派遣社員を受け入れるときに知っておきたいポイント

新メンバーの受け入れチェックにも利用できるチェックシート

新メンバーを部門に受け入れる際、準備が不十分だと混乱を招くだけではなく、新メンバーが不信感を抱いてしまうことがあります。

用意すべき物品、申請すべきこと、必要な契約書など、受け入れる際に必要な事項をチェックシートにまとめました。

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昨今の人材獲得難および、社会ニーズの急激な動きに合わせたサービスの多様化などを背景に人材派遣サービスの活用を検討する企業は増えています。

では実際に派遣社員の受け入れが決まった際、どのような点に留意しておく必要があるのでしょうか。本コラムでは、派遣社員受け入れの準備から長期的就業に向けての注意点など、押さえておきたいポイントについて解説します。

派遣社員の受け入れ準備

派遣社員は自社の社員ではありませんが、共に働く仲間です。しっかりと受け入れ体制を確認し、早く活躍してもらえるよう環境を整備することが大切です。

社内で確認しておくべきこと

人材派遣サービスは、自社で求人募集や書類選考、面接、本選考といった手順を踏む必要がなく、人的・時間的な採用負担を要することなく、ニーズに合わせた人材を確保できます。

しかし、何もせずに派遣会社に任せきりにできる訳ではありません。派遣先として整えておくべき事項もあるため、受け入れ前にしっかりと確認しておきましょう。

指揮命令者・派遣先責任者・苦情処理担当者の確認

派遣社員への業務指示は誰が行うか、問題が起きたときは誰に相談するのかなど担当となる責任者を確認しておきます。また、各担当者は事前に派遣契約に関する資料に目を通し、自身の役割を確実に把握しておきましょう。

指揮命令者や派遣先責任者、苦情処理担当者については、契約書に記載しなければならない事項として派遣法で定められています。

社内への周知

指揮命令者や派遣先責任者、苦情の窓口などについては、契約書に記載しなければならない事項です。

派遣社員が疑問や不安を抱えた際に、いつでもコンタクトを取りやすいように、契約関連・業務指示・苦情対応の窓口となる責任者を決めます。各担当者は事前に派遣契約に関する資料に目を通し、自身の役割を確実に把握しておきましょう。

揃えておくべきもの

業務で使う物品など「ハード面の準備」の準備もしておきましょう。

業務に必要な物品

社内関連の物品を準備します。すぐに用意できない可能性もあるため、余裕をもって確認しておきましょう。また、派遣社員側で用意すべきものなどがあれば、派遣会社を通し事前に伝えます。

アカウント発行、ネットワーク権限の付与

社内の専用端末やメール、クラウドツールなど業務に必要なアカウントなども準備しておきます。

また、社内ネットワークの権限などもチェックしておきましょう。必要な情報が閲覧できるかと同時に、不必要な情報が閲覧できる状態になっていないか、セキュリティ面も考慮し確認します。

【派遣社員の受け入れチェックシート】

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派遣会社と連携し、整えておくべきこと

派遣社員の就業にあたっては、保険適用が適切になされているか、雇用保険法・健康保険法を遵守しているか、などの派遣会社に確認します。

派遣管理台帳の作成は派遣法によって定められており、各種保険の加入状況や就業日・労働時間など個々の派遣社員ごとに作成する必要があります。さらに、法定記載事項をもれなく記載し、派遣契約が終了した後も3年間保管する義務があります。

派遣先が講ずべき措置とは？

労働者派遣法では、派遣社員が安心して就業できるように派遣先企業に も「派遣先の講ずべき措置」を定め、派遣先企業が遵守できるよういくつかの指針を公示しています。法律用語で記載されているため、理解が難しいこの「派遣先の講ずべき措置に関する指針」について下記の資料ではわかりやすく解説します。

　

派遣社員の初日の対応

これまでの社会人経験の長短に関わらず、誰しも勤務初日は、緊張感と期待をもって業務を開始します。職場環境の第一印象の良し悪しは、その後のパフォーマンスや定着にも影響を及ぼすこともありますので大切なポイントと言えます。

受け入れ役の担当者は、過不足なく派遣社員を案内できるよう、以下の項目に関する手順書などを事前準備しておくとよいでしょう。

関係者への紹介

派遣先責任者、指揮命令者、所属部署社員、就業する部門や関連部門といった業務上の関係者に派遣社員を紹介します。可能であれば、組織図や座席表なども渡しておくとよいでしょう。

社内設備、社内フロアの案内

会議室や更衣室、休憩所、自動販売機、トイレ、社内食堂など利用する可能性がある施設を紹介しておきます。併せて、入室の方法やルールなどがあれば伝えます。

また、派遣社員の安全配慮義務は原則派遣元にありますが、派遣社員と指揮命令関係がある派遣先企業も事業者としての責任を負うことがあります。避難や安否確認など、災害発生時の対応ルールを事前に派遣会社にも共有しておくと安心です。

設備の使い方、備品の保管場所と使用ルール

電話・FAX、コピー機、シュレッダーなどの業務設備の使用ルールを説明します。また、事務用品や用紙など、各種備品の保管場所や利用ルールなども併せて伝えます。

社内ルールの共有

出退社時や休憩時間、欠勤時の連絡方法、電話の取次ぎ方など社内ルールを説明します。電話の取次ぎなどは、企業によって意外と異なるものです。

その他

社内組織の概要を説明し、自部署の位置づけを説明しておくと、業務の理解が進みやすくなります。また、取引先・機密情報に関するルールは特に重要なため、口頭での説明のほかに誓約書などがあれば事前に派遣会社に知らせておき、署名の必要があることを事前に伝えておきましょう。

派遣社員を受け入れる際に理解しておくべきルール

派遣社員を受け入れる際は、「労働者派遣法」が定めるルールへの十分な理解が求められます。

派遣期間には、期間制限がある

派遣社員については、事業所単位・個人単位の期間制限があります。派遣社員は、同一の組織単位で3年以上働くことができません。

例えば、人事課で3年働いた派遣社員が、会計課に異動するのであれば問題ありません。また、同部署に、3年ごとに、同じ派遣会社から異なる派遣社員が配属されるのも問題ありません。
ただし、以下の場合は期間制限のルールの対象とはなりません。

派遣社員の特定行為は禁止

派遣先企業は派遣社員を指名することができません。また、事前の書類審査や面接も禁止されています。派遣社員の選考は派遣会社が行います。ただし、紹介予定派遣については、直接雇用が前提となっているため、この限りではありません。

派遣社員を従事させてはいけない禁止業務がある

人材派遣では、建設業務や港湾運送業務、警備業務など派遣社員を従事させてはいけない禁止業務があります。例えば、受付業務に従事する派遣社員が、受付前で不審な動きをする人物に声をかけるなどの行為は、警備に該当する可能性があります。

詳しくは、派遣禁止業務とは？禁止の理由と例外や罰則を解説で解説しています。

取引先など自社以外に派遣社員を派遣するのは違法

派遣社員を取引先など、自社以外企業へ労働力として派遣するのは二重派遣となり、労働基準法、職業安定法に抵触します。

詳しくは、二重派遣とは？該当する行為と罰則を解説で解説しています。

1年以内に自社を離職した人を派遣社員として受け入れることはできない

正社員・パート・アルバイトを問わず、直接雇用をしていたスタッフは、離職から1年以内は派遣社員として迎えることができません。ただし、60歳以上の定年退職者は禁止対象から除外されます。

労働契約申込みみなし制度

「労働契約申込みみなし制度」とは、派遣先企業が違法派遣と知りながら派遣労働者を受け入れている場合に、派遣先が派遣社員に対して直接雇用を申し込んだものとみなす制度です。

申込みの実体がなくても、自動的に派遣先が派遣社員に対して労働契約の申し込みを行ったことになり、派遣会社と派遣社員が契約している雇用条件と同一条件で雇用する義務が生じます。
「労働契約申込みみなし制度」に該当する派遣は以下のとおりです。

派遣先などが違法派遣に該当することを知らず、かつ知らなかったことに過失がない場合、この制度は適用されませんが、トラブルに巻き込まれないためにも、実績と社会的な信頼のある派遣会社と契約することが重要です。

派遣社員に活躍してもらうために考慮したいこと

派遣社員は、自社と雇用関係がないとはいえ、同じ目標に向かって仕事をする立場です。期待したパフォーマンスを発揮してもらう、安定的に稼働してもらうためには、配慮しておきたい点があります。

人間関係構築のサポート

職場でのコミュニケーション構築が重要です。一緒に働く部門や関連部門、同じ派遣社員と円滑なコミュニケーションを構築できるようにサポートします。

人事担当者は、指揮命令者と連携し「派遣社員が安心して働ける環境」について常に配慮しておきましょう。業務習得や社内への適応状況などを適宜確認し、必要なサポートを提供できるようにします。

また、派遣社員本人に対しても、戸惑うことなく指示を受けられているか、業務内容と相違はないかなど、相談しやすい機会を設けるのもよいでしょう。契約書からの逸脱がないか、定期的に派遣社員から聞き取りを実施するのも大切です。問題があれば、派遣会社の担当者にも相談し早期解決を心がけます。

教育機会の提供

派遣先企業には、業務遂行に必要となるスキル習得・向上について、派遣先企業の社員と同等の教育訓練を受けさせる義務があります。また、派遣社員が自主的に行うスキルアップについても、派遣先企業として可能な限り協力することも求められています。

自社の求める業務を正しく遂行してもらうためにも、スキル向上や知識獲得のサポートの実施は有効な施策です。

福利厚生への配慮

派遣社員にも自社社員と同様の福利厚生の提供が求められます。社員食堂や更衣室、休憩室など、自社社員と同等の福利厚生を提供しましょう。

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まとめ：十分な理解と準備で最大の効果を引き出す

人材派遣サービスを活用することで、人材不足などの課題の解決やコスト適正化といったベネフィットが得られます。期待した効果を得て、適正に利用するためにも派遣社員の受け入れ体制の準備や派遣法などのルールを理解することが大切です。期待通りに自社の即戦力となってもらうためにも、企業側には派遣社員の受け入れについての知識を、事前に十分深めておくことが求められます。

参考：派遣社員を受け入れるときの主なポイント｜厚生労働省