売り手市場の続く採用現場では、必要な人材を獲得に対応するために、さまざまな策が講じられています。採用担当者は、「日々の業務」と「採用活動の精度向上」の板挟みになり、業務負荷が増加、疲弊することで採用活動の品質が保てないという問題が起きています。

そこで注目されているのが、採用業務の一部をアウトソーシングする採用代行（RPO）です。

ここでは、採用代行（RPO）の果たす役割を紹介し、メリットや注意点など、導入に向けて押さえておきたい知識を解説します。

採用代行（RPO）とは？

最初に、採用代行（RPO）の基本知識と、利用が広がっている背景について解説します。

採用代行（RPO）とはなにか

RPOはRecruitment Process Outsourcingの略語で、日本語では「採用アウトソーシング」や「採用代行サービス」と呼ばれる、採用業務の一部（または多くの工程）を代行してくれるサービスです。

委託された採用代行（RPO）事業者は、依頼側の企業と「どの部分をどこまで代行するか」といった契約事項を決定し、合意を得た採用プロセスを実行していきます。また、採用の対象は正社員に限るものではなく、パート・アルバイトなどの採用にも広く波及しています。

採用代行（RPO）は、大きく2種類に分けられます。

採用プロセス代行は委託先（社外）で運用されることが多く、リクルーター配置型は基本的にはクライアント社内での運用が中心です。体制によっては、リクルーター配置と業務の一部を委託先で対応するケースもあります。

日本の採用代行（RPO）では採用プロセス代行が主流ではありますが、外資系企業を中心にリクルーター派遣型の利用も増えつつあります。

本記事では、主に1．の採用プロセスにおける事務代行を行う採用代行（RPO）について詳しく解説します。

採用代行（RPO）を導入する背景

採用代行（RPO）を利用する企業の主な導入理由は、採用担当者の業務増大と採用ノウハウを補うためです。採用担当者の業務負荷の軽減と機会損失を防ぎたいというニーズから、採用代行（RPO）は拡大していると考えられます。その背景は主に以下の5つに分類できます。

1.採用が難航し、母集団形成にかける時間が増える傾向に

日本では、少子高齢化による人材不足が続いています。採用現場では売り手市場が続いており、人材獲得競争はここ数年、激化の一途をたどってきました。

求人広告を出しても募集がなく、人材紹介会社からの紹介も少ないからと、媒体やエージェントを増やすと、事務的作業やコミュニケーションに費やす時間がどんどん増えていきます。

また、求職者の趣向に合わせた採用手法も多様化しており、ダイレクトリクルーティングをはじめとしたプッシュ型の採用なども取り入れていく必要があるなど、母集団形成に必要な施策にかかる時間が増える傾向にあります。

2.採用の長期化

人材獲得が難しい今の市場では、採用が長期化する傾向があります。

新卒採用においても採用辞退者が想定を上回り、採用活動を延長する、秋採用などシーズン外の採用を実施する企業もあります。ほかの人事業務を兼任している担当者も多いため、採用業務の長期化は業務負荷の増大にもつながります。

3.辞退回避策にも注力が必要

自社のニーズに合った優秀な人材を得ようとすると、それだけ質の高い採用活動が必要となります。面接合格や内定を出したとしても、優秀な人材は複数の企業から内定を得ていることも多く、面接辞退や内定辞退の回避策を講じなければいけません。

候補者と採用現場、エージェントなどに対するこまめなコミュニケーションといった丁寧かつ繊細な対応が採用担当者には求められます。

4.求職者の変化により企業ブランドの発信も重要に

今や、企業は求職者を選ぶ立場から、求職者に選ばれる立場にあります。

どのような企業理念をもっている企業なのか、どのような社風なのかといった基準に加えて、どういった社会貢献をしているのか、SDGsについてはどういう姿勢なのかなど、求職者が企業を選ぶ基準は多様化しています。

採用ブランディングとして企業は自社をどう認識してもらうかを考える必要がある時代です。採用担当者には、採用業務に加え、SNSや自社サイトでの情報発信など、幅広い戦略が求められています。

5.採用担当者を採用できない

人材不足は、人事担当者・採用担当者の採用においても例外ではありません。採用に必要なスキル・ノウハウをもつ即戦力人材は、転職市場でも人気があります。また、業種を問わないこともあり、ライバルが多いのも特徴です。

人材派遣、人材紹介との違い

採用代行は「業務委託」です。作業場所の設置や人材の管理、具体的な業務指示は、すべて委託先企業が行います。もちろん、プロジェクトマネージャーなどと委託の運用について話し合い、フローの見直しなどは可能ですが、メンバーへ業務を指示することはできません。

一方、人材派遣は派遣会社から派遣された人材が業務に従事しますが、派遣された人材に対して契約内容に即した業務指示を直接行うことができます。アウトソーシングとの大きな違いは、「業務指示を行えるかどうか」です。

人材紹介は、候補者となる人材そのものを紹介してもらうサービスです。人材紹介会社は自社が紹介した人材に関する面接調整や入社条件の交渉などは対応しますが、他社候補者の対応やナビ対応、求人媒体対応などの代行は行いません。

採用代行（RPO）の具体的な業務

採用代行(RPO)が可能な具体的な業務には、以下のようなものが挙げられます。プロセスの一部だけを依頼することも可能です。

採用計画の立案、アドバイス

採用プロセス代行以外にも採用計画の立案や、すでにある採用計画へのアドバイスなども依頼できます。

採用目標や予算、採用フローなどについてヒアリングを行い、採用計画を策定します。採用計画がすでにある場合、問題はないか追加施策が必要かなど専門的な知見から意見をもらうこともできます。

具体的な業務の一例

• 課題分析
• 採用管理システムの導入支援
• 採用スケジュールの策定
• 面接官トレーニング
• 採用チャネルの費用対効果分析

母集団形成に関わる業務

母集団形成は、多くの事務的工数が発生するため、採用代行(RPO)サービスの活用シーンが多いフェーズです。

具体的な業務の一例

• 母集団形成に関わる募集計画・募集要件の策定
• 求人票の管理
• DMの作成と発送
• 説明会の企画・運営
• 広告ツール管理
• 求人媒体の選定や管理、掲載記事の作成
• 人材紹介会社への案件依頼、質問対応
• 新しい人材紹介会社の開拓
• 説明会への参加確認連絡

選考に関する業務

採用代行(RPO)は、応募者の管理だけではなく、選考に関する業務を依頼することもできます。

具体的な業務の一例

• 書類審査などの候補者のスクリーニング
• 応募書類の管理
• 筆記試験や適性テストの実施、またその結果の管理、
• 面接スケジュール調整
• 面接代行
• 候補者への合否連絡
• 面接の前日参加確認
• 人材紹介会社への連絡とスケジュール調整

内定に関する業務

最終的な合否を請け負うことはできませんが、内定者のフォローアップに関する業務も委託可能です。

具体的な業務の一例

• 内定者への入社に関する連絡業務や書類の取得
• 個別のフォローアップ面談
• 内定者研修の企画と実施
• 内定者用のサイト運営、管理

定着支援

採用は内定を出して終了ではありません。入社した人材が期待したパフォーマンスを発揮し、会社になじむことをサポートすることも重要です。

具体的な業務の一例

• 定期的なアンケート実施と現場担当者へのフィードバック
• 電話や対面でのフォローアップ
• 早期離職を防ぐための施策提案

採用代行(RPO)のメリット・デメリット

採用代行(RPO)のメリット

採用活動の質が向上

採用業務に特化して対応するため、スピーディーかつきめ細かな対応、正確なデータ管理、採用活動の可視化など専門事業者だからこそ実現できるサービスを活用できます。品質の高さに着目し、採用フローの見直しや属人的業務の脱却などを目的とした採用代行(RPO)を利用する企業もあります。

コア業務に集中、残業抑制にも

採用業務はナビ対応や合否連絡、応募書類の管理など細かい業務が多く発生します。個人情報などの取り扱いも多いため慎重な対応も求められつつ、限られた期限内での早急な対応が必要とされるといった状況が起きやすいのも特徴です。

採用担当者の業務が増えすぎてしまうと、採用戦略の立案や面接、内定者フォロー、現状分析など採用の成功に大きく関係する業務に時間を使うことができません。周辺業務（ノンコア業務）をアウトソースすることで社内担当者がコア業務に専念できるようになり、結果として採用活動のパフォーマンス向上が期待できます。

専門性の高いスキル・ノウハウ

採用代行(RPO)サービスを提供する事業者は採用に関する経験が豊富です。蓄積されたスキルやノウハウを活かし、効果的・効率的なフローを自社の状況に合わせた提案をしてくれます。また、過去の経験からのトラブル防止策の策定や母集団形成のための媒体選定、人材エージェントの開拓なども依頼することが可能です。

採用担当者がいなくても採用活動をスタートできる

新しく立ち上げたばかりで採用担当者がまだいない企業などにおいても、一連の採用業務をまるごと依頼することもできるため、早期に採用活動をスタートさせることができます。

全国一括型の採用代行(RPO)で採用活動を把握できる

全国に支社があり、支社ごとに採用を実施している場合、採用フローや活動方法のばらつきや独自ルールが存在し、採用活動の全体の把握が難しくなりがちです。また、支社の人員が通常業務と兼任で採用活動を行うと、現場の負担増にも繋がります。

全国一括型の採用代行(RPO)を導入することで、全社・グループ内で同質の採用活動を行うことができます。現場の負担軽減・効率化が促進され、人手の足りないエリアでも円滑に採用を進められます。

コストの適正化

採用チャネルや人材紹介会社へ支払う手数料など、採用コストの適正化も期待できます。

採用代行(RPO)がチャネルごとに応募数や内定率などを分析し、費用対効果の高いチャネルを選択することができます。各ベンダーとの調整も対応してもらえるため、作業工数もかかりません。

採用代行のデメリット

社内にノウハウが蓄積されにくい

業務委託の場合、採用活動やそれに関わる業務についてのノウハウが蓄積されにくくなります。採用担当者のスキルアップする機会が減るとも考えられ、育成が進まないというデメリットがあります。

外部委託から自社対応に切り替える場合は、品質が維持できるよう計画性を持つ必要があります。任せきりではなく、定期的な情報連携が必要です。

ミスマッチの可能性も

求める人物像やスキル・要件などを十分に共有していないと、ミスマッチが起きる可能性があります。また、カルチャーマッチしないなど、入社後のギャップが生まれることも。

関係者間で人材要件の認識が異なると、ミスマッチが起きてしまいます。ミスマッチ防止のためにExcelのチェックシートをご用意しました。

⇒「人材要件チェックシート」を無料でダウンロードする

情報連携のタイムラグ・認識のズレ

外部の人材が対応するため、情報の連携にタイムラグが生じたり、情報共有の漏れなどが原因による認識のズレが起きることもあります。

情報連携のフローを確立すること、業務範囲やスクリーニングの基準など採用活動のポイントとなる部分の認識合わせは十分に行っておく必要があります。

応募者・内定者とのコミュニケーションが不足する

業務範囲によっては、応募者や内定者とのやり取りを採用代行(RPO)事業者が行うことになります。関係性の構築だけではなく、応募者の生の声を聞く機会が減るため、求職市況の状況に気づきにくくなる可能性もでてきます。

業務範囲の選定を吟味すること、採用代行(RPO)事業者との定期的な連携において応募者の動向を確認しておくことなどの対策が求められます。

採用代行(RPO)を依頼する際の注意点

採用代行(RPO)を導入する際には、以下の点に注意しておく必要があります。

費用の試算をしっかりと行う

採用代行(RPO)は、一連の採用活動の代行を依頼することもできれば、プロセスの一部だけを依頼するなど、個社の状況に応じたカスタマイズが可能です。

そのため、費用は業務内容によって変動します。業務範囲以外にも採用ボリュームや期間などによっても変わるため、「どの程度の費用が必要となるか」は一概にはいえません。同じ業界であっても、他社の事例は参考程度にとどめておくのが無難です。

重要なポイントは以下の３つです。

業務範囲と責任の明確化

業務範囲をカスタマイズできることは、アウトソーシングのメリットではありますが、依頼する範囲と責任は明確にしておく必要があります。あいまいな部分を残してしまうと、思わぬトラブルが起きてしまうこともあります。

採用業務は個人情報を取り扱う場面が多くあります。情報や書類の取り扱いや情報連携などについてもフローをきっちりと決めておきましょう。

また、書類のスクリーニングや面接代行など選考を行う場合、選考基準や募集要項の認識が合っていることが重要です。スクリーニングの精度が低いと感じたら、適宜話し合いすり合わせを行います。任せきりにしたせいで期待した成果がでない、といった事態が起きないように注意しましょう。

社内状況との親和性を見極める

企業には社内ルールが存在します。企業文化的なルールもあれば、セキュリティポリシーなどの規則もあるため、それに従ってもらえるかは大切なポイントです。

また社内の体制や各種書類の管理方法、業務のフローがうまくマッチするかを採用代行(RPO)事業者と確認します。業務開始後にトラブルとならないよう契約前に認識を合わせておきましょう。

アウトソーシングを機に採用フローを見直すケースもあるので、自社にあった採用フローを事業者と共に作ることも検討してみてもよいでしょう。

進捗の定期的な確認とアウトプットの確認

委託といえども、採用状況の進捗は関係者が知っておくべき情報です。定期レポートのチェックやミーティングなどにより、活動内容を確認していくことが望ましいです。

また、アプトプットが期待したものかどうかも特に初期段階ではチェックが必要です。業務を手放し、工数削減などを実現しつつも、要所を抑えて、状況によっては軌道修正をかけることで、理想的な採用活動体系を築くことができます。

採用代行導入に向いている企業

採用活動の効率化・品質向上に有効な採用代行(RPO)ですが、導入により効果が一層期待できる企業の特徴があります。

多くの人材紹介会社に依頼している

多くの人材紹介会社に依頼をかける場合、人材要件や面接の設定など細かな連携を各ベンダーと行う必要があり、その分コミュニケーション工数が増大します。

採用担当者が忙しかったり、人員が十分でないなどの理由で、人材紹介会社とのコミュニケーションが乏しくなると、

「人材紹介会社の担当者と求める人物像にズレが生じ、マッチング精度が低下する」
「採用意欲が担当者に伝わらず、紹介量が減る」
「担当者との情報共有不足により、応募者に対しても不透明な部分が残り辞退につながりやすい」

といったことが起きやすくなります。

人材紹介会社との窓口を採用代行(RPO)事業者に担ってもらうことで、人材紹介サービスを最大限活用することが可能です。また、事業者によっては、人材紹介会社のパフォーマンス評価や新しい会社の開拓などのサービスも提供しています。

関連記事
なぜ人材紹介会社は良い人材を紹介してくれないのか？

意外と負担になる人材紹介会社とのコミュニケーションコスト

人材紹介会社を多数利用している場合、求人案件の説明や似たような質問への回答をそれぞれの会社に都度行わなければなりません。

また、同じことを別の会社に何度も伝える、場合によっては 同じ会社の別の担当者に同じことを伝えなければならないなど、ストレスになりやすいのも特徴です。

このようなコミュニケーションに関する時間や労力、精神的な疲れなどのコストはばかにできません。そのような対応業務を切り出して、採用代行(RPO)を依頼するケースもあります。

募集ポジションが幅広い・採用ボリュームが大きい

募集ポジションの幅が広い場合は、母集団形成や選考方法もポジションごとに効果的な方法を選ぶ必要があります。採用プロセスが多様化すると業務が増え、管理方法も煩雑になりやすい傾向があります。

採用における事務業務などは委託し、職種毎の媒体選定や求人要件の分析などコア業務へ集中することで採用が成功に近づきます。

また、採用人数が多い場合も採用代行(RPO)の活用が効果的です。採用人数が多いほど応募者も比例して増加するため、事務工数は膨大になります。

特に一時的に大人数を採用する場合、採用担当者を急に増やせないこともあるでしょう。外部のサービスを利用し、自社対応する業務を絞ることで期日内での採用を目指すこともできます。

人手・ノウハウ不足

「採用枠を拡大したいが人事が人手不足」、または「採用ノウハウがあまりないため、どのような採用手法が適切かわからない」など、採用担当者の不足やノウハウがないといった課題には、採用代行(RPO)は最適なソリューションのひとつです。

専門家であるからこそ早期に採用活動を実施し、機会損失を防ぐことができます。

立ち上げたばかりの企業で採用業務の経験者がいない、という理由で採用代行サービスを利用する企業も多くあります。将来的に自社対応を検討している場合も、採用代行(RPO)事業者に相談し、ゴールまでのフローを最初に描いておくと認識を合わせることができ、良い形でのアウトソースができます。

採用を急いでいる

社内的な理由で採用を急ぐ場合にも採用代行(RPO)は利用されています。よく利用されるのは、採用担当者として外部のリクルーターを社内に配置するタイプのアウトソーシングです。

主にダイレクトリクルーティングなどを活用して母集団形成を対応してもらいます。それ以外にも人材紹介会社の窓口や候補者との面接調整なども依頼可能であるため、即戦力としてすぐに業務に取り掛かることができます。

自社内に席を置いて対応するため、コミュニケーションも取りやすく、情報共有も容易であることも特徴のひとつです。

採用代行(RPO)事業者を選ぶときのポイント

実績をみる

採用代行(RPO)企業の実績を確認します。どのような規模感、ボリューム、顧客にどのようなベネフィットを与えることができたか、など実績を確認しましょう。

新卒採用のように一般的な採用とはフローが若干異なり、特定の期間に業務工数が増大するような採用の対応経験があるかも重要です。ベンダーによっては、新卒採用を対応していない場合もあります。

業務遂行の体制と品質

採用プロセス型の採用代行(RPO)は、社外、つまりベンダーの管理する施設で遂行されるケースがほとんどです。また、業務委託であるため、運用に携わる人員の確保やメンバーの採用に対するスキル・経験、研修なども採用代行(RPO)事業者が行います。

また、リクルーター配置型の採用代行(RPO)の場合、リクルーターの経験やスキルがダイレクトに結果に繋がります。どのようなリクルーターが在籍しているのか、またどのようにリクルーターを採用しているのかを知っておくとよいでしょう。

セキュリティの管理

採用は多くの個人情報を取り扱う業務です。社外に個人情報を託すわけですから、情報セキュリティの管理体制や方針等はチェックします。併せて、業務を遂行するオフィスのセキュリティ対策も大切です。プライバシーマークを取得しているか、情報保護に関するメンバー研修などを実施しているかなどを確認するとよいでしょう。

採用代行の事例

マンパワーグループでは企業の課題に合わせた採用代行サービスを提供しています。採用担当者の負荷軽減、採用の質を高めたい、採用担当者がいないなど、そのニーズもさまざまです。下記の資料では、5つの事例をご紹介しています。

マンパワーグループの採用代行サービスはこちら ＞＞

まとめ：採用活動の成果向上を

採用代行(RPO)は、時間の足りない採用担当者をサポートしながら、自社のニーズに即した人材の獲得に向けた、細部にわたる活動が可能になり、採用現場の負担軽減、採用活動の精度向上に役立ちます。一方で、活用の方向性を誤ると、自社のみで行う採用活動に比べて大きなコスト負担が発生します。確実な成果を得るためには、自社に適した採用代行(RPO)事業者の選定と、依頼内容の十分な検討が重要です。

採用活動がうまくいっていない、担当者の業務が増えすぎて残業が増えているなどの課題がある場合、まずは自社の状況にマッチするかどうか採用代行（RPO）事業者と情報交換をしてみてはいかがでしょうか。

　

RPO（採用代行）サービスのご案内をダウンロード

　

本コラムで取り上げている企業課題に関するご相談や、弊社サービスに関するご質問などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。
▶　WEBフォームでお問い合わせ

■マンパワーグループの採用代行・RPO
https://www.manpowergroup.jp/client/serve/employ/

■マンパワーグループの開催セミナー 一覧
https://www.manpowergroup.jp/client/seminar/