高いスキルを求めすぎてしまうと登録者がいなかったり、派遣料金が高額になることがあります。

例えば、「Excelでマクロを組む」というスキルを必須にしたにもかかわらず、実業務でそのスキルの使用頻度が低かったのでは、せっかくスキルにマッチした派遣社員が就業しても、そのスキルを活かしたい派遣社員であれば、早期で終了してしまう可能性もあります。

詳しくは「派遣禁止業務とは？人材派遣を利用する企業が知っておくべきこと」をご覧ください

職場環境／人数構成／福利厚生

職場環境は派遣社員に限らず労働者にとって重要なポイントです。制服の有無や服装の条件、社食や休憩室など利用可能なオフィス内施設の情報なども伝えましょう。自社従業員が利用することができる施設は、派遣社員も同じように利用できるようにすることを派遣法では定めています。

一緒に働くことになる従業員の年齢層や男女比、部署人数や雰囲気などを伝えておくのも派遣社員に魅力のある職場だと感じてもらえる可能性があります。

派遣社員が就業開始するまでの流れ

派遣会社選定・依頼

派遣社員に頼みたい業務内容や就業条件が決まりましたら、派遣会社に依頼します。この段階では費用は発生しません。

派遣会社によって対応できる職種、エリアに違いがあり、特定の職種に特化した派遣会社も存在します。また最近ではオンラインで打ち合わせができるかどうかを、派遣会社選定基準にしている派遣先企業もあります。

依頼内容や希望に応じて派遣会社を選定し、前節の「派遣会社に依頼する際に伝えるべき項目」を派遣会社の営業担当に伝えてください。

派遣会社によるマッチング

依頼に応じて派遣会社がマッチングを行い、派遣社員の選出ができたら、職歴やスキルが記載されているスキルシートを派遣先企業に提出します。派遣社員が希望する場合には、事前に訪問もしくはオンラインで職場見学を実施することもあります。

注意しなければならないのは、人材派遣は「労働者を派遣するサービス」の提供であるため、派遣先企業が派遣社員個人を特定する行為、すなわち書類選考や面接は禁止行為となります。

派遣先企業の直接雇用を前提とした紹介予定派遣であれば、特定行為が認められています。紹介予定派遣の仕組みは「【企業向け】紹介予定派遣とは　メリット・デメリットを解説」をご覧ください。

就業開始決定

就業する派遣社員が決定したら、派遣社員名や契約期間などの契約条件を記載した「派遣先への通知書」を派遣会社が発行します。

派遣社員がスムーズに就業開始出来るように準備を整えましょう。関係者への周知やアカウント発行、業務に必要な備品の手配など基本的な流れは直接雇用の従業員と変わりません。

派遣の契約については、「派遣契約とは？企業が派遣会社と結ぶ２種類の契約をわかりやすく解説」で詳しく解説しています。

依頼の方法

派遣会社のホームページから問い合わせることが一般的です。

入力フォームを用意している会社がほとんどなので、フォームで問い合わせる、または電話で問い合わせましょう。

フォームの場合は、派遣会社から詳細についての確認連絡が電話かメールで入ります。

在宅勤務中や依頼を他の社員に知られたくない場合、フォームに「メールでのやり取り希望」と記載しておくと安心です。

フォーム・メール記載例

前述した派遣会社に伝えるべき事項を全てフォームに書く必要はありません。

概要だけを記入し、派遣会社から連絡があった際に詳細を伝える流れでも問題ありません。

派遣料金

派遣料金は時間単価で設定するのが一般的です。その派遣料金の考え方について解説します。

派遣料金に含まれる費用

派遣会社や職種によって違いはありますが、派遣料金は派遣社員の給与と社会保険料、有給休暇取得分給与で全体の約８0%を占めます。

その他、派遣社員への教育訓練費、相談窓口等の運営費、派遣会社社員の人件費、オフィス等の賃借料、派遣社員の募集費用等、労働者派遣業の運営にかかる様々な経費があります。

派遣会社の事業所毎の平均派遣料金は、派遣法によりHPに公開することを派遣会社に義務づけていますので、各派遣会社のHPで確認することができます。

派遣料金に影響する要素

• 業務内容・必要スキル
  特殊な専門資格やスキル、業務経験を必須条件とした場合、派遣社員の時間給を高く設定する必要があるので、派遣料金も高くなる傾向があります。
  
  

• 就業条件
  「就業場所が不便な場所にある」「夜勤勤務がある」など直接雇用の募集でも採用が苦戦する場合には、派遣料金が高くなる傾向があります。

派遣会社に提示する派遣料金が、希望するスキルや就業条件に対して低ければ、派遣会社は条件に見合った派遣社員を選定することができません。希望する条件に対して、派遣料金が適切なのか派遣会社に確認しましょう。

マンパワーグループの派遣サービス

マンパワーグループでは、派遣先企業のニーズにあわせて様々な派遣サービスを提供しております。

人材派遣サービス

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全国47都道府県を144の営業拠点でカバーしています。「オフィスワーク全般」「営業・販売」「IT系」「軽作業」など様々な職種に対応しており、必要な時に必要な人材を提供することができます。

紹介予定派遣サービス

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派遣期間を通じて、人材と企業の相性を見極めてから派遣先企業で本採用出来る、人材派遣と人材紹介のメリットを活かした仕組みです。採用後のミスマッチに課題を感じている企業向けのサービスです。

若年層の派遣サービス：M-Shine／SODATEC

マンパワーグループで直接雇用した、吸収力のある若手人材を派遣します。労働関連法の期間制限を受けない派遣サービスのため、高い安定性があります。

M-Shine

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コミュニケーション力が高い、意欲の高い20代を厳選した上で採用し、オフィスワーク業務のスタッフとして派遣先企業に派遣します

SODATEC

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ITエンジニアを志望する若年層を育成した上で、派遣先企業に派遣します

プロフェッショナル派遣サービス：Pro Assign

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独立系フリーランスや上級職経験者が派遣社員として登録しており、高度な専門職務の代行や新規事業の立ち上げなどの業務に「手と人を動かせる」プロフェッショナルを派遣します

まとめ：派遣会社との連携が重要です

派遣先企業のニーズに応じて、様々な派遣サービスがあるので、自社のニーズに応じて適切な派遣会社を探してください。そして自社のニーズを派遣会社に明確に伝え、良好な連携を図ることで、適切な派遣社員が就業する可能性が高まります。

また、業務内容や職場環境などに関する多くの情報があることで、安心して派遣社員はその派遣先企業で就業しようと思います。初めてのヒアリングでは「なぜそんな細かい事を聞くの？」と疑問に思われるかもしれませんが、派遣会社に可能な限り事前に情報を開示しておくことが重要です。ただ初めて派遣を依頼する際は、どこまで業務を依頼していいのかなど、依頼する派遣先企業にもわからないことが多いと思いますので、まずは派遣会社にご相談ください。